Inzicht en overzicht in certificaten

Organisaties stellen steeds meer eisen aan hun leveranciers. De drijfveren hierachter zijn divers: variërend van externe regelgeving, eisen vanuit accountants en auditors tot de wens aan te sluiten bij een maatschappelijke tendens als duurzaamheid.

Wat de drijfveren met elkaar gemeen hebben is dat ze leiden tot een groeiende hoeveelheid aan informatie die leveranciers moeten aanleveren. Met regelmaat wordt bij leveranciers meer dan 15 verschillende documenten opgevraagd. Klassieke voorbeelden zijn een bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een kwaliteitscertificaat (zoals ISO-9001). Maar het gaat ook om sectorspecifieke documenten zoals verklaringen betreffende hygiëne of ICT-protocollen.

Opvragen en beheer

Bij de meeste organisaties lukt het opvragen van de documenten nog wel. Als onderdeel van een aanbesteding of via een ad-hoc vraag per e-mail komen de benodigde documenten meestal wel binnen. Het probleem zit hem vooral in het beheer. Hoe zorgt men dat gedurende de looptijd van de relatie de geldigheid van al die documenten wordt bewaakt?

De verantwoordelijkheid hiervoor ligt nu vaak bij ondersteunende medewerkers binnen de afdeling inkoop of contractmanagement. Zij bewaken, veelal met behulp van MS-Excel, de geldigheid van de diverse documenten. Leveranciers worden achter de broek gezeten om waar nodig nieuwe certificaten of verklaringen aan te leveren. In het beste geval kost dit veel tijd maar meestal is tijd niet het enige issue. Handmatig beheer via Excelsheets maakt beheer ook foutgevoelig. Daarnaast laat de zichtbaarheid vaak te wensen over: welke leveranciers voldoen wel aan de eisen en welke niet?

Meer overzicht en inzicht

In samenwerking met onder andere Waterbedrijf Groningen heeft Negometrix “Certificaat management” ontwikkeld. Het doel van deze functionaliteit is het actueel houden van certificaten en documenten. Belangrijk daarbij is dat leveranciers betrokken worden bij het proces.

Het betreft onder meer certificaten op het gebied van kwaliteitsmanagement en milieumanagement maar ook sectorspecifieke verklaringen als CKB of de AIV van de samenwerkende waterbedrijven. Het uploaden van documenten vindt plaats via de webomgeving waar leveranciers nu ook al gebruik van maken voor aanbestedingen van Waterbedrijf Groningen. Na het uploaden worden de documenten door geautoriseerde medewerkers van Waterbedrijf Groningen gecontroleerd en treedt de automatische signalering in werking. De signalering ten aanzien van het verlopen van documenten vindt plaats naar zowel de leverancier als de betrokken inkoper of leveranciermanager.

De eerste ervaringen bij Waterbedrijf Groningen wijzen erop dat het inzicht in de geldigheid van de diverse documenten sterk verbeterd, terwijl de administratieve lasten omlaag gaan. Een veelbelovende start die wordt uitgerold naar een bredere groep van leveranciers.

Meer weten?

Lees hier alles over Negometrix voor aanbestedende diensten, zorg, woningcorporaties of bedrijven.