Inkoopsoftware in het onderwijs bij UvA/HvA: meer dan enkel aanbesteden

Universiteit van Amsterdam | Hogeschool van Amsterdam - Luke Mackaay en Michiel Zeldenthuis

Sector: Publieke sector
Modules: Intake management, Tender management, Contractmanagement, Single Sign-on

De Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam onderhouden gezamenlijk één centrale inkoopafdeling van 12 inkoopadviseurs. Samen hebben ze zo’n 90.000 studenten, 10.000 medewerkers, 80 panden en een inkoopspend van rond de 350 miljoen euro. De inkoopafdeling is een ondersteunende dienst en werkt voor alle afdelingen. Naast de afdeling inkoop heeft de UvA/HvA een afdeling contractmanagement die voornamelijk de contracten van Facility Services beheert.

We spreken met Luke Mackaay, teamleider Inkoop, en Michiel Zeldenthuis, inkoopadviseur en functioneel beheerder. Zo’n 6 jaar geleden werd de keuze voor Mercell (toen Negometrix) gemaakt. Luke Mackaay: “Daarvoor werd alles via TenderNed aanbesteed, met fysieke mappen in zesvoud die aan de balie werden afgeleverd, handmatig geschreven proces verbaal etc. We gaan nu verhuizen en het inkooparchief is enorm, je komt van elke inschrijving 6 mappen tegen. Wat een bomen hebben we verslonden in die tijd.”

Destijds was de belangrijkste aanleiding tot de overstap naar Mercell de verplichting van digitaal aanbesteden. “Op dit moment richten we ons vooral op doelstellingen rondom archivering, zodat je makkelijk achteraf zaken kan terugzoeken. ‘Waarom hebben we deze beslissing in een inkooptraject genomen?’ Door alles goed te archiveren en motiveren, heb je het hele inkoopdossier in orde, in één systeem. Goed archiveren is enorm belangrijk; we hebben een accountantscontrole waarbij je inkoopdossiers moet laten zien van een bepaald contract. Voor oudere contracten is dat een hele zoektocht, maar als alles op één plek online staat, gaat dat een stuk makkelijker. Dan pak je dat er zo bij.”

Michiel: “Het doel is dat alle aanbestedingen beoordeeld worden in Mercell. Je merkt nu dat beoordelaars vaak in hun eigen document willen beoordelen en niet altijd open staan voor digitalisering in het beoordelingsproces. Het goed en gestructureerd uitvoeren van de beoordeling, blijft een uitdaging.”
Een methode die daarbij binnenkort zal helpen is Single Sign-on van SURFconext, speciaal voor onderwijsinstellingen. Daarmee loggen gebruikers slechts één keer in voor alle applicaties die een organisatie gebruikt, waaronder Negometrix4. Dat verlaagt de drempel voor beoordelaars om in te loggen en aan de slag te kunnen.

Luke: “Interne klanten willen niet altijd meteen in de software werken. Daar moeten wij ze van overtuigen. De overstap van Negometrix3 naar Negometrix4 heeft daar wel bij geholpen. De eerste die zijn overgestapt vonden het gelijk zo veel beter. Het is een stuk eenvoudiger gemaakt. Als beoordelaars niet in Negometrix4 willen beoordelen, dan lopen we het risico dat mensen minder geneigd zijn te motiveren waarom ze iets vinden. In een systeem doen ze dat gewoon beter dan in een Excelbestand. Dan kunnen ze niet zomaar ‘een vakje leeglaten’. Met beoordelen in Excel loop je het risico dat de beoordeling niet compleet is, of dat je iemand in een groot beoordelingsteam vergeet. Dat kan grote gevolgen hebben.”

Het overtuigen van de interne klant tot een goede beoordeling, doet UvA/HvA door goede teksten. Luke: “Leuk dat je wilt deelnemen in de beoordelingsgroep, je vertegenwoordigt 90.000 studenten, 10.000 medewerkers. Jouw input is medebepalend voor welke leverancier uiteindelijk voor ons aan de slag mag”. Ook worden er tips gegeven voor het beoordelen en wordt het belang van motiveren uitgelegd. Daarmee hopen we dat ze hun oordeel goed motiveren en het beoordelen serieus nemen. Als je de software daarna laat zien, zien ze ook hoe makkelijk het is: inloggen, mijn taken openen en beoordelen. Klaar.”

Alles rondom een aanbesteding op één plek heeft meer dan alleen voordelen voor de aanbesteding zelf. “Zo vroeg Michiel welke voorwaarden er van toepassing zijn bij het uitzetten van een minicompetitie onder de aanbesteding Audio Visuele middelen. Doordat in de tender alle definitieve versies van de documenten bij elkaar staan, is het gemakkelijk om de juiste informatie terug te vinden.”

“Je moet het systeem niet gebruiken om gewoon je bestanden te uploaden. Dan kun je net zo goed bij TenderNed blijven. In plaats van documenten, laat je iedereen op dezelfde manier formulieren invullen. Je creëert daarmee een vaste structuur rondom een aanbesteding. Zo kan er niks ‘verstopt’ raken in de inschrijvingen van leveranciers, zoals voorwaarden die je pas ontdekt door documenten goed te lezen. Als alles in de vragenlijsten van Negometrix4 zit, zijn alle afspraken en voorwaarden helder en inzichtelijk.”

 

Het opleiden van de nieuwe generatie inkopers met de software van Mercell

“Naast het aanbesteden, leveren we als afdeling op diverse manieren een bijdrage aan het onderwijs. Met onder andere gastcolleges, bootcamps en studentopdrachten. Een onderdeel hiervan is offerte schrijven. Hierbij schrijven studenten via Negometrix4 in op een Europese aanbesteding zoals leveranciers dit ook doen.”

“Een mooie bijvangst voor ons is dat wij daarmee als afdeling in een vroeg stadium jong talent kunnen herkennen en een stageplek aan kunnen bieden. Soms leidt dat zelfs tot een vast dienstverband, zoals Michiel.”

Naast de structuur rondom een aanbesteding, is Luke blij met de rapportagemogelijkheden. “Ik wil kunnen laten zien wat het aantal Inkoopadviseurs is ten opzichte van wat ik nodig heb voor projecten. Net als de duur van onze aanbestedingen. Hoeveel is afgerond, gepland of is er nog actief? Dit geeft inzicht in de werkdruk en helpt om de personele bezetting rond te krijgen, eventueel door extra mensen aan te nemen of in te huren. Maar ook welk risico we lopen we als we het niet tijdig kunnen oppakken.”

“We willen gaan experimenteren met raamcontracten en mini-competities waarbij we de aantallen en de winnaars inzichtelijk krijgen. Als je ziet dat eenzelfde leverancier altijd alle mini-competities wint, dan kun je overwegen of je bij een volgende aanbesteding het proces weer op dezelfde manier inregelt. Het begint allemaal bij data. De kunst is om ervoor te zorgen dat de juiste data eruit komt en dat je er wat mee doet.”

“Daarnaast willen we ook de gunningsbrieven en documenten automatiseren, met daarin sjablonen die de resultaten automatisch overnemen. Daarmee kunnen we het ‘standaard’ werk nog meer automatiseren.”

Meer weten?

Lees meer over onze inkoopsoftware voor aanbestedende diensten, contractmanagement, intake management, Single Sign-on, of download onze brochure.

Lees meer klantverhalen Maak een afspraak