Rechtmatigheid gebruik Dynamisch Aankoopsysteem voor inhuur. Hoe zit het?

Thomas de Jong
28 november 2017

Het afgelopen jaar is er veel aandacht geweest voor het dynamisch aankoopsysteem (DAS). In de gewijzigde aanbestedingswet, die in 2016 inging, zijn 2b-diensten komen te vervallen. Daardoor kunnen inkopers geen inhuurmarktplaatsen meer gebruiken. Tegelijkertijd is in de wet de procedure voor het DAS vereenvoudigd en zijn de toepassingsmogelijkheden verbreed. Daardoor zijn veel aanbestedende diensten overgestapt van een inhuurmarktplaats naar een DAS. Een DAS mag ingezet worden voor ‘gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan zijn behoeften’, aldus de Aanbestedingswet.

De afgelopen maanden werden aanbestedende diensten extra alert. In het jaarverslag van de Politie werd het gebruik van een DAS voor inhuur (inclusief interview) als onrechtmatig aangemerkt. Naar aanleiding van de vele vragen bracht PIANOo een handreiking uit, waarin zij de vraag opwerpen of alle categorieën die onder inhuur vallen gangbare inkopen betreffen en of de inzet van een DAS rechtmatig en doelmatig is. Ook geven ze aan dat volgens hen een mondeling interview niet is toegestaan. Dit zou passen bij productgroepen met grote kwaliteitsverschillen en dus niet bij gangbare aankopen.

AanbestedingsCafe.nl legt de kwestie voor bij Thomas de Jong, managing consultant bij Negometrix, een softwarepartij die onder andere dynamische aankoopsystemen voor inkooporganisaties inricht. “Inkooporganisaties zijn op zoek naar manieren om externe inhuur in te richten. Inhuur is bij veel organisaties een grote kostenpost en dat moet wel op een rechtmatige manier gebeuren. Dat is nu nog niet altijd het geval. Het wordt met regelmaat een-op-een gegund of er wordt een onderhandse procedure toegepast. Inhuuropdrachten komen echter vaak boven de aanbestedingsdrempels uit en dan mag er niet een-op-een gegund worden. Hoe richt je het dan wel in? Dan heb je de keuze tussen een raamovereenkomst met meerdere partijen of een DAS.”

Is een DAS rechtmatig?
“Wij zijn natuurlijk geen juristen en daarom proberen we het pragmatisch te bekijken. De grondbeginselen van aanbesteden zijn: non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. Met een raamovereenkomst kom je doorgaans bij de grotere partijen uit. De contracten zijn namelijk vaak omvangrijk en er worden veelal strenge eisen gesteld aan de referenties. Een klein bureau komt hier niet voor in aanmerking. Een DAS biedt die mogelijkheid daarentegen wel. Iedereen krijgt een kans en heeft de mogelijkheid om in het systeem opgenomen te worden. In die zin voldoet het aan de grondbeginselen van aanbesteden, mits je het goed inricht. PIANOo zet hier tegenover dat inhuur niet in alle gevallen ‘gangbaar’ is. Personen kunnen inderdaad sterk van elkaar verschillen. Aan de andere kant kun je voor een functie zoals receptionist duidelijk opschrijven waar degene aan moet voldoen. We zien ook dat het interview daar gewoon bij hoort.”

Juist over het interview is zoveel discussie.
“Klopt, maar leveranciers vinden het wel logisch dat er een interview bij hoort. Zij willen niet beoordeeld worden op het zetten van wat vinkjes. Een gemotiveerde afwijzing is veel fijner, dan een standaard bericht. PIANOo stelt dat interviews niet zijn toegestaan en gebruikt dit voor de onderbouwing dat inhuur geen gangbare dienst is. Wij denken dat het er vooral aan ligt hoe je een interview inricht. Als je het interview gebruikt, zorg dan dat je vooraf benoemt welke criteria je gaat beoordelen en hoeveel punten je hiermee kan scoren. Zo maak je het transparant, objectief en kan je de keuze achteraf ook beter onderbouwen.”

