Dankzij gestructureerd contractbeheer klaar voor effectief contract- en leveranciersmanagement

Mitros - Manon Veldhuizen & Ron Sierink

Branche: Woningcorporaties
Modules: Contractmanagement
Wooneenheden: 30 duizend
Jaarlijks spend vastgoed: 100 miljoen euro

Mitros is met bijna 30.000 wooneenheden de grootste woningcorporatie in Utrecht en Nieuwegein. De organisatie bestaat uit 350 medewerkers en spendeert zo’n 100 miljoen per jaar aan vastgoed.  We spreken Ron Sierink (inkoopcoördinator) en Manon Veldhuizen (contractmanager) over hun groei van contractbeheer naar contract- en leveranciersmanagement, ontwikkelingen in de organisatie en de inzet van de juiste tools.

Voorheen alleen contractbeheer

“Als woningcorporatie willen we het maatschappelijk geld uiteraard efficiënt uit te geven. Die verplichting voel je en dat leidt tot een behoefte aan professionalisering van ons opdrachtgeverschap. Van daaruit ontstaan vervolgens weer bepaalde bewegingen. Zo hadden we voorheen alleen contractbeheer. Nu voeren we echt contractmanagement uit door middel van prestatiecontracten die we afsluiten. Een duidelijke groei van enkel operationeel administratieve werkzaamheden, naar het in kaart brengen van echte resultaten.”

Die verandering van contractbeheer naar contractmanagement vond niet van de ene op de andere dag plaats.

“Je ziet een groot verschil met 6 jaar geleden. Destijds waren we als afdeling onderdeel van Finance en Control, waarin je zaken voornamelijk achteraf bekijkt. Nu zijn we onderdeel van Strategie en Advies en zitten we dus meer vóórin het proces. Dat zegt iets over onze huidige rol en de behoeftes op directie- en bedrijfsniveau. Daarbij is het doel processen, mensen én tooling nauwer met elkaar te verbinden. Er is meer synergie nodig.

We bemoeien ons in feite met alle domeinen. Van sloop tot nieuwbouw, asbestsanering tot liftonderhoud, mutatieonderhoud, planmatig onderhoud en renovatie. Daarin hanteren we een duidelijke strategie: wat doen we zelf en wat vragen we aan de markt. En hoe laten we dat procesmatig goed op elkaar aansluiten. Dat noem ik professionaliseren. De juiste tooling is daarin een belangrijk aspect.”

“De juiste tooling is een belangrijk aspect in de professionalisering.”

Doorgroei naar KPI’s en prestaties meten

Het contractbeheersysteem dat Mitros voorheen gebruikte, bleek niet voldoende.

“Terwijl onze organisatie groeide naar meer behoefte aan effectief contractmanagement, keken we naar onze tooling. We merkten al gauw dat die niet voldeed. Ons ERP-systeem was niet ver genoeg, het contractbeheersysteem was te basic. Samen met enkele andere woningcorporaties hebben we toen gekozen voor Mercell. Die samenwerking met andere woningcorporaties helpt nog steeds. We kijken regelmatig bij elkaar in de keuken.

Contractbeheer ging voorheen niet verder dan een overzicht van alle contracten en het registreren van opzegtermijnen. Dat was prima. Bij de overstap naar Mercell hebben we dat ook gelijk overgenomen. Maar we wilden verder: sturen op KPI’s en prestaties meten. Dan zoek je iets meer dan enkel een beheersysteem.”

De overstap naar Mercell ging vrij eenvoudig

“Bij de overstap hebben we gelijk alle contracten geïmporteerd en weer geactualiseerd. Samen met Mercell hebben we nu geleerd hoe we de software naar wens kunnen inrichten. We kunnen er echt ál onze informatie in kwijt. We maken bijvoorbeeld extra contractvelden aan, zoals het registreren van de afspraken rondom indexatie. Zo kunnen we er onze eigen componenten aan toevoegen. Aan het einde van het jaar maken we dan een mooie rapportage met betrekking tot indexering. Welke contracten komen in aanmerking voor indexatie en welke formule is van toepassing? Voorheen moesten we dat elk jaar weer opnieuw uitzoeken, los per contract. In dat opzicht hebben we flinke stappen gemaakt.”

Dat de basis rondom contractbeheer stevig staat, betekent dat de organisatie klaar is voor de volgende stap.

“Nu kijken we hoe we met al die prestatiecontracten verder kunnen gaan. De evaluaties vinden plaats, maar nog te versnipperd in de organisatie. Intern hebben we het contractbeheer vastliggen, maar de leveranciersbeoordelingen vinden verspreid in de organisatie plaats. Al die informatie moet bij elkaar komen. Bij Mercell zijn de module prestatiemetingen en leveranciersmanagement hiervoor uitstekend geschikt. Daarin kunnen we alle informatie kwijt: beoordeling, prestaties, certificaten, alles wat je met elkaar hebt afgesproken.”

Mitros wil groeien naar een systeem waarin zowel de contracten als de rapportages, beoordelingen en certificaten op één plek beheerd worden.

“Op intranet staat alles versnipperd. Informatie over de afdeling, beleidstukken, maar ook documenten met prestaties van leveranciers. Naast dat die beoordelingen ook nog wel eens in postvakken blijven zitten, ligt het zo wel erg versnipperd in de organisatie. Je wilt dat alles bij elkaar komt voor betere ontsluiting en rapportages. Dat is de volgende stap waar Mercell ons in kan helpen. Zo zie je ook of leveranciers die bij de ene afdeling goed presteren, nuttig zijn voor andere afdelingen.”

“Omgevingen als SharePoint zijn dan vaak beperkt tot één project. Je moet het breder kunnen ontsluiten.”

Ron en Manon zijn nu de enige die werken met contractbeheer van Mercell. Dat werkt goed, maar voor de toekomst moet dat anders.

“Notificaties komen allemaal bij Manon binnen en die activeert het proces. Wij zien waar contracten aflopen, waar leveranciers wellicht bij meerdere klanten zitten en brengen verbindingen aan. Alleen is dat nu nog wat te makkelijk voor de organisatie. Ze moeten niet te veel op Manon gaan leunen maar meer zelf gaan doen.

We willen het minder afhankelijk maken van de persoon. Want ook vanuit asset managers en directie is er meer behoefte om te weten wat complexen doen. Omgevingen als SharePoint zijn dan vaak beperkt tot één project. Je moet het breder kunnen ontsluiten.”

Hebben jullie nog tips voor organisaties die niks met digitaal contractbeheer doen?

“Het contractbeheer digitaliseren is een basale stap van het in kaart brengen van je contracten. Je wordt dan niet meer overvallen door het feit dat je op basis van condities van de verkopende partij door moet met een contract. Soms zelfs een contract waar je niet eens mee door wil.  Je bent zo in staat beter in kaart brengen wat er niet goed gaat en kan indirecte kosten voorkomen. Beheer is gewoon ontzettend belangrijk als eerste stap.”