Met een DAS en multidisciplinaire teams werken aan waterkeringsveiligheid

Rijkswaterstaat - Tim Kievit

Module: Dynamisch Aankoopsysteem

Door jaarlijkse aanbestedingen van projecten en diensten met een totale waarde van meer dan €3 miljard is Rijkswaterstaat Nederlands grootste inkoper in de grond-, weg- en waterbouw. Recent publiceerde de organisatie een Dynamisch Aankoopsysteem op Mercell voor waterkeringsveiligheid. Onderstaand klantverhaal over het DAS stond oorspronkelijk in het online magazine Rijkswaterstaat &: Zakelijk en Innovatie 02/2020.

Met een dynamisch aankoopsysteem (DAS) voor waterkeringsveiligheid zet Rijkswaterstaat een unieke aanbesteding in de markt. Inkoopadviseur Tim Kievit: ‘Normaal gesproken gebruiken we een DAS voor inhuur. Nu gaan wij er producten mee inkopen, die worden opgeleverd door multidisciplinaire werkgroepen van experts op het gebied van waterkeringsveiligheid.’

Waterkeringsveiligheid is een complexe aangelegenheid, zo vertelt Tim Kievit, inkoopadviseur bij Rijkswaterstaat. ‘In de Waterwet staat dat alle primaire waterkeringen uiterlijk in 2050 moeten voldoen aan de normen die sinds 1 januari 2017 van kracht zijn. Met de nieuwe normeringen geldt er een “basisbeschermingsniveau” voor iedereen in Nederland. Daarnaast worden gebieden waar veel slachtoffers kunnen vallen of waar de economische schade groot zal zijn, extra beschermd. Dit betekent dat er werk aan de winkel is. Maar die werkzaamheden zijn erg complex én kennen een grote variëteit. Gevolg: het is moeilijk om marktpartijen te vinden die álles wat erbij komt kijken, kunnen uitvoeren.’

 

Kaartenbak met 13 categorieën

Daarom zet Rijkswaterstaat een zogenoemd dynamisch aankoopsysteem (DAS) in de markt. Kievit vertelt dat het principe van een DAS niet nieuw is. ‘Een DAS wordt wel vaker gebruikt, maar dan gaat het meestal om inhuur van medewerkers. Dit dynamische aankoopsysteem is bijzonder, omdat we er producten mee inkopen. Daarbij gaat het om concrete plannen en werkinstrumenten die Rijkswaterstaat gaat inzetten om de waterkeringsveiligheid in de praktijk te vergroten.’

Een DAS is een soort digitale kaartenbak, waarbij selectie en gunning van een opdracht uit elkaar zijn gehaald. ‘Een expert komt eerst in het DAS terecht en kan daarna in competitie meedingen naar een nadere opdracht.’

Het DAS voor waterkeringsveiligheid telt 13 categorieën, variërend van hydraulische belastingen tot harde bekledingen asfalt. ‘Marktpartijen kunnen zich inschrijven om voor deze categorieën geselecteerd te worden: voor eentje, voor meerdere of voor allemaal. Zo voorkomen we dat specialistische bedrijven buiten de boot vallen.’

‘Per opdracht stellen we uit het DAS een multidisciplinair projectteam samen’

 

Multidisciplinaire werkgroep

De eisen om in het DAS te komen, zijn laagdrempelig. ‘Het is een relatief lichte barrage. We willen namelijk zo veel mogelijk partijen de kans bieden om mee te dingen naar een opdracht, bij te dragen aan waterkeringsveiligheid en hier kennis over op te doen en te delen. Zitten bedrijven of experts eenmaal in de kaartenbak, dan schrijven ze daarna per categorie in op een specifieke opdracht, die door Rijkswaterstaat in het DAS wordt gepubliceerd.’

De opdrachten worden niet exclusief aan 1 partij of expert gegund. ‘Per opdracht stellen we uit het DAS een multidisciplinaire werkgroep samen, die – soms ook met kennisinstituten – samenwerkt aan het op te leveren product. Dit betekent dat een team kan bestaan uit mensen van verschillende partijen. Dat maakt het natuurlijk ook best spannend.’

Kennisspreiding en -ontwikkeling

Om de projectteams samen te stellen, zijn de opdrachten ingedeeld in 2 percelen. Perceel 1 bevat 2 rollen. Ten eerste een type A-rol, waarbij een expert wordt geselecteerd om de juiste kennis op de juiste plek te krijgen. Daarnaast gaat het om een type B-rol, waarbij kennisroulatie centraal staat. Bij perceel 2 gaat het om een coördinerende of projectleidersrol. Met name de type B-rol is uniek, zo vertelt Kievit. ‘Partijen die een type B-rol hebben binnengesleept, sluiten daarna weer achter aan in de rij. En komen pas weer aan bod als ook andere partijen in de categorie aan de beurt zijn geweest. Hiermee willen we kennisspreiding en -ontwikkeling stimuleren. Alle partijen in het DAS krijgen via de type B-rol de kans om kennis op te doen.’

Het uiteindelijke doel van het DAS is om samenwerking te stimuleren tussen kennisinstituten, Rijkswaterstaat en marktpartijen. ‘Ook draait het DAS om het inzetten van de kennis van kennisinstituten voor de behoeften en doelstellingen van Rijkswaterstaat, waarbij de praktische ervaring en kennis van marktpartijen bijdraagt aan de realisatie van de gevraagde producten. Het idee is om binnen de wereld van de waterkeringsveiligheid kennisverbreding, kennisontwikkeling en synergie aan te jagen.’

"Met Mercell is het beheer van de inschrijvingen van experts en het doen van nadere uitvragen voor specifieke producten een stuk gemakkelijker gemaakt."

Geen maximumaantal

Het DAS is sinds 16 juni 2020 op Mercell gepubliceerd. Dat is redelijk bijzonder, omdat Rijkswaterstaat Mercell over het algemeen niet gebruikt om publicaties van aanbestedingen te plaatsen*. ‘Mercell is een softwaredienst die het beheer van de inschrijvingen van experts en het doen van nadere uitvragen voor specifieke producten een stuk gemakkelijker maakt. Ook kun je steeds dezelfde sjablonen en formats gebruiken. Hoewel we met deze DAS voor waterkeringsveiligheid producten uitvragen en geen inhuur, is het benodigde beheersproces en de ondersteuning wel vergelijkbaar met het inhuurproces. Daarom is onze keuze op Mercell gevallen.’

De officiële aanbesteding loopt initieel tot 1 september 2020, maar daarna blijft het DAS openstaan. ‘Dit betekent dat bedrijven en experts zich kunnen blijven aanmelden. Ook dat is een van de vele voordelen van een dynamisch aankoopsysteem.’ Kievit is benieuwd. ‘We hanteren geen maximumaantal. Ik hoop in elk geval dat we straks een goed gevulde kaartenbak hebben, waarmee we de juiste producten kunnen inkopen om de waterkeringsveiligheid naar het vereiste niveau te tillen.’

*Redactie Mercell: Rijkswaterstaat gebruikt TenderNed voor haar reguliere aanbestedingen. 

Meer weten?

Lees meer over de Mercell inkoopsoftware voor aanbestedende diensten

Lees meer over dynamisch aankoopsystemen met Mercell

Download de brochure over digitaal aanbesteden

Download de brochure over dynamisch aankoopsystemen

Lees meer klantverhalen Maak een afspraak