Hoe een woningcorporatie het volledige proces van planmatig onderhoud digitaliseerde

Woonbron heeft als een van de eerste woningcorporaties het volledige proces van het inkopen en aanbesteden van planmatig onderhoud gedigitaliseerd. Ruim 500 werken, variërend van 3.000 euro tot 2 miljoen euro, worden jaarlijks digitaal aangeboden aan vooraf gekwalificeerde leveranciers.  

Dit levert Woonbron, afdeling Werkvoorbereiding en Advies, veel tijdswinst op en zorgt voor eenduidige en transparante aanvragen. Het proces wordt daarnaast ondersteund met een digitale app die alle stappen in het onderhoudsproces, van inkoopvoorstel tot en met het vastleggen van toezicht en opleveren van werkzaamheden, digitaal vastlegt. Medewerkers werkvoorbereiding en opzichters kunnen met hun iPad papierloos op pad.

Michel Langen, teamleider onderhoud bij Woonbron, licht met veel passie toe hoe dit proces zich heeft voltrokken. Hij is een van de drie teamleiders binnen de afdeling Onderhoud bij Woonbron, met een team van opzichters en een team werkvoorbereiders onder zich. Binnen dat laatste team is enkele jaren terug de behoefte aan volledig digitaal werken ontstaan. De weg hiernaartoe is geleidelijk ingezet en verspreid zich nu als een olievlek door de organisatie.

Digitalisering van het onderhoudsdomein

“Sinds de centralisatie van het onderhoudsdomein werken we met een centrale werkvoorbereiding die alle offerteaanvragen voorbereid. Aanvankelijk ging alles met de post: Werkvoorbereiders stuurden de offerteaanvragen de deur uit, aannemers mochten hun offerte weer per post terugsturen. Later kwam er een centrale brievenbus waarin offertes werden ingeleverd. Het bevorderde de uniformiteit, maar aannemers moesten vaak voor een klus van een paar duizend euro speciaal naar Dordrecht reizen. Dat was eigenlijk waanzin.”

“Na een korte periode van enkele digitale aanbestedingstrajecten, zijn we al snel overgestapt op volledige digitalisering. Digitaal indienen was verplicht voor onze leveranciers, maar bij de opening van de (digitale) kluis mochten aanbieders nog aanwezig zijn. Dat wekte vertrouwen, en hebben twee maanden als overbrugging gedaan. Sindsdien werkt het eigenlijk voor beide kanten naar volle tevredenheid. Transparant en duidelijk.”

“Dankzij het digitaliseren van offerteaanvragen boekten we direct tijdwinst. De doorlooptijd hebben we nu verkort van gemiddeld 5 weken, naar ongeveer 3 weken. Door het gebruik van sjablonen hoeven werkvoorbereiders alleen nog afwijkende zaken die we willen uitvragen, zoals bijvoorbeeld een plan van aanpak, toe te voegen om vervolgens de digitale aanvraag eenvoudig te versturen.”

De voordelen smaakten al snel naar meer.

Lees hier de volledige klantcase.

Meer weten?

Lees hier alles over de voordelen en modules voor Woningcorporaties.