Digitale tools telkens weer digitaler gebruiken

Gemeente Rotterdam - Huub van Putte en Richard Brabers

Sector: Publieke sector
Module: Intake management, Tender management, Dynamisch aankoopsysteem, Leveranciersmanagement

De data in TenderNed is duidelijk: Gemeente Rotterdam is de grootste inkoper van Nederland. In haar ambities is de afdeling Inkoop en Aanbestedingen daar niet voorzichtiger in: “Samen de ambities van de stad waarmaken door met inkoop en aanbestedingen het beste voor Rotterdam naar binnen te halen.”

Maar hoe doen ze dat? We spreken met Huub van Putte (Teamleider Inkoop) en Richard Brabers (Inkoopexpert).

Richard: “Bij mijn vorige werkgever was ik voornamelijk maar bezig met het proces van aanbesteden. Een aanbesteding starten en weer afronden. Nu, bij gemeente Rotterdam, zie ik ook de voor- en achterkant. Neem bijvoorbeeld het bestelproces, hoe dat moet worden ingericht. Ik was daar vroeger niet bewust mee bezig. Dat is voor degene met het contract, dacht ik dan. Dat is toch wel het grootste voordeel als je werkt bij een grotere organisatie; je ziet alles veel breder hier.”

En dat is ook volgens Huub de reden dat Rotterdam koploper is in Nederland. “In Rotterdam is alles groot: pennen en potloden, schapen voor dijkbegrazing, bedrijfskleding, vrijwel alles moet Europees worden aanbesteed”

Inkopers laten focussen op dat wat leuk is

Huub is binnen de gemeente een van de voortrekkers van allerlei digitale verbeteringen én vernieuwingen. Zelf wil hij de ‘administratieve rompslomp binnen het inkoopproces zoveel mogelijk robotiseren’. “Inkopers kunnen dan focussen op wat leuk is.” Hij is daarom ook druk bezig met API’s, Artificial Intelligence en data-gedreven werken. “Helemaal aan het begin van mijn inkoopleven heb ik de oprichting van Negometrix (nu Mercell Nederland) nog meegemaakt. Toen was Jan Siderius net live.”

In totaal werken er zo’n 50 inkopers bij de gemeente. “We zijn één van de weinige gemeenten met een centrale administratie en centrale inkoopafdeling die de aanbestedingen uitvoert namens de clusters. Als inkoper moet je daardoor een goede sparringpartner zijn voor de clusters. Goed kunnen meepraten, communiceren over social return, MVI, duurzaamheid, circulariteit en bijvoorbeeld ook over emissieloze logistiek. ”

“Het kennisniveau is hoog”,vult Richard aan. “Daardoor is er meestal geen strijd over het ‘moeten aanbesteden’. De contractmanager weet het zelf al. Die verplichting is redelijk goed ingebed. Categoriemanagement is de grootste uitdaging op dit moment: hoe ga je het aan elkaar koppelen? Als het ene cluster ergens mee bezig is, hoe ga je daar dan op inhaken?”

 

Meer dan een systeem voor enkel e-aanbesteden

Een belangrijk thema voor inkoop is de digitalisering. “In 2008 werkte Rotterdam al met Commerce-hub (later onderdeel geworden van Negometrix). Maar Commerce-hub werd niet door iedereen gebruikt. Er was toen nog geen centrale organisatie. Het ene cluster gebruikte het niet, het andere weer wel. Sommige clusters hadden ook slechts één inkoper. Een aantal jaren later moest het inkoopsysteem opnieuw worden aanbesteed. Met die aanbesteding is toen ook besloten om het voor het hele concern in te voeren.”

“We doen alles via de software van Mercell: zowel meervoudig, als Europese aanbestedingen.” Ondertussen kijkt Huub even op zijn eigen dashboard. “Op dit moment zijn dat er 525. Dat is nog exclusief de aanvragen uit het Dynamisch aankoopsysteem (DAS). Dat zijn er nog eens 1.500. Uit één DAS! Maar let wel, daar zit ook een team van onze HR-afdeling op.”

