Hoe een woningcorporatie het planmatig onderhoud digitaliseerde

Woonbron - Michel Langen

Branche: Woningcorporaties
Modules: Tendermanagement, Contractmanagement, Leveranciersmanagement
Wooneenheden: 40-45 duizend
Jaarlijks onderhoud: 25 miljoen euro

Woonbron heeft als een van de eerste woningcorporaties het volledige proces van het inkopen en aanbesteden van planmatig onderhoud gedigitaliseerd. Ruim 500 werken, variërend van 3.000 euro tot 2 miljoen euro, worden jaarlijks digitaal aangeboden aan vooraf gekwalificeerde leveranciers.

Dit levert Woonbron, afdeling Werkvoorbereiding en Advies, veel tijdswinst op en zorgt voor eenduidige en transparante aanvragen. Het proces wordt daarnaast ondersteund met een digitale app die alle stappen in het onderhoudsproces, van inkoopvoorstel tot en met het vastleggen van toezicht en opleveren van werkzaamheden, digitaal vastlegt. Medewerkers werkvoorbereiding en opzichters kunnen met hun iPad papierloos op pad.

Michel Langen, teamleider onderhoud bij Woonbron, licht met veel passie toe hoe dit proces zich heeft voltrokken. Hij is een van de drie teamleiders binnen de afdeling Onderhoud bij Woonbron, met een team van opzichters en een team werkvoorbereiders onder zich. Binnen dat laatste team is enkele jaren terug de behoefte aan volledig digitaal werken ontstaan. De weg hiernaartoe is geleidelijk ingezet en verspreid zich nu als een olievlek door de organisatie.

Digitalisering van het onderhoudsdomein

“Sinds de centralisatie van het onderhoudsdomein werken we met een centrale werkvoorbereiding die alle offerteaanvragen voorbereid. Aanvankelijk ging alles met de post: Werkvoorbereiders stuurden de offerteaanvragen de deur uit, aannemers mochten hun offerte weer per post terugsturen. Later kwam er een centrale brievenbus waarin offertes werden ingeleverd. Het bevorderde de uniformiteit, maar aannemers moesten vaak voor een klus van een paar duizend euro speciaal naar Dordrecht reizen. Dat was eigenlijk waanzin.”

“Na een korte periode van enkele digitale aanbestedingstrajecten, zijn we al snel overgestapt op volledige digitalisering. Digitaal indienen was verplicht voor onze leveranciers, maar bij de opening van de (digitale) kluis mochten aanbieders nog aanwezig zijn. Dat wekte vertrouwen, en hebben twee maanden als overbrugging gedaan. Sindsdien werkt het eigenlijk voor beide kanten naar volle tevredenheid. Transparant en duidelijk.”

“Dankzij het digitaliseren van offerteaanvragen boekten we direct tijdwinst. De doorlooptijd hebben we nu verkort van gemiddeld 5 weken, naar ongeveer 3 weken. Door het gebruik van sjablonen hoeven werkvoorbereiders alleen nog afwijkende zaken die we willen uitvragen, zoals bijvoorbeeld een plan van aanpak, toe te voegen om vervolgens de digitale aanvraag eenvoudig te versturen.”

De voordelen smaakten al snel naar meer.

“Het streven was al snel om het hele traject van planmatig onderhoud helemaal papierloos te maken. Het deel van offerteaanvragen tot aan de opdrachtverlening, is opgelost met Negometrix. Daarnaast hebben we een app, die het inkoopvoorstel en het vastleggen van toezicht en oplevering, digitaal vastlegt.

"Het streven was al snel om het hele traject van planmatig onderhoud helemaal papierloos te maken."

Als een olievlek door de organisatie

De aanpak van Woonbron kenmerkt zich duidelijk als olievlek: klein beginnen, langzaam uitbouwen. Voor de doorgroei naar professioneel opdrachtgeverschap is samen met een inkoopadviseur het contract- en leveranciersmanagement vormgegeven. Daarmee is de organisatie inmiddels zover, dat ook buiten de afdeling onderhoud, contracten in Negometrix worden beheerd en leveranciers worden opgevoerd.

 “De behoefte aan een systeem om contracten vast te leggen en te kunnen managen was breed in de organisatie aanwezig. Na een start bij de afdeling onderhoud, groeit het inmiddels langzaam door naar andere afdelingen zoals Facility, I&A (Informatie & Automatisering) en P&O. Alle contractpartners zitten inmiddels netjes in Negometrix. Het projectbureau dat haar aanbestedingen tot voor kort op papier deed, is nu ook gestart met digitaal uitvragen van offertes of opdrachten in bouwteam. Ook zij zagen dat het heel eenvoudig en snel ging. Ze keken eerst bij onderhoud mee, waarna wij hen verder wegwijs hebben gemaakt in de software.”

“De behoefte om te digitaliseren kwam bij Woonbron echt vanaf de werkvloer. Vanuit het team dat met de offertes bezig was. Het heeft duidelijk gemaakt dat wanneer iedereen meedenkt en meewerkt, je echt stappen kunt zetten in een relatief korte tijd.”

 

 

Contractmanagement  

De digitalisering had ook andere effecten als bijvangst.

“Het leuke was toen we de contracten gingen opvoeren, we ons er echt in moesten gaan verdiepen. Wat is de exacte inhoud, opzegtermijn, wanneer loopt het contract af? Dan gaat het onderwerp leven en maak je direct een verbeterslag.”

“In Negometrix leggen we vooral het contract zelf vast inclusief periodieke voortgangsverslagen, opzegtermijn en contactpersonen. Op die manier kunnen we de signaalfunctie gebruiken om het contract te prolongeren of op te zeggen. Dat doen we nu vooral voor de grotere collectieve contracten met actief beheer, zoals bijvoorbeeld het onderhoud van liften voor 400 complexen. In een logboek bij het contract registreren we dan voortgangsgesprekken en we houden KPI’s bij. Daarnaast koppelen opzichters en gebouwbeheerders hun ervaringen terug aan de contractverantwoordelijke (werkvoorbereider) en dat komt dan eveneens in het log terecht bij het contract.”­­

“Het leuke was toen we de contracten gingen opvoeren, we ons er echt in moesten gaan verdiepen. Wat is de exacte inhoud, opzegtermijn, wanneer loopt het contract af? Dan gaat het onderwerp leven en maak je direct een verbeterslag.”

Kwalificeren van leveranciers

Ten slotte heeft Woonbron, naast het digitaliseren van aanbesteden en contracten, ook de kwalificatie van leveranciers gedigitaliseerd. 

“In een leverancierslijst hebben we 30 verschillende disciplines aangemaakt en elke leverancier kan bij zijn aanmelding aangeven in welke discipline(s) hij bekwaam is. Aanvullend hierop hebben we voor het beheren van verklaringen nu een eerste opzet klaarstaan die we spoedig uit willen rollen. Naar verwachting gaat dat vanaf eind 2018 ook via Negometrix. De leverancier ontvangt dan automatisch een notificatie over een verlopen verklaring zoals een KvK uittreksel of WKA-verklaring en kan deze zelf uploaden. Zo leggen we meer verantwoordelijkheid en controle bij de leveranciers.”

Meer weten?

Lees hier alles over de voordelen en modules voor Woningcorporaties.