'Mercell ondersteunt ons bij het verder ontwikkelen van inkoop'
“Mercell zorgt voor een kwaliteitsverbetering van onze werkprocessen. Het systeem maakt dat we makkelijk aanbestedingsstukken met elkaar delen en dat de beoordeling van de inschrijvingen eenvoudiger gaat. Voorheen moesten we de informatie uit diverse systemen halen en per mail versturen. De slimme functionaliteiten van Mercell hebben hier verandering in gebracht. Daardoor kunnen wij ons werk beter doen en is inkoop verder geprofessionaliseerd”, vertelt Arthur Verkaik, inkoopadviseur bij SURF.
We spreken Arthur samen met Koos Kruithof (contractmanager) en Andres Steijaert (Team manager ICT-inkoop) over de ervaringen met Mercell.
SURF is net een tennisvereniging
Andres: “SURF is een vereniging van meer dan 100 onderwijs- en onderzoeksinstellingen. Zij bundelen hun vraag en kopen via SURF ICT-producten en -diensten in. Zo besparen ze tijd en geld. Slimme software zoals Mercell is noodzakelijk om deze complexe aanbestedingen, met veel stakeholders, goed uit te voeren.”
"
Arthur Verkaik, inkoopadviseur bij SURF
Complexiteit van aanbestedingen
SURF zet Mercell in om de aanbestedingstrajecten te organiseren. Koos: “We zijn geen inkooporganisatie, waarbij we ‘even’ softwarepakket A inkopen. We doen dit in groepsverband voor onze leden. Bovendien moet het rechtmatig, via een aanbesteding, gebeuren. De deelnemende instellingen leveren materiedeskundigheid van software, producten of diensten aan voor een aanbesteding. Wij zijn de projectleider van de aanbesteding en beheren de contracten, maar de instellingen leveren het eisenpakket.”
Arthur: “Een aanbesteding starten we op basis van een lopend contract of wanneer we signalen krijgen vanuit onze leden dat er mogelijk een interessant traject is. Dat zetten we vervolgens breed uit in de sector, met het verzoek om mee te doen. Het is vervolgens een kunst om alle wensen en eisen mee te nemen van de instellingen.”
Als de keuze is gemaakt om een aanbesteding te starten, dan stelt SURF een kernteam samen. Daarin zijn een aantal experts afgevaardigd uit de onderwijssector. “Samen met deze afvaardiging gaan we de aanbestedingsstukken opstellen”, vervolgt Arthur. “Deze maken we beschikbaar voor de leden. De instellingen tekenen op basis van deze stukken in en daarmee gaan we de markt op.”
Andres: “Mercell is voor ons heel belangrijk om dit traject rechtmatig en doelmatig uit te voeren. De software die Mercell biedt, geeft ons de benodigde grip.”
Situatie voor Mercell
Voordat Mercell werd geïmplementeerd bij SURF, werden de publicaties verzorgd via TenderNed. Daarnaast had de organisatie een ander systeem, wat niet als gebruiksvriendelijk werd beschouwd. Arthur: “Wat je dan ziet, is dat collega’s een uitweg proberen te zoeken naar TenderNed. Zonde als je zo’n systeem in huis hebt.”
Koos vult aan: “Voordat we Mercell implementeerden, deden we ook meer handmatig. Arthur verzorgt de aanbestedingen en ik beheer de overeenkomsten. Dit deden we voorheen apart en contracten kwamen in een los systeem terecht. In Mercell zie je dat alles echt geïntegreerd is in één systeem. Daardoor kunnen we nu beter samenwerken, bewaken wanneer een contract afloopt en daardoor tijdig een nieuw traject starten.” Hiervoor gebruikt SURF de modules Tender management, Contractmanagement en Leveranciersmanagement in Mercell.
Versterken van de samenwerking
De inkoop door SURF wordt georganiseerd door drie disciplines: de inkoper, contractmanager en de inkoopjurist. Andres: “Deze driehoek werkt heel goed, maar dan moeten zij wel gefaciliteerd worden om goed samen te werken. Wat wij merken, is dat Mercell ons daarin helpt. Niet alleen in het afstemmen met de leden, maar ook voor interne afstemming. Dat gaat nu vanzelf.”
Arthur vult aan: “Vanuit Mercell kunnen we binnenkomende vragen toewijzen aan mensen in ons kernteam. Iedereen krijgt updates over de voortgang van het traject. Als inkoper ontlast dit mij zeer, omdat ik niet alle vragen zelf hoef te beantwoorden.
“Nadat Arthur de inkoopprocedure heeft afgerond, gaat het contract naar mij”, vertelt Koos. “Het contract wordt gebruikt door de instellingen en ik haal hier de data uit. Op basis daarvan kunnen we weer een volgende inkoopprocedure starten. Voor dit hele traject gebruiken we Mercell. Aan Mercell koppelen we ook weer andere systemen, zoals ons bestelportaal.”
Andres: “We hebben contracten met meer dan 80 aanbieders. Dat is een flink aantal. Hoe beheer je die? Het vergt veel administratie en rapporteren aan meerdere stakeholders. Het valt me altijd op dat Mercell dit makkelijk maakt. Het wordt bijna leuk om het te doen.”
Ambities met Mercell
De rol van SURF wordt voor onderwijs- en onderzoeksinstellingen steeds belangrijker. Hoe gaat de samenwerking met Mercell er in de toekomst uitzien? “We kopen steeds meer in”, antwoordt Andres. “Dat wil je in een zo hoog mogelijk tempo doen. Wij sluiten vaak de raamovereenkomst en de instellingen de afnameovereenkomst. We willen dat de instellingen het contract zo snel mogelijk gaan gebruiken. We onderzoeken nu samen met Mercell hoe de software daarin kan faciliteren.”
Arthur ziet daarnaast ook mogelijkheden om de software breder in te zetten. “We hebben ook partners in andere landen zitten. Doordat Mercell veel templates heeft, maar ook de ruimte biedt om verschillende soorten organisaties toe te voegen, kunnen wij buiten Nederland kijken en met onze partners optrekken. We zijn nu bijvoorbeeld een traject gestart voor een DAS voor videosoftware, dat we samen met onze Ierse partner (HEAnet) aanbieden in Mercell. Onderwijsinstellingen in Nederland én Ierland kunnen offertes uitvragen bij de leveranciers die wij hebben voorgeselecteerd.”
“Veel Ierse instellingen zetten nu ook via het DAS tenders uit binnen Mercell en zijn hier ook echt tevreden over. Ik hoor terug dat ze het systeem fijn vinden werken, en dat de templates en velden hen helpen om een project snel te starten. We willen daarom in de toekomst nog vaker de krachten bundelen met onze partners buiten Nederland.”
For procurement, press play ->