Maar enkel een systeem voor e-aanbesteden was niet voldoende. De gemeente heeft zelf ROM (Rotterdamse Online Marktbenaderingsportaal) gebouwd. Begeleidingssystematiek voor bestellers om een bestelling te kunnen maken en hen door het hele proces te begeleiden. Huub: “Er zijn ongeveer 3.000 aanvragers (ook wel bestellers). Het proces van goedkeuren en verrijken is dermate geavanceerd in Oracle, dat er een koppeling is gebouwd. Blijkt dat wat de aanvrager invoert een aanbesteding is? Dan gaat de input van Oracle naar de software van Mercell om daar een tender te starten. Is de tender afgerond, dan archiveer je hem en dan stuurt Mercell een archief terug naar Oracle.

Een belangrijk thema bij ons is het ‘dossier op orde hebben’. Contractmanagement hoort daar ook bij. Dat moet verrijkt worden met het dossier uit Mercell. Zo worden velden met data vanuit de eerste aanvraag steeds hergebruikt. De leverancier vult zijn gegevens in en die worden automatisch meegenomen. Eenmalige invoer, meermalig gebruiken. Mercell stuurt dus niet alleen het archief, maar ook andere gegevens mee naar contractmanagement. Je hoeft dat dus niet allemaal weer over te tikken.”

Voor de DAS externe inhuur hebben we een robot gebouwd. Die neemt data over uit Mercell. De inkoper keurt een leverancier goed en ’s nachts wordt die leverancier opgevoerd in de Leveranciersmanagement module. De robot hangt er de juiste documenten aan. De inkoper hoeft niks meer te doen. Huub: “Door slimme koppelingen proberen we handmatige acties te voorkomen. De uitdaging is om daar nog verder in te gaan, dit is namelijk een ‘domme’ robot. We willen een slimme. Deze tikt alleen maar gegevens over. Een slimme kan ook kijken of de leverancier al bestaat en of er misschien slechte ervaringen zijn. Dan kom je dus in het Artificial Intelligence stuk. Hoe gaat dat zich bij inkoop ontwikkelen?”

“Systeemondersteuning blijft het belangrijkste aspect. Welke ontwikkeling dan ook, dat blijft. Het zal een verschuiving worden van inkopers die je nodig hebt. Dat zijn straks geen administrateurs meer. Dat worden echt de communicators, onderhandelaars, regelaars. Niet het intikken van de formuliertjes om de uitvraag te doen. Dat zal allemaal automatisch gaan. Door die automatisering kun je je meer focussen op het échte inkoopwerk. “

Richard vult aan: “Zelfde met die archivering, dat scheelt gewoon weer wat werk. Samen met Mercell zorgen we ervoor dat die administratieve handelingen zo laag mogelijk zijn. Een ander belangrijk aspect is de herkenbaarheid en gelijksoortigheid van uitvragen borgen. We hebben een bibliotheek met kennisdocumenten en uitleg van de beoordelingssystematieken. Alles zit daarin. Niet alleen de sjablonen, maar ook de documenten met uitleg.”

“Het belangrijkste is het inkoopproces maximaal ondersteunen. Als je een meervoudig onderhandse aanbesteding verzendt, hoef je jezelf geen zorgen meer te maken over of de mail nog goed binnenkomt.”

 

Samenwerkingen waar je blij van wordt

Huub: “Het belangrijkste aspect van de software van Mercell en e-aanbesteden is wat mij betreft de kluisfunctie. Het feit dat die er is, dat maakt het bijzonder. Al die andere inkoopsystemen roepen dat wel, maar kunnen het niet altijd. Daar zit eigenlijk de kracht van Mercell. Als publieke inkoper is een kluisfunctie een absolute must. Enerzijds voor de Aanbestedingswet, maar anderzijds ook om de objectiviteit en integriteit te waarborgen. TenderNed heeft deze functie natuurlijk ook.”

Door al die jaren die de gemeente Rotterdam nu met Mercell samenwerkt, is er meer ontstaan dan enkel het gebruik van een systeem voor digitaal aanbesteden. Huub: “De toegevoegde waarde zit hem erin dat we naar elkaar