“De negativiteit rondom Europees Aanbesteden bij woningcorporaties is volledig onterecht: er zijn eigenlijk alleen maar voordelen”.

Zijn woningcorporaties een aanbestedende dienst? Op 9 juni 2021 publiceerde de Europese Commissie een persbericht met daarin een met redenen omkleed advies over woningcorporaties. De Commissie stelt dat woningcorporaties een aanbestedingsplicht hebben. In december 2017 heeft de Commissie zelfs een aanmaningsbrief gestuurd. De Nederlandse Staat staat hier lijnrecht tegenover en is van mening dat woningcorporaties niet onder de overheid vallen. 

Het is nu wachten op een definitief oordeel. Als woningcorporaties inderdaad een aanbestedingsplicht hebben, dan heeft dat impact op o.a. inkoopprocessen. Hoe ingrijpend zijn die veranderingen precies? Wat is het effect op leveranciers,  groot en klein? En worden woningcorporaties straks overspoeld met buitenlandse leveranciers? 

Woningcorporaties staan voor een zelfde transitie als de huidige aanbestedende diensten zo’n 15 jaar geleden hebben doorgemaakt. Iemand die deze transitie van dichtbij heeft meegemaakt, is aanbestedingsexpert Theo van der Linden. Theo vertelt in deze blog precies wat er kan gaan veranderen. Hij verzorgt al ruim 20 jaar cursussen en trainingen over aanbestedingen en jurisprudentie, voor zowel de overheid als het bedrijfsleven. Deze ontwikkeling zou juist omarmd moeten worden. Het gaat voor iedereen voordelen opleveren, concludeert Theo.

In onderstaand interview met Theo bespreken we een aantal thema’s van de aanbestedingswet voor woningcorporaties.

Ons gesprek start met regelgeving.

Aanbestedingsregels hoeven niet veel te veranderen aan je inkoopproces: deze zijn juist van toegevoegde waarde

“Met de nieuwe regels verandert er niet zo veel. Je moet tegen de markt zeggen: de opdracht is er. Oftewel; je dient een aankondiging te doen. Daarnaast moet je achteraf je keuzes kunnen verantwoorden en kunnen aantonen dat het aanbestedingsproces transparant is verlopen.  

Ook dien je rekening te houden met de aanbestedingsbeginselen proportionaliteit, objectiviteit, non-discriminatie en transparantie. In het bedrijfsleven gebeurt dat over het algemeen ook al. Als je bijvoorbeeld gaat discrimineren, dan leidt dat niet tot de beste inschrijving. 

Ik merk dat sommige organisaties vooral bang zijn voor de transparantie. Als je als woningcorporatie niet transparant handelt, dan is verantwoording afleggen best lastig. Maar doe je het nu al goed, dan is de transparantieregel geen enkel probleem.”

Kort gezegd: waarschijnlijk voldoen de meeste woningcorporaties al aan de verschillende uitgangspunten. Zo niet, dan is het sowieso een goed plan die aan te houden, los van wetgeving. Het levert gewoonweg een professioneler proces op: beter voor het resultaat, de leverancier en de interne klant.

“Iets wat ik veel terug krijgt uit gesprekken met woningcorporaties is de zorg om, na een aanbestedingswet, vaste leveranciers kwijt te raken. Hoe zie jij dit Theo?”

Vaste leveranciers behoren nog steeds tot de mogelijkheden 

“Daar zijn verschillende mogelijkheden voor. De aanbestedingswet biedt mogelijkheden om leveranciers langer vast te houden met bijvoorbeeld raamovereenkomsten,” zegt Theo. “Ik raad zelf overigens niet aan om heel lang bij dezelfde leverancier te blijven. Het is heel gezond om als bedrijf en als instelling om je heen te kijken en rond te shoppen. Betaal je niet te veel? Hoe gaat de leverancier met duurzaamheid om? Als woningcorporatie geef je heel veel geld uit. Dan is het goed om af en toe van leverancier te veranderen.” 

Een aanbesteding duurt even lang als een normaal inkoopproces

“Hoe ingewikkelder je een aanbesteding maakt, des te meer tijd het kost. Als je je aanbesteding simpel houdt, dan kost het evenveel tijd als een ‘normaal’ inkoopproces. De meeste woningcorporaties kopen al heel lang professioneel in. Er verandert dus eigenlijk niks, behalve dat het proces transparanter wordt. 

Een tip geef ik wel graag mee: doe van tevoren marktverkenning. Wat zijn reële vragen en eisen om te stellen? Het kan bijvoorbeeld zijn dat je in het kader van duurzaamheid van je loodgieters verlangt dat ze elektrisch rijden. Maar wat nou als de vier beste partijen daarop afvallen? Met onderzoek vooraf kan je je verwachtingen bijstellen.”

Wederom zijn dit uitgangspunten die je nu ook al in acht kunt nemen, of misschien al neemt. Niemand houdt van complexe inkoopprocessen en met aanbesteden is dat niet perse een gegeven. 

Je kunt nog steeds door met kleine leveranciers

“Het merendeel van de aanbestedingen van woningcorporaties is meervoudig onderhands. Die hoef je niet te publiceren. Je nodigt dan een aantal partijen uit om een offerte te maken. 
Europese aanbestedingen gaan over bedragen vanaf 5 miljoen euro bij werken en 215 duizend euro bij leveringen. Voor de loodgieter om de hoek gaat het om veel kleinere bedragen en die kan dus gewoon nog meervoudig onderhands meedoen.” 

Concurrentie uit het verre buitenland is een mythe die eens doorbroken moet worden

“Hier bestaat veel verwarring over. Zelfs minister Hugo de Jonge was bang dat er zorgverleners uit Portugal zouden komen die het werk van onze bedrijven zouden gaan doen,” zegt Theo“Ik kan je vertellen: in de afgelopen 30 jaar zijn er geen zorgbedrijven uit Portugal ingevlogen en dat gaat met deze wet ook niet gebeuren. Ondernemers uit andere landen moeten ver reizen, kennen de wet niet en spreken de  taal niet. Een aannemer uit Portugal heeft helemaal geen zin om klusjes voor een Nederlandse woningcorporatie te doen.”  

Aanbestedende diensten profiteren al jaren van innovatie

“De aanbestedingsprocessen zijn nu veel beter dan 20 jaar geleden! Ze zijn doordacht, eerlijker en transparanter. Vriendjespolitiek was vroeger heel normaal,” grapt Theo. “Je gaf iemand een fles wijn en je kreeg de opdracht. Ik vind het heel gezond dat we dat nu niet meer doen. Er is een grote aanbestedingscommunity waarin iedereen leergierig is. Aanbestedende diensten blijven leren en dit is een doorlopend proces. Hierdoor wordt nu veel beter ingekocht dan 20 jaar geleden. Het heeft echt wat opgeleverd voor aanbestedende diensten. Woningcorporaties kunnen hier direct van profiteren en de angst voor Europees aanbesteden is volledig onterecht!”

Hoe zien wij als Mercell deze ontwikkeling?

“Sinds 2005 zien we een gestage groei in de omarming van digitaal aanbesteden. Ruim 500 organisaties organisaties hebben inkoop- en contractmanagement processen efficiënter en doelmatiger weten te maken middels de inzet van onze technologie. Dit betreffen zowel aanbestedende diensten als zorginstellingen en woningcorporaties.

Echte stevige groei zagen we in de publieke sector met de invoering van het verplicht digitaal aanbesteden als onderdeel van de aanbestedingswet. Dit met het gevolg dat digitaal aanbesteden vaak geassocieerd wordt met Europees aanbesteden. Een onterechte conclusie, de voordelen van digitaal inkopen en contractmanagement zijn altijd van toepassing, ook zonder de aanbestedingswet toe te passen.

Als een aanbestedingswet de toepassing van digitaal inkopen in de corporatiesector kan versnellen is dat alleen maar toe te juichen. Echter zou een toekomstgerichte inkoper ook voldoende andere argumenten kunnen vinden om er morgen mee te starten.“

Sander de Vocht – Country Manager, Mercell Nederland

Meer weten?

Lees hier meer over Digitaal Aanbesteden, of download de brochure. Benieuwd naar de ervaringen van andere woningcorporaties? Lees hier enkele klantverhalen.