Inkoopbeleid bedrijven strikter dan aanbestedingswet

Met de Aanbestedingswet wordt binnen de publieke sector gegarandeerd dat een opdracht op een eerlijke en transparante manier doorlopen en gegund wordt. Belangrijke onderdelen van deze wet zijn procedures die het gebruik van een digitale kluis en wettelijk gestelde termijnen in de planning verplichten.

Heel wat private inkopers hekelen deze werkwijze en zijn blij dat ze de vrijheid hebben om de voor hun gevoel beste keuze te maken. Toch zien wij steeds vaker dat het inkoopbeleid van private ondernemingen op bepaalde punten niet veel afwijkt van de aanbestedingswet.

Men schermt offerteprijzen af voor het beoordelingsteam, er zijn vaste indientermijnen en het contact tussen de inkoper en deelnemende leveranciers wordt gereguleerd. In sommige gevallen gaan private ondernemingen zelfs nog een stuk verder.

Streng inkoopregime ook binnen de private sector

Recent waren wij op bezoek bij een groot Nederlands bedrijf dat wereldwijd actief is en valt onder een buitenlandse moederorganisatie. Omdat deze moederorganisatie ook ondernemingen heeft in landen waar corruptie gemeengoed lijkt te zijn, legt zij al haar dochters hetzelfde strenge inkoopregime op:

• De requirements van elke tender moeten door minimaal twee personen formeel goedgekeurd worden voordat de tender de markt opgaat;
• Offertes worden hard copy ingediend in een fysieke kluis;
• De kluis wordt altijd door twee personen opengemaakt op het moment dat de inschrijftermijn is gesloten. Dit wordt gelogd;
• Voor elke gunning moet een tenderboard van zes personen formeel via de mail goedkeuring geven;
• Inkopers mogen niet alleen maar kijken naar de laagste prijs. Ze moeten ook sturen op ‘waardecreatie’ en kwaliteit. Kwaliteit moet meetbaar in de tender uitgevraagd en beoordeeld worden.
• Inkopers moeten intern hun gunningsbeslissing kunnen verantwoorden en moeten aan de deelnemende leveranciers beargumenteren waarom zij het niet geworden zijn.
• Alle aan de tender gerelateerde communicatie en acties moeten gedocumenteerd en gelogd worden.

Enkel frustraties of ook positieve punten? 

Bovenstaande werkwijze zorgt voor best wat frustraties bij zowel inkopers als leveranciers. Leveranciers moeten vaak honderden kilometers rijden om een offerte hard copy in te dienen. Het duurt vervolgens lang voordat zij iets horen over het al dan niet verkrijgen van het contract.

Inkopers zijn in de verschillende fasen van de tender sterk afhankelijk van verschillende stakeholders en kunnen pas verder als alle goedkeuringen en procedures doorlopen zijn. Dat laatste mag in het geval van het ophalen van de offertes ook nog eens letterlijk genomen worden.

De manier van werken is bepalend

Toch ontstaan deze frustraties voornamelijk door de manier van werken, niet door de principes die daaraan ten grondslag liggen.  De inkopers snappen dat dit beleid er is omdat inkoop een belangrijke taak heeft binnen de organisatie. Er wordt van hen verwacht dat ze waarde toevoegen en niet zomaar opdrachten uitdelen en prijsknallen. 

Positieve geluiden vanuit leveranciers

Leveranciers geven aan dat zij het gevoel hebben dat de inkoper zorgvuldig met hun offerte omgaat. Ze krijgen een eerlijke kans en willen daar dan best extra tijd in steken. Het feit dat de inkoper de moeite neemt om hen toe te lichten waarom ze het niet geworden zijn, wordt ook gewaardeerd. Voor de private sector een uitzondering op de regel, terwijl dit in de publieke sector verplicht is.

Zorgvuldig én efficiënt inkopen met de juiste tools

Kijkend naar de positieve punten is het zonde dat de integriteit van de tender op deze omslachtige manier geborgd wordt. Zeker als je weet dat het tegenwoordig met de juiste tools geen probleem is om het inkoopbeleid digitaal af te dwingen en tegelijkertijd efficiënter te werken.

We weten allemaal dat het werken met een fysieke kluis niet meer van deze tijd is. Maar inkopers die nog steeds enkel met mail en Excel werken, lopen ook niet bepaald op de troepen vooruit. Met een SaaS-oplossing is het mogelijk om efficiënter én conform het inkoopbeleid in te kopen. Of het jaarlijks gaat om een aantal grote tenders of om offerteaanvragen vanuit de business. Hoe streng het inkoopbeleid dan ook mag zijn: een goede tool biedt voordelen voor inkopers én leveranciers.

Lees hier meer over op onze website, of bezoek onze LinkedIn-pagina waar wekelijks belangrijke functionaliteiten van het Negometrix platform uitgelegd worden.