Met Mercell Negometrix4 een moderne inkooptool waarmee iedereen direct aan de slag kan

GGNet - Chiel Willems

Branche: Geestelijk gezondheidszorg
Modules: Mercell Negometrix4 Tender management
Medewerkers: 2200
Locaties: 40

GGNet is instelling voor geestelijke gezondheidszorg in de regio Zutphen, Doetinchem, Arnhem, Zevenaar en Apeldoorn. De organisatie bestaat uit ongeveer 2200 medewerkers verdeeld over 40 locaties en levert zorg vanuit verschillende financieringsstromen van zorgverzekeraars tot gemeenten. Chiel Willems, manager Inkoop, werkt samen met drie collega’s (inkoper, contractbeheer en assistent inkoper). Bij zijn start bij GGNet koos hij direct voor Mercell Negometrix4, de nieuwste applicatie van Mercell.

De organisatie zocht een moderne tool waar zowel directe collega’s bij afdeling Inkoop, als managers uit de business meteen mee aan de slag konden. Hij vertelt over zijn keuze en welke voordelen dit meebrengt voor GGNet.

“Voorheen werd bij GGNet vrij traditioneel ingekocht. Inkoop werd laat betrokken bij het proces. Er werd daarnaast niet gesproken over hoe inkoop de organisatie echt beter kon maken. Nee, het ging voorheen vooral over het onderhandelen van een zo scherp mogelijk contract. De keuze voor een leverancier was al gemaakt. Per saldo levert dat weinig op voor de organisatie. Omdat we maar met vier mensen zijn, hebben we daarnaast niet de tijd om overal bij te zitten. We hadden echt een tool nodig om onze tijd goed en efficiënt te besteden. Mercell Negometrix4 heeft ons daarin enorm geholpen.”

Afdeling Inkoop was gebaat bij een gebruiksvriendelijke, moderne tool waar iedereen, vanuit hun eigen locatie direct mee aan de slag kon. Zonder uitgebreide training en implementatietrajecten.

“GGNet werkte voorheen met Mercell Negometrix3. De manier waarop het systeem werd ingezet, was echter niet optimaal. Men zag het als een controlemiddel: alle vinkjes moesten kloppen en dan zat het goed. Nu werken we veel meer op basis van vertrouwen. Het moet voor ons geen lijst worden met 100 punten, maar leiden tot het beste wat iemand kan leveren voor hetgeen we willen hebben. Vanuit mijn vorige werkgever had ik al ervaring opgedaan met Mercell Negometrix4, vandaar dat ik heb aangestuurd op de overstap.”

De look & feel van Mercell Negometrix4 speelde in de keuze een duidelijke rol.

“Je moet eerlijk zijn. Sommige projectgroepleden loggen misschien maar één keer per jaar in. Of nog minder. Dan moet het simpel werken. In het inkoopproces gaan we eerst inhoudelijk met de business in gesprek. Vervolgens krijgt de klant een inlog en gaat aan de slag in Mercell Negometrix4. Over het algemeen loggen ze allemaal zelf in zonder training vooraf. De uitstraling van de applicatie is belangrijk. Het systeem presenteert zich lekker, het is makkelijk. Zulke dingen maken je werk ook leuk. Inkopen is weleens taai en kent veel herhaling, maar Mercell Negometrix4 ziet er fijn uit en het werkt vóór je. De lay-out is helder en eenvoudig maar werkt daarnaast ook goed op mobiele apparaten. De directe chat-functie met de servicedesk is eveneens handig. Je stelt een vraag en werkt ondertussen door, terwijl je in contact bent met support. Zulke dingen mag je inmiddels wel verwachten van een moderne app.”

"Je moet eerlijk zijn. Sommige projectgroepleden loggen misschien maar één keer per jaar in. Of nog minder. Dan moet het simpel werken."

 

Het inkoopproces werd duidelijker voor iedereen.

“Een tool als Mercell Negometrix4 dwingt je goed na te denken over je aanvraag en de planning. Deze basiszaken moeten op orde zijn, maar dat is niet altijd vanzelfsprekend binnen de zorg. Telkens een strakke opbouw zorgt voor veel duidelijkheid bij alle partijen. Wanneer kunnen we vragen verwachten, komen de offertes binnen en moeten we gaan beoordelen? Mijn directe collega is er ook gewoon zo mee aan de slag kunnen gaan zonder uitgebreide training.”

Direct een afspraak maken of een demo inplannen?

Maak een afspraak

"Een tool als Mercell Negometrix4 dwingt je goed na te denken over je aanvraag en de planning."

 

Voor veel zorginstellingen is het lastig de business mee te nemen in het inkoopproces.

Bij GGNet hebben goede resultaten tot een ommekeer gezorgd, maar zijn ze er nog niet. “Vanuit de business is er weinig weerstand geweest voor het gebruik van Mercell Negometrix4. Het gebruik van de tool komt zijdelings ter sprake in het eerste gesprek. Het is onze werkwijze en het helpt ons als afdeling en organisatie. Als je een aantal keer kan aantonen dat je als inkoop een wezenlijke bijdrage hebt gehad in het resultaat, helpt dat in toekomstige vraagstukken. Dan komen ze vanzelf wel bij je.”

Op afstand kunnen samenwerken is voor GGNet een enorme stap vooruit gebleken.

“Elke stakeholder kan zelf inloggen en alle stukken zien. Het dossier is telkens compleet en op één plek verzameld. Maar het grootste voordeel: je hoeft niet meer telkens in overleg te zitten. We hebben veel parttimers en mensen op een andere locatie. Reken maar uit: een manager zorg die even op en neer moet voor het bespreken van de aanvraag en alles gezamenlijk moet doornemen. Dat hoeft allemaal niet meer. Het is nu inloggen, kort facetimen of bellen en klaar.”

"Reken maar uit: een manager zorg die even op en neer moet voor het bespreken van de aanvraag en alles gezamenlijk moet doornemen. Dat hoeft allemaal niet meer."

 

Naast de directe collega’s en de business, zijn ook leveranciers tevreden.

“Afdeling inkoop is nodig voor de kritische noot binnen de organisatie. Zo groeien we verder en maken we zorg betaalbaar. Maar je hebt de leveranciers ook nodig, we moeten het aantrekkelijk maken bij ons te leveren. Het hele proces is voor hen helder: waar kunnen ze terecht, wat is de structuur, de aanpak – het inkoopproces zit er gewoon volledig ingebakken. Dat maakt mensen blij.”

Volgens Chiel begint het met inkoop anders te benaderen dan voorheen. “Kijk anders naar inkoop. Voorheen zagen we een tool als middel om zaken af te vinken, als een controle mechanisme. Dat is ouderwets denken. De markt bedenkt iets goeds, daar moeten we samen uitkomen. Je zult daar ruimte voor moeten geven in je systeem. Vooral dat maakt het leuk om te gebruiken.”