E-tendering als instrument om inkoopdoelstellingen te realiseren

Stichting Koraal - Bianca Muller en Christian Severens

Branche: Jeugdzorg, Onderwijs, Gehandicaptenzorg en Arbeidsparticipatie
Modules: Tender management
Regio's: Zes regio’s - in Limburg en Noord-Brabant - en één landelijk werkend Expertise Centrum

Stichting Koraal is in zes regio’s (Limburg en Noord-Brabant) actief en ondersteunt mensen met een complexe zorg- en ondersteuningsvraag. Inkoop is daarin een essentieel onderdeel en daarom gebruikt Stichting Koraal Negometrix voor al haar digitale offerteaanvragen. We spreken Christian Severens en Bianca Muller, beide inkoper bij Stichting Koraal, over hoe zij de software ervaren en hen helpt de interne organisatie laagdrempelig aan de hand te nemen in inkoopprocessen.

Naast het digitaliseren van offerte uitvragen, behaalt de organisatie flinke voordelen in de beoordelingsfase.
“Voorheen hadden we zes of zeven verschillende inkoopdocumenten. Steeds opnieuw bekeken we dan welk document het beste paste bij de uitvraag en dat brachten we dan op orde. Enorm veel werk. Er was geen standaard, al hebben we dat wel geprobeerd. In Negometrix werken we inmiddels met templates. Kwamen de offertes vervolgens binnen dan manifesteerde zich de uitdaging het beoordelingsproces te structureren. Ondanks ieders goede wil bleek dat collega’s in de beoordelingsfase vaak het werk lieten liggen, inkoop had maar beperkt zicht en grip op dit proces. Het faciliteren van dit proces, op een voor collega’s gebruiksvriendelijke wijze leek ons beter geschikt voor een systeem.”

Stichting Koraal is voor een deel van de organisatie aanbestedingsplichtig. In Noord-Brabant heeft de organisatie namelijk onderwijsstichtingen. Zodra er iets Koraal-breed in de markt gezet wordt, moet dat conform de aanbestedingswet. De verschillende proces templates in Negometrix stellen ons in staat per project de juiste procedure te selecteren.

Voor Koraal is het systeem niet een doel op zich gebleken, maar een middel dat bijdraagt aan haar inkoopambities.
“Voorheen werd inkoop wel eens vermeden. Men had het gevoel dat een traject via inkoop zo maar 9 maanden zou duren. Even zelf snel telefonisch een offerte opvragen had dan al gauw de voorkeur. We wilden dit beeld kantelen en onze interne klanten meer zicht en grip bieden op het inkoopproces. Door deelnemers aan een aanbesteding de juiste rechten te geven kan men real time meekijken in de projecten die we doorlopen. Nu zien de collega’s die een aanbesteding online volgen, dat het heel transparant werkt en dat het zeker ook snel kan. De hoeveelheid tijd die men moet investeren zit niet meer in het inkoopproces, maar enkel nog in het samen bepalen van het Programma van Eisen. Als inkoper ben je zo veel meer de procesbegeleider en de interne klant voelt zich meer onderdeel van het inkoopproces en daarmee het uiteindelijke inkoopbesluit.”

“Natuurlijk zijn we klein gestart met een eerste project. Daarna blijkt dat interne klanten die meegelopen hebben in de software, enthousiast zijn. Tijd en plaats onafhankelijk kunnen ze input leveren. In het begin is het even uitleggen, maar als ze het eenmaal gedaan hebben spreken ze er heel positief over. Beoordelen is eenvoudig, vragen beantwoorden gaat soepel. Dat verspreidt zich als een olievlek. Het helpt dat we bij de aftrap van ieder inkoop traject direct in Negometrix beginnen. Al voorafgaand aan het eerste overleg maak ik het tender in Negometrix aan, voeg iedereen toe en stel de planning op. Dat draagt bij aan de juiste mindset en de bewustwording dat het een gezamenlijke inspanning is. Je hoeft projectdata niet nog eens in de agenda te zetten.”

