E-aanbesteden is sinds 1 juli 2017 verplicht voor alle Europese aanbestedingen, maar ook onderhands is het gemeengoed geworden. Digitalisering en aanbestedingssoftware is niet meer weg te denken uit het aanbestedingsproces. Dat betekent niet dat het van harte gaat. Door de gewijzigde Aanbestedingswet voelt het voor veel partijen als een verplichting, in plaats van een efficiëntieslag. AanbestedingsCafe.nl spreekt Negometrix over de volwassenheid van e-aanbesteden en tips voor 2018.
“Veel aanbesteders beschouwen digitaal aanbesteden nog als het openzetten van de kluis”, ziet Sander de Vocht, commercieel directeur bij Negometrix. “Daar worden wat documenten ingezet en die mag de leverancier downloaden, invullen en weer uploaden. Vervolgens worden de documenten door de inkoper weer gedownload. Toegegeven: het proces is inderdaad digitaal en dat is een eerste stap, maar het proces is nog weinig intelligent. In 2018 zou aanbestedend Nederland door kunnen pakken en het verdere potentieel van digitaal aanbesteden en aanbestedingssoftware verder benutten.”
E-aanbesteden 2.0
“E-aanbesteden biedt meer mogelijkheden dan alleen een kluis en een upload/download-functie. Denk aan het vertalen van je programma van eisen en wensen naar de aanbestedingssoftware, het toegang geven aan je volledige inkoopteam, volledig online beoordelen, het automatisch openzetten van een verificatiefase en het automatisch gunnen en afwijzen van inschrijvers. Alleen al deze laatste optie scheelt een inkoper zomaar 30 tot 40 minuten per brief. Dit is e-aanbesteden 2.0, waarbij de digitalisering niet alleen een verplichting is, maar ook zorgt voor efficiëntie. Zodra dit fundament staat, kun je dit proces verder professionaliseren.”
De Vocht noemt een aantal onderschatte tools in aanbestedingssoftware die voor deze professionaliseringsslag zouden kunnen zorgen.
- Groslijsten automatiseren
“Veel gemeenten hebben een hoop werken onder de drempel en hierbij werken ze vaak met groslijsten. Op deze voorkeurslijsten met leveranciers worden periodiek opdrachten uitgezet. Veel aanbesteders beheren deze lijst nog in Excel, maar dit kan ook in je aanbestedingstool, waarbij je gelijk een stukje past performance op kan nemen. Deze groslijsten-tool kun je ook openzetten, zodat nieuwe partijen eenvoudig kunnen toetreden. Deze nieuwe leveranciers wil je ook toetsen op bepaalde criteria. Handmatig kost dit veel tijd, maar wanneer je de vragen opneemt in de tool, dan doet deze het werk voor je.” - Prestatiemeten
“Prestatiemeten, of contractmanagement, staat in Nederland nog in de kinderschoenen. In de aanbesteding hebben we een hele hoop eisen en wensen en de leverancier doet allerlei beloftes. Maar zodra het contract gegund is, meet niemand de beloofde prestatie. Dit is heel jammer, want zo doe je geen recht aan de winnaar. Door de prestatie periodiek te meten door via het systeem een enquête uit te zetten bij interne stakeholders en de leverancier zelf, krijg je een 360 graden beeld van de activiteiten van de leverancier. Daar kun je vervolgens op sturen.” - Bulkcontracteren in het sociaal domein
“Als aanbestedende diensten volgens het Open House concept zorg inkopen, nodigen ze in feite iedere zorgaanbieder in de regio uit om zorg te gaan leveren, mits ze aan een aantal voorwaarden voldoen. Dit zijn al gauw honderden aanbieders. Het is niet te doen om dit handmatig (lees: via het upload/download-systeem) te doen. In een digitaal aanbestedingsportal kun je gestructureerd grote groepen leveranciers laten inschrijven en in een keer afwijzen, goedkeuren of overklikken naar je contractmanagementapplicatie.” - Inkoopplanning tools
“Inkopers zijn vooral in het begin van het jaar druk om een inkoopkalender te maken. Dit gebeurd nog vaak in Excel. In de kalender noteren ze tevens de workload en proberen in te schatten of ze voldoende capaciteit hebben. Af en toe moet de interne klant de planning opvragen. Een digitalisering van dit proces zorgt ervoor dat je tenders in een vroeg stadium al klaar kunt zetten en daar ook interne stakeholders aan kunt koppelen. Zo deel je de planning makkelijk met de organisatie, zodat niet alleen de inkoper, maar ook de interne klant bewust is van de projecten die eraan komen.” - Intakeformulier
“Er worden steeds meer bevoegdheden decentraal belegd. Een digitaal intakeformulier kan ervoor zorgen dat inkoop nog steeds de touwtjes in handen heeft, bij kan sturen en tegelijkertijd managementinformatie creëert. Het intakeformulier kent verschillende smaken. Zo kan men decentraal een formulier invullen, waarop het formulier automatisch een paar eisen controleert (bijvoorbeeld drempelwaarden), en vervolgens een workflow adviseert. De gebruiker kan vervolgens het workflow-template gebruiken om het inkoopproces te doorlopen, zoals de afdeling inkoop het heeft opgesteld. Een andere variant van het formulier is dat je decentraal geen bevoegdheden neerlegt, maar dat een project op deze manier wel aangemeld kan worden. De informatie uit het formulier komt direct binnen op een dashboard, waarop de inkoper het project kan goedkeuren, afkeuren of bij kan stellen. Vervolgens kan het project met één klik op de knop opgenomen worden in de inkoopplanning, of worden gepubliceerd als tender.”
“In 2017 zijn we de weg ingeslagen van het e-aanbesteden. Aanbesteden 1.0 heeft al een andere manier van werken gevraagd van aanbestedende diensten. Opeens hebben inkopers allerlei applicaties en aanbestedingssoftware waar ze mee moeten leren werken. Ga in 2018 niet achterover leunen, maar rol langzaam de mogelijkheden van de digitalisering uit op een tempo dat bij jouw organisatie past”, aldus het advies van De Vocht.