Nabeschouwing: Inkoopuitdagingen in het onderwijs

De belangrijkste takeaways en slides

Ruben Kip
30 oktober 2018

Op woensdag 17 oktober stonden tijdens een kennisevenement op kantoor bij Negometrix, de inkoopuitdagingen in het onderwijs centraal. Met zo’n 35 personen verdeeld over 25 onderwijsorganisaties gingen we luisteren en nadenken hoe om te gaan met deze uitdagingen. Als accountmanager voor het segment Onderwijs, opende ik de middag en stelde dat we in Nederland trots mogen zijn op een bovengemiddeld niveau van onderwijs. Veel ontwikkelingen in de markt, zoals ‘een leven lang leren’ en verregaande digitalisering worden door de inkopers gefaciliteerd. Negometrix faciliteert op haar beurt weer de inkopers & contractmanagers met complete en beproefde tools.

Luke Mackaay

Luke Mackaay liet zien hoe de gecombineerde inkoopafdeling van de Universiteit en Hogeschool van Amsterdam erin is geslaagd de interne klant een heldere rol in de inkoopsoftware te geven. Ruim 250 profielen zijn actief waarvan een grote groep meedenkt, offertes beoordeelt en controle uitvoert over de inhoud.

Voor Luke Mackaay is het belangrijk vroegtijdig bij de klant aan tafel te komen: een bekende uitdaging binnen het onderwijs. Onder andere het organiseren van workshops voor collega’s, het Tender Start Formulier en flyers helpen daarbij.

Bekijk hier de slides van Luke Mackaay van UvA/HvA met voorbeelden in de software.

Brainstorm

Belangrijk doel van de middag was om inkopers vanuit diverse onderwijsinstellingen en onderwijsniveau’s met elkaar in contact te brengen. Dit werd gefaciliteerd door in kleine groepjes uiteen te gaan en van gedachten te wisselen over de voorgaande presentatie. De combinatie van het Tender Startformulier en de Aanbestedingsmodule, zoals UvA/HvA deze inzet, is voor veel organisaties een interessante en verder te onderzoeken ontwikkeling.

Loes Kanbier

Inkoop en inhuur is met de introductie van de AVG complexer geworden. Loes Kanbier, van Hogeschool Leiden wil daarom de inkoopafdeling centraliseren. In 2010 startte de hogeschool als één van de eerste een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS), omdat de inhuur van ICT’ers destijds de spuigaten uitliep. Het DAS heeft ten opzichte van een mantelovereenkomst het voordeel dat de vijver veel groter is geworden.

Goede templates zijn een must volgens Loes. Jaarlijks worden deze door de hogeschool juridisch gecontroleerd. Omdat daardoor alles in de basis goed is ingericht, staat een nadere uitvraag binnen 2 uur op de markt. Hogeschool Leiden kijkt nu of ook de inhuur van leerkrachten via een DAS zou kunnen.

Bekijk hier de slides van Loes Kanbier van Hogeschool Leiden.

Brainstorm

Tijdens de brainstorm naar aanleiding van de DAS-toepassing binnen Hogeschool Leiden werd geconcludeerd dat het Dynamisch Aankoopsysteem een goede oplossing blijkt. Hierdoor wordt op een zo rechtmatige mogelijke wijze voldaan aan de doelmatigheid van inhuur, namelijk het hebben van de best beschikbare kennis en expertise uit de markt voor de inkopende organisatie.

John van Pelt

John van Pelt, Interim Hoofd Inkoop Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR), vertelde over zijn beginperiode bij de organisatie: een decentraal inkoopmodel, rechtmatig, maar met een negatief intern imago.

Een belangrijke wijziging die bijdroeg aan een beter imago binnen de organisatie was het plaatsen van de afdeling direct onder het bestuur in het organogram. Door middel van een volwassenheidsmodel legde John van Pelt vervolgens uit waar ze staan en hoe ze daar zijn gekomen.

Een van die punten is het elk kwartaal uitgeven van een EUR brede aanbestedingskalender. Verder hebben ze afgesproken dat inkoop altijd de trekker is bij Europese en meervoudig onderhandse aanbestedingen, worden contracten centraal beheert, is duurzaamheid verplicht en wordt er ieder kwartaal een spendanalyse gemaakt.

John van Pelt vervolgt met de stelling dat een decentraal inkoopmodel zonder decentrale (inkoop)specialisten geen doen is: inkoop is en blijft een vak. Automatisch wordt contractmanagement daarmee ook belangrijker.

Bekijk hier de slides van John van Pelt van Art of Procurement over Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Meer informatie? Kijk op onze website of neem contact op met Ruben Kip via ruben.kip@negometrix.com of 06 46 32 42 80.