Consensus oordeel in tijden van digitaal aanbesteden

Lees je de actuele uitspraken in de PIANOo-nieuwsbrief wel eens? Veel van de daarin gedeelde aanbestedingsgeschillen gaan over de vraag of de aanbestedende dienst een inschrijving juist heeft beoordeeld. Hieruit blijkt wel hoe belangrijk het correct beoordelen van inschrijvingen is daarmee dus een essentieel onderdeel van het aanbestedingsproces.  

De beoordelaars die de beoordelingscommissie vormen, volgen daarbij de regels die zijn opgesteld in de aanbestedingsdocumenten. Een veelgebruikte methode om tot een eindbeoordeling te komen is aan de hand van consensus. De beoordelingscommissie bepaalt daarbij gezamenlijk de scores per criterium of per offerte. Maar hoe zet je die consensus beoordeling op?  

Consensus toepassen 

Consensus betekent letterlijk ‘overeenstemming’ en als uitvinders van het Poldermodel maken wij maar al te graag gebruik van deze methode. In een aanbesteding werkt het doorgaans als volgt.  

Bij het toewijzen van de beoordelaars laat de inkoper elke beoordelaar individueel zijn score invullen. Zij kunnen daarbij niet overleggen met andere beoordelaars en bepalen zelf hun eigen oordeel. Nadat de individuele beoordeling is uitgevoerd, vindt er een plenaire bespreking plaats met alle beoordelaars waarin de individuele scores en argumenten worden doorgenomen. Vervolgens bepaalt de commissie per onderdeel de uiteindelijke score, waarmee iedere beoordelaar het eens is: de consensus. 

Middelen of samen een deel- en totaalscore bepalen? 

Interessant wordt het om te bepalen hoe je als commissie tot een consensus gaat komen. 

Als inkoper maak je onder andere een keuze over welk onderdeel de commissie een consensus oordeel velt. Gaat het enkel over de deelscores, of ook de totaalscore van een inschrijving? En hoe kom je tot de consensus? Middel je alle individuele scores of stel je als commissie een nieuwe score vast? En hoe kom je tot de totaalscore van een offerte? Tel je alle deelscores bij elkaar op, bereken je het gemiddelde, of stel je als commissie daar wederom een consensus score voor vast? 

Het is belangrijk om dit goed vast in de documenten van de aanbesteding. Zo voorkom je verwarring tijdens de consensusbijeenkomst, maar ook richting de inschrijvers. Zie ook Rechtsregel 9 van PIANOo. 

Zo is er een casus bekend waarbij de aanbestedende dienst niet helder had vastgelegd hoe de commissie tot een consensus zou komen. Toen de commissie tijdens de beoordeling niet tot consensus kwam, koos men voor een gemiddeld cijfer van alle individuele scores. De verliezend inschrijver tekende daarop bezwaar aan. Doordat de manier van consensus bepaling niet expliciet in de aanbestedingsdocumenten stond, gaf de rechter de aanbestedende dienst echter gelijk. Uiteindelijk viel de vervelende situatie dus in het voordeel van de aanbestedende dienst, maar door dit beter in de documenten vast te leggen, voorkom je verwarring en dus een eventueel bezwaar.  

Consensus met digitaal aanbesteden 

In de software van Mercell is er uiteraard ook de mogelijkheid om tot een consensus oordeel te komen. Beoordelaars worden individueel uitgenodigd voor hun beoordeling en geven hun score in voor de toegewezen onderdelen van de offerte.  

Vervolgens kan de lead buyer van de tender deze individuele scores naast elkaar presenteren. In een plenaire bijeenkomst kan er gediscussieerd worden over de scores en vult de lead buyer de uiteindelijke consensus score in, inclusief toelichting. 

Door op deze manier de beoordeling vast te leggen, blijft altijd helder hoe de commissie zowel individueel als gezamenlijk over alle offertes heeft beoordeeld. De consensus voor alle onderdelen bepaalt uiteindelijk de score van de offerte en bijbehorende rangorde. 

Meer weten? 

Lees meer over onze software voor digitaal aanbesteden of download onze brochure.