Privacybeleid

In dit Privacybeleid informeert Negometrix B.V. (hierna Negometrix) u over het gebruik van uw persoonsgegevens binnen de Negometrix software oplossingen, websites en release notes.

Het Negometrix Privacybeleid is eveneens van toepassing op Commerce-hub BV dat in 2017 is overgenomen door Negometrix BV.

Uw privacy is voor ons belangrijk. Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn ingevoerd. De manier waarop we dat doen is vastgelegd in het Negometrix ISMS (Information Security Management System), dit Privacybeleid en in onze Verwerkersovereenkomst (onderaan deze pagina te vinden).

Deze privacyverklaring is opgedeeld in een algemeen deel, een deel voor de Gebruikers van de software oplossingen van Negometrix, een deel voor het gebruik van de websites van Negometrix en een deel voor de release notes (digitale nieuwsbrief).

Negometrix B.V. is gevestigd te Utrecht aan de Rijnzathe 32 en is ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 30148169.

Algemeen

Negometrix levert software (SaaS) oplossingen ter ondersteuning van inkoop- en contractmanagement processen, toepasbaar in alle markten. Voor het leveren van onze producten en bijbehorende diensten aan zakelijke Gebruikers verwerken wij persoonsgegevens. Tevens maken we gebruik van enkele sub-verwerkers voor met name de hosting van gegevens (zie verderop). Wij verkopen of verstrekken uw gegevens nooit aan derde partijen. We zullen uw gegevens alleen delen:

  1. Op uw verzoek of;
  2. in het geval Negometrix hierom wordt verzocht door een rechtbank.

De verwerking van persoonsgegevens geschiedt altijd op een manier die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, hierna AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving daaraan stelt. In deze Privacyverklaring wordt in meer detail uiteengezet hoe Negometrix met dergelijke gegevens omgaat.

Negometrix verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens van Gebruikers.

Deze Privacyverklaring geldt per 25 mei 2018 en vervangt eerdere verklaringen van Negometrix.

De software oplossingen van Negometrix

Dit onderdeel beschrijft de gegevensverwerkingen binnen de software oplossingen van Negometrix:

Verwerking Persoonsgegevens Gebruikers

Negometrix verwerkt (persoons)gegevens van zakelijke Gebruikers (organisaties met inkopers, collega’s van inkopers, adviesbureaus’s met adviseurs, leveranciers met aanbieders etc.). Klanten van Negometrix krijgen een gebruiksrecht/licentie op een software oplossing en daarmee meer functionaliteit. Het type, categorie en soort persoonsgegevens dat verwerkt wordt is voor alle Gebruikers gelijk.
Om Gebruikers in staat te stellen in contact te komen met elkaar hebben zij bepaalde gegevens nodig. In dit kader verwerkt Negometrix de volgende gegevens:

  • Aanhef;
  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • (zakelijke) adres gegevens;
  • LinkedIn profiel (niet verplicht);
  • Foto (niet verplicht).

Tijdens het gebruik van de software oplossingen worden bepaalde technische gegevens bijgehouden. Het gaat hier om gegevens die vereist zijn voor een goede werking van de software van Negometrix. Afhankelijk van de activiteit die u met de software verricht, verwerkt Negometrix in dit kader de volgende gegevens:

  • IP-adres;
  • Loginnaam;
  • Tijdstip van handelingen in de software.

Negometrix verwerkt persoonsgegevens van haar Gebruikers en is voor die gegevensverwerkingen Verwerker in de zin van de AVG. Dat betekent dat Negometrix in opdracht en op instructie van Organisaties de persoonsgegevens van Gebruikers verwerkt. De Organisaties waartoe de Gebruikers van Negometrix behoren dienen dan ook te worden aangemerkt als Verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevensverwerkingen, in de zin van de AVG.

Recht op inzage, correctie of verwijdering

Verzoeken om inzage, correctie of verwijdering kunnen ingediend worden door de Verwerkersverantwoordelijke. Individuele personen (Betrokkenen) kunnen een verzoek om verwijdering aanvragen bij de vertegenwoordiger van de Verwerkersverantwoordelijke die het verzoek bij Negometrix kan indienen.
NB: In bepaalde gevallen zal bij het verzoek tot verwijderen rekening moeten worden gehouden met archiveringsgrondslagen.

De commerciële Website van Negometrix

Dit onderdeel beschrijft de gegevensverwerking binnen de website van Negometrix (bereikbaar via https://www.negometrix.com).

Google Analytics

Op de websites van Negometrix wordt gebruik gemaakt van Google Analytics om te meten hoe vaak en op welke wijze de websites worden bezocht. Om deze meting te verrichten zal Google bepaalde informatie, zoals uw IP-adres, opslaan op haar servers in de Verenigde Staten. De privacyverklaring van Google kan (onder andere) op  http://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/  worden geraadpleegd. Negometrix heeft Google in dit kader niet toegestaan om de verkregen informatie voor andere doeleinden te gebruiken dan voor de dienstverlening aan Negometrix.

Hotjar

Om het gedrag van gebruikers op de websites te analyseren wordt tevens gebruik gemaakt van de software Hotjar op de websites van Negometrix. Deze software verricht metingen en slaat hiervoor tevens uw IP-adres, device informatie en bezoekersgedrag op. Voor meer informatie kunt u terecht op https://www.hotjar.com/privacy.

Cookies

Zowel door de websites als in de software wordt gebruik gemaakt van technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat door de browser op uw computer, smartphone of tablet wordt geplaatst. Negometrix gebruikt cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden en daarmee uw gebruiksgemak te verhogen. Negometrix vraagt u hiervoor om toestemming op het moment dat u de websites van Negometrix bezoekt. U kunt in uw browser instellen dat u geen cookies wenst op te slaan op uw computer. U leest op http://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/extra/cookies-verwijderen/ meer over dit proces. U kunt ook eerder opgeslagen cookies verwijderen.

De release note (digitale nieuwsbrief) van Negometrix

Negometrix stuurt regelmatig een een release note per email naar Gebruikers waarin ze worden geïnformeerd over nieuwe en/of aangepaste functionaliteit van de software oplossingen, nieuws over Negometrix  en aanverwante zaken. Negometrix voegt u slechts toe aan het release notes bestand als u daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven in uw account. Het gaat om de volgende gegevens:

  1. Aanhef;
  2. Voornaam;
  3. Achternaam;
  4. E-mailadres.

Iedere release note bevat een link waarmee u zich kunt afmelden.

Subverwerkers Negometrix

Negometrix maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers voor haar hosting:

Servicedesksoftware

Supportvragen en verzoeken van Gebruikers aan Negometrix worden vastgelegd in speciale supportsoftware. Deze applicatie heet Freshdesk  (www.freshdesk.com). Negometrix voegt u slechts toe aan de supportsoftware wanneer u een supportvraag of verzoek indient bij Negometrix.
De vastgelegde gegevens worden alleen gebruikt voor het doeleind waarvoor ze bedoeld zijn, het kunnen geven van support en ondersteuning. Het gaat om de volgende gegevens:

  1. Voornaam;
  2. Achternaam;
  3. E-mailadres;
  4. Telefoonnummer;
  5. Organisatie.

Voor meer informatie over het privacybeleid van deze software kunt u terecht op https://www.freshworks.com/privacy/gdpr/

Overige aspecten in de AVG

Functionaris gegevensbescherming

Organisaties hebben de mogelijkheid een interne toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens aan te stellen. Zo iemand wordt een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) genoemd. De FG houdt binnen de organisatie toezicht op de toepassing en naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Negometrix heeft een FG aangesteld. Deze is te bereiken via privacy@www.negometrix.com.

Meldplicht datalekken

Negometrix heeft een procedure voor het melden van (mogelijke) datalekken opgesteld. In het geval zich een (mogelijk) datalek voordoet zal Negometrix haar Gebruikers hiervan binnen 24 uur op de hoogte stellen opdat de Verwerkersverantwoordelijke deze zo nodig kan melden bij de AP.

Verwerkersovereenkomst

Negometrix heeft een Verwerkersovereenkomst opgesteld in samenspraak met de branche organisatie Nederland ICT. Gebruikers kunnen deze downloaden via de website van Negometrix onder de tekst ‘Verwerkersovereenkomst’.