Hoe WODV haar aanbestedingsproces in recordtijd digitaliseerde

Werkorganisatie Duivenvoorde - Maurice van Melis en Doron Speelman

Branche: Publieke sector
Modules: Tendermanagement, Tender Start Formulier
Medewerkers: 375 FTE
Inwoners: 51.000

In een zeer kort tijdsbestek heeft Werkorganisatie Duivenvoorde haar volledige aanbestedingsproces gedigitaliseerd. De implementatie voerden ze voor 90% zelf uit. Waar doorgaans het woord implementatie bij veel mensen gevoelens oproept van vertraging en lange looptijd, laat Werkorganisatie Duivenvoorde zien dat het anders kan.

Werkorganisatie Duivenvoorde is een samenwerking tussen de gemeente Voorschoten en Wassenaar. Opgericht in 2013 telt de organisatie 375 FTE, waarvan er ongeveer 50 decentraal inkopen. Samen vertellen inkoopprofessionals Maurice van Melis en Doron Speelman ons over het proces om de overstap te maken van TenderNed naar een commercieel platform, de opvallend snel voltooide implementatie en blikken ze vooruit op de toekomst.

Doron: “De decentrale klant, die zelf tot bepaalde drempels mag inkopen, wilden we beter sturen richting de juiste procedure en standaard formats. Via onze contacten met de inkoopsamenwerking Gooi & Vechtstreek kwamen we op het pad van het Tender Start Formulier, welke de ”decentrale inkoper” adviseert over keuzes en procedures. De eerste kennismaking toonde al direct aan dat het systeem overeenkwam met onze wensen. De integratie met de tender module voor het vervolgens doorlopen van de aanbesteding, was daarmee een mooie bonus.”

De Werkorganisatie is gestart met de tender module, waarbij er inmiddels ook is doorgepakt met de voorbereidingen voor het Tender Start Formulier.

Doron: “Op ons intranet stond een sheet met een beslisboom en verschillende formats voor de decentrale inkopers. Daardoor hadden we al een groot deel beschikbaar voor de overstap op Negometrix. Dat hielp vervolgens bij de aanvang van implementatie.”

"Voorheen stonden we als inkoop direct 1-0 achter omdat op intranet de positionering van al die documenten onvoldoende was."

Dat alles al op intranet beschikbaar was, betekende echter niet dat de decentrale gebruiker of de afdeling inkoop daar per se profijt van had.

“Voorheen stonden we als inkoop direct 1-0 achter omdat op intranet de positionering van al die documenten onvoldoende was. Je miste de hele workflow van voorbereiding naar contract, iets dat een platform als Negometrix wel biedt. We haakten daardoor ook laat aan in het proces.

“Met Negometrix hebben we nu een platform waarin we zowel de procedure als de inhoud integraal kunnen aanbieden aan decentrale collega’s. Dat is waar we naar op zoek waren.De procedure, productbeschrijving, de communicatie rond gunning- en afwijzing en zelfs de hele beoordeling zijn geïntegreerd in de software.”

Gebruikersgemak is daarnaast een belangrijke voorwaarde geweest. Decentrale gebruikers, die niet dagelijks inkopen, moeten het systeem kunnen begrijpen, vond de werkorganisatie.

"Marktpartijen hebben er ook baat bij als dat gewoon goed en gestructureerd gebeurt.”

Maurice: “De decentrale inkoper moet vanaf het eerste moment de volledige gereedschapskist tot zijn beschikking hebben: instellen van gunningscriteria, afwijzingsbrieven in het juiste format etc. Marktpartijen hebben er ook baat bij als dat gewoon goed en gestructureerd gebeurt.”

Het vervolgens aan de man brengen van de software aan de rest van de organisatie, pakken Maurice en Doron geleidelijk aan.

Maurice: “We introduceren Negometrix op een organische manier in de organisatie. Niet grootschalig en direct bij iedereen tegelijk, maar enkel bij degene die nu als eerste een aanbesteding willen gaan doen. Een grootschalig aanpak voor zo veel mensen, dat werkt niet. Het gros gaat er niet direct mee aan de slag. De kennis zakt dan weer weg. Elke keer als er zich een aanbesteding aandient, nemen we de klant mee door het proces. Op dat moment is er de juiste focus en voelt men het belang.

Maurice: “In tegenstelling tot TenderNed, kunnen we nu o.a. ook een methode als ‘Gunnen op waarde’ opnemen in de software. We promoten die methode al een tijd in de organisatie. Collega’s zien die methode nu rechtstreeks geïntegreerd in het systeem. Dat is erg plezierig. Daarnaast werken we regelmatig met externe deskundigen. We kunnen nu zowel collega’s als externen heel nauwkeurig rechten en rollen geven. Negometrix biedt daarin veel meer mogelijkheden dan TenderNed.”

De implementatie ging soepel en vlot. Maurice en Doron wisten goed wat ze wel, maar ook wat ze niet wilden.

“Het startte met een kick-off samen met Negometrix. Vervolgens hebben we onze standaard formats opgestuurd en is er geholpen met de eerste sjablonen in de software. Na de training zijn we zelf met de sjablonen aan de slag gegaan. In totaal is er slechts enkele uren ondersteuning geweest vanuit Negometrix en hebben we zelf in twee tot drie dagen de templates gebouwd.”

Het ging allemaal vrij efficiënt, van kick-off tot de daadwerkelijke start in de software heeft in totaal ongeveer één maand geduurd.

"Wij zitten met de proceduregids rond de 15-20 pagina’s maximaal. De rest is in Negometrix geïntegreerd."

Doron: ”Als je weet hoe het systeem eruitziet is het allemaal vrij simpel. Je zet de inhoud erin, je voegt de proceduregids toe en je bent klaar. De vragenlijsten in Negometrix zijn de basis voor de aanbestedingen. We hanteren een heldere structuur die praktisch altijd hetzelfde is.”

Het helpt dat Maurice en Doron als duo met een eenduidige beleidsvisie de leiding nemen over hoe inkoop wordt georganiseerd.

Doron: “Twee, drie jaar geleden hebben we een duidelijke scheiding gemaakt tussen procedure en inhoud. Daardoor kunnen we ons met de interne klant nog meer focussen op de inhoud van de aanbesteding. Dat heeft geholpen. Die scheiding sluit ook naadloos aan op de software. Dat vindt de markt ook fijn. Marktpartijen willen gewoon weten: wat moet ik leveren?”

Maurice: “Sommige aanbestedende diensten maken enorme documenten, snel al 60-70 pagina’s. Wij zitten met de proceduregids rond de 15-20 pagina’s maximaal. De rest is in Negometrix geïntegreerd. Ellenlange documenten zijn niet goed voor de markt. Separate bestekken voegen we in Negometrix natuurlijk gewoon toe.”

Maurice en Doron hebben de overtuiging dat de methode van “scheiding van procedure en inhoud” bij meer gemeentes kan worden toegepast.

Maurice: ‘Dat geldt ook voor collega’s. Als je nog nooit hebt aanbesteed, is het beter om het simpel te houden. Procedure is procedure, hou dat apart. Daarmee moet je decentrale inkopers niet onnodig belasten.

Als eenmaal de tender module goed ingewerkt is, wil Werkorganisatie Duivenvoorde verder doorpakken.

Doron: “Momenteel doen we de eerste ervaringen op met aanbestedingen in Negometrix. In januari gaan we live met het Tender Start Formulier. Dan gaan we de decentrale inkopers opnieuw ‘meenemen’ en enthousiast maken.”

Meer weten?

Lees hier alles over de mogelijkheden en verschillende modules van Negometrix voor aanbestedende diensten.