Rechtmatigheidsverantwoording vraagt om verbetering interne beheersing

Tot op heden was het altijd de accountant die verslag uitbracht over de rechtmatigheid, maar vanaf 2021 moet het College van B&W zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen die opgenomen wordt in de jaarrekening. De wetswijziging benadrukt de politieke aanspreekbaarheid voor de rechtmatigheid.

Het borgen van de rechtmatigheid is al jaren een onderwerp van gesprek. Uit verschillende kamerbrieven kwam al naar voren dat gemeenten te vaak een controleverklaring met een beperking of zelfs een afkeuring kregen op het onderwerp rechtmatigheid.

Rechtmatigheid en dus Inkoop op politieke agenda

De belangrijkste oorzaak is het niet correct volgen van de regels voor (Europese) aanbestedingen. Uit een analyse van Kenniscentrum Europa Decentraal kwamen de volgende 5 fouten het vaakst naar voren:

1. Het niet volgen van een Europese aanbestedingsprocedure, wanneer dit wel moest;
2. Onrechtmatige verlenging van bestaande contracten;
3. Het niet volgens de juiste procedure inkopen van de inhuur van personeel of derden;
4. Een gebrekkige interne beheersing en contractmanagement;
5. Onrechtmatige inkoop van ICT.

Door het College van B&W de rechtmatigheidsverantwoording te laten aanleveren en deze te bespreken met de gemeenteraad, wordt de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid nog nadrukkelijker belegd. Het College van B&W moet niet alleen laten zien dat alles rechtmatig wordt ingekocht, maar ook dat Inkoop goed georganiseerd is en dat men ‘in-control’ is. Hierdoor komt Inkoop nadrukkelijker op de politieke agenda.

Met de juiste tools neem je het heft in eigen hand

Om de kans op een onrechtmatige inkoop te verkleinen is het van belang om grip op de interne processen te hebben. Naast heldere processen en verantwoordelijkheden, betekent dit ook gebruik maken van tools die de inkoopprocessen ondersteunen, iedereen eenvoudig voorzien van de juiste informatie en rechtmatigheid borgen. In plaats van veel tijd en energie steken in het ondersteunen van externe accountants en het verzamelen van alle data, kan de gemeente zich focussen op op daar waar het echt om gaat: publiek geld op een doel- en rechtmatige manier uitgeven in het belang van de inwoners.

Negometrix biedt hiervoor verschillende oplossingen. Zo kan met behulp van onze Spend management module eenvoudig inzicht worden gecreëerd in alle uitgaven en tijdig worden gesignaleerd als drempelwaardes dreigen overschreden te worden. Onze modules voor Aanbesteden en Contractmanagement helpen bij het volgen van de juiste procedures en grip op alle lopende overeenkomsten. Ze kunnen ervoor zorgen dat de hierboven genoemde fouten eenvoudig kunnen worden voorkomen.

Meer weten?

Is jouw gemeente al bezig met de wetswijziging en is Inkoop instaat om alle informatie over rechtmatigheid bij het College van B&W aan te leveren? Mocht je vragen hebben, vraag dan onze brochure aan of neem vrijblijvend contact met ons op.