Dus geen zwaar en langlopend implementatietraject?
“Nee, we zijn het gewoon gaan doen. We hebben niet aan de organisatie gevraagd wat ze ervan vonden, vanaf een bepaald moment zijn we alle trajecten in de software gaan doorlopen. We hebben voorafgaand enkele uren ingezet voor het maken van de templates, met daarin de input vanuit bestaande formats. Dat is vertaald naar de template dat we nu als basis gebruiken. Omdat inkooptrajecten telkens cyclisch doorlopen worden met een beperkt aantal interne klanten konden we de verandering makkelijk managen per inkooptraject, dat ging hand in hand.”

Ook op het gebied van compliancy zijn de voordelen merkbaar.
“Bijkomend voordeel is dat we ook de jurist toegang hebben gegeven. Deze kijkt normaliter na afloop van het traject nog naar het contract. Nu wordt de jurist al aan de voorkant betrokken voordat een overeenkomst opgesteld wordt. Voordeel hiervan is dat we ook juridische vragen van inschrijvers aan de jurist kunnen toewijzen, deze kan zij meteen in de Negometrix beantwoorden. Als we dan tot een overeenkomst komen, is het hele voortraject al bekend. Alles nogmaals doorspitten en controleren is niet meer noodzakelijk. Dat scheelt enorm in de doorlooptijd.”

Maak een afspraak

“Nee, we zijn het gewoon gaan doen. We hebben niet aan de organisatie gevraagd wat ze ervan vonden, vanaf een bepaald moment zijn we alle trajecten in de software gaan doorlopen."

Fouten maken komt ook veel minder voor.
“Vooral als je een offerteaanvraag herhaalt en het format hergebruikt. Voordat we Negometrix gebruikten moest je dan het format van het vorige traject gebruiken. Dat moest je leegmaken of aanpassen waarbij je al snel iets laat staan of vergeet. In Negometrix begin je altijd met een schone lei. En als je eenmaal bezig bent en je wilt iets wijzigen, doe je dat in het systeem. Als je in Word documenten blijft werken moet je veel meer controleren. Klopt alles nog, verwijzen we nog goed. In een systeem gaat dat automatisch en gestructureerder. Dat maakt het makkelijker voor iedereen en ook de verwachtingen zijn meteen duidelijk. Wat moet ik beoordelen en waar moet ik zijn? Je ziet nu precies wie wat beoordeeld heeft. Dat maakt het professioneler en transparanter.”

Naast die meer professionele en transparantere werkwijze, valt het Stichting Koraal op dat ze minder afwijzingsgesprekken hoeft te voeren.
“Aanbieders zien nu heel duidelijk hoe ze gescoord hebben, inclusief opmerkingen van de beoordelaars. De, voor inkoop tijdrovende, brief van vroeger was toch vaker aanleiding voor vragen, nu geeft de software meer inzicht middels de geautomatiseerde gunningsonderbouwing die we beschikbaar kunnen stellen aan aanbieders. Men begrijpt beter de onderbouwing van de gunning of afwijzing.”

Ambities voor de toekomst? 
“We willen van ‘ik moet naar inkoop’ groeien naar ‘het is handig als we langs inkoop gaan’. De toegevoegde waarde is er en kunnen we nu zichtbaar maken. De interne klant behoudt zo grip en zicht op het project én de relatie met de leverancier. Het systeem helpt ons beter onze kennis en expertise te tonen. Je hebt ambassadeurs en promotors nodig binnen de organisatie: ga maar naar inkoop, die doen dat met Negometrix en dat werkt fijn.”

Meer weten?

Lees meer over inkopen met software van Negometrix

Lees meer over software voor de zorgsector

Lees meer klantverhalen

Direct een afspraak maken of een demo inplannen?

Maak een afspraak