PIANOo stelt daarnaast dat het DAS disproportioneel kan zijn.
“Dat is interessant, want waar vergelijk je het mee? Als je het vergelijkt met het bellen van een kandidaat en vragen of hij de opdracht kan uitvoeren, dan is een DAS inderdaad meer werk. Maar die werkwijze is vaak niet rechtmatig. Als je een raamovereenkomst hebt met drie partijen, dan is de winkans altijd 1 op 3. In een DAS kan het voorkomen dat de winkans per opdracht veel lager ligt. Daar staat tegenover dat elke partij wel bij elke opdracht weer opnieuw een kans krijgt. Vooral kleine en lokale bedrijven, mkb-ers en ZZP’ers profiteren hiervan. Het gelijkheidsbeginsel is heel krachtig in een DAS, of dit ook voor proportionaliteit geldt, verschilt van keer op keer.”

Heeft het DAS nog andere voordelen ten opzichte van een raamovereenkomst?
“Het levert flexibiliteit op. Je zit niet gedurende een raamovereenkomst vast aan drie leveranciers voor een periode van vier jaar met vaste tarieven. Bij een raamovereenkomst zit je vast aan een stramien, terwijl er in vier jaar veel kan veranderen. In een DAS is elke uitvraag weer een nieuwe concurrentiestelling en kan de marktwerking zijn werk doen. Dit kan echter voor veel inschrijvers zorgen, maar slimme inrichting en verwachtingenmanagement kan dit goed oplossen.”

Hoe richten jullie de systemen in, zodat de proportionaliteit gewaarborgd wordt?
“Veel organisaties kiezen ervoor om de drempel bij toelating tot het DAS relatief laag te houden, met alleen primaire eisen. Daar zit dus niet veel werk in voor de leverancier en de aanbesteder. De leveranciers die hier doorheen komen, staan op een lijst met goedgekeurde leveranciers. Dan krijgt de leverancier vervolgens elke keer als er een opdracht wordt uitgezet een uitnodiging. Tot slot is het aan de leverancier om te bepalen of de opdracht interessant is.”

Heb je dan niet nog steeds kans op disproportioneel veel inschrijvers?
“Dat is mogelijk, maar het ligt er ook aan hoe je de opdracht vervolgens inricht. Als je de drempel aan de voorkant laag legt, moet je juist bij het uitzetten van de opdracht zorgen dat er schifting wordt aangebracht. Door meer vragen te stellen bij de inschrijving, zorg je ervoor dat een inschrijving iets meer werk is dan alleen een cv uploaden. Daardoor voorkom je onzin-offertes. Ook krijg je direct een voorlopige rangorde. Het systeem doet de eerste beoordeling, waardoor je als aanbesteder niet alle aanbiedingen integraal hoeft door te lezen. Als iemand niet voldoet aan je minimale eisen, dan hoef je die in de meeste gevallen ook niet meer te bekijken.”

Waar moeten aanbesteders nog meer over nadenken bij de keuze voor een DAS?
“Denk goed na over de inrichting van een DAS. Het is niet alleen een tool voor de inkoper, het moet een onderdeel zijn van een bredere kijk op inhuur. Er gaat vaak een heel proces vooraf met vragen zoals: Mogen we werven? Hebben we mensen in de organisatie die geschikt zijn? Willen we hier externen bij betrekken? De inzet van een DAS is vaak de laatste stap in dit proces. Daarnaast zijn er ook veel stakeholders bij betrokken, zoals HR, managers en natuurlijk Inkoop. Zij moeten er allemaal achter staan. Zorg voor voldoende draagvlak intern en bij leveranciers. Er moet voor iedereen toegevoegde waarde zitten aan het gebruik van een DAS”, concludeert De Jong.

Lees ook:

Gemeente Utrecht: “Het DAS zorgt voor marktwerking”

Waarom een interview bij inhuur via DAS?