Hoe een innovatieve gemeente de interne organisatie en het MKB optimaal bereikt
‘Het buiten van de Randstad’, zo wordt de gemeente Stichtse Vecht en haar omgeving ook wel genoemd. De gemeente is in 2011 ontstaan uit een fusie van de gemeenten Maarssen, Breukelen en Loenen. Daarmee is het met 65.000 mensen de vier na grootste gemeente in de provincie Utrecht.
Aan alles binnen gemeente Stichtse Vecht is te merken dat men hier snel innoveert, nieuwe werkvormen introduceert en de inwoners actief betrekt. De gemeente ontving tevens een nominatie voor de ‘Inkoopafdeling van het Jaar’ tijdens de Gebruikersdag 2018. Ze ontwikkelden een visie genaamd D.O.E.: Digitaal en data-gestuurd, Omgevingsgericht en Effectief.
“Omgevingsgericht betekent dat er oog is voor de omgeving, de situatie. In 2015 is daarom een heroriëntatie uitgevoerd op de inkoopfunctie en met behulp van een nulmeting (MSU) onze inkoopvolwassenheid bepaald. Dit was de start van het professionaliseren van onze inkoopfunctie.”
Richard Neijndorff, 10 jaar werkzaam in verschillende rollen binnen de gemeente, kreeg de ruimte om deze doorontwikkeling vorm te geven en zich verder te ontwikkelen binnen het vakgebied.
“Vanaf 2016 vormden we de organisatie om naar een centraal gecoördineerd model. De verantwoordelijkheid blijft daarmee bij de afdelingen, maar centraal houden we meer regie op het proces. We hadden alleen voorheen geen overzicht. Hoeveel wordt er ingekocht? Wanneer wordt er afgeweken van het inkoopbeleid? Hoe staat het met de doelmatigheid en rechtmatigheid? Inkooptrajecten en dossiers lagen namelijk verspreid door de hele organisatie. Daarnaast zagen we in toenemende mate de verwachting dat de inkoopadviseur een regierol vervulde.”
Op zoek naar meer regie
In de zoektocht naar passende software, gaf de combinatie van de inkooptool en het decentraal inkoopformulier bij Mercell de doorslag. “Het digitaal startformulier paste goed bij hoe wij willen werken. We werkten al met een analoog startformulier van vier pagina’s. Dat vonden mensen erg ingewikkeld, bovendien moest het ook nog worden ondertekend door een manager. Dat moest eenvoudiger én digitaal kunnen.”
Lagere drempels, meer grip
“De introductie van Mercell en het decentraal inkoopformulier hebben duidelijk drempelverlagend gewerkt. Met één druk op de knop kan nu iedere medewerker in de organisatie het formulier invullen, insturen en een inkoop starten. Van de daaruit voortkomende inkooptrajecten is vervolgens de doorlooptijd korter geworden. Dat komt met name doordat autorisaties door bijvoorbeeld een budgethouder nu digitaal verlopen.”
“Daarnaast kijkt de interne klant zoveel mogelijk mee in de software. Zo zien ze ook de planning en zien ze wat er wanneer van ze wordt verwacht.”
"
Dankzij het decentraal inkoopformulier een rijke bron aan managementinformatie
“Je ziet nu wie, wanneer, wat heeft geaccordeerd, wanneer er is afgeweken en wanneer dat vervolgens is goedgekeurd. Daarnaast is duidelijk zichtbaar hoeveel Europees, nationaal of als onderhands traject de markt op is gegaan.”
“Het hele proces is ondertussen een echte noodzaak geworden, ook op het gebied van SROI (Social Return). Dat zit nu volledig in het formulier gebakken. Vroeger moest men in een tabel opzoeken op welke wijze men moest inkopen. In een andere tabel zocht men op wie ze op basis van hun inkoopwaarde moesten bellen. Nu wordt er direct een procedure geadviseerd en bij een bepaalde opdrachtwaarde automatisch de projectleider Social Return aangehaakt.”
Inkoopcafé voor een optimale connectie met het MKB
“Stimuleren van het gebruik is noodzakelijk, alleen met de tool ben je er niet. Het formulier onder de aandacht brengen gaat verder dan een keer aanschuiven bij een teamoverleg of een instructie op intranet.”
“We organiseren regelmatig inkoopcafés om op een informele manier met collega’s maar ook ondernemers in contact te komen. Bijvoorbeeld een bijeenkomst rondom de nieuwe manier van werken bij Inkoop. Naast inkoopadviseurs en iemand die de spend-analyse presenteerde, sloot ook Mercell aan. Zo konden collega’s ook eens met die mensen in gesprek gaan. Dat creëert meer draagvlak voor het inkoopproces en het destijds nieuwe decentraal inkoopformulier.”
“Een andere vorm was het inkoopontbijt op de ‘Dag van de Ondernemer’. Lokale ondernemers leerden daarbij van de ervaringen van andere ondernemers op het gebied van inkoop en kansen benutten in opdrachten van de overheid. Mercell is voor hen natuurlijk veel breder te gebruiken dan enkel voor onze gemeente.”
“De leverancierslijst hebben we hier eveneens aangekondigd. We willen als gemeente namelijk dat ondernemers zich kunnen profileren. Regel bij ons inkoopbeleid is dat bij een onderhands traject er altijd minimaal één lokale ondernemer wordt gevraagd. De leverancierslijst voorkomt willekeur en vereenvoudigt het selectieproces.”
“Stimuleren van het gebruik is noodzakelijk, alleen met de tool ben je er niet."
Inkoopadviseur kan zich zo meer focussen op doelmatigheid dan rechtmatigheid
“Ik heb van Stichtse Vecht veel ruimte gekregen de inkoopfunctie te professionaliseren en werd uitgedaagd dit op een creatieve wijze te doen. Ik heb deze kans uiteraard met beide handen aangepakt.”
“Een collega kan nu snel een inkooptraject opstarten en de inkoopadviseur kan – doordat rechtmatigheidscontroles zijn ingebouwd – zich meer focussen op doelmatigheid. Verder zorgt de ondersteuning vanuit Mercell ervoor dat onze regierol beter kan worden opgepakt.“
En de toekomst?
“Op dit moment houdt het werk op bij het getekende contract. De inkoopfunctie stopt daar. Vooral de uitnutting van het contract en echt contractmanagement, daar zie ik de komende jaren nog wel ontwikkeling in. We blijven innoveren!”
Zelf onze software ervaren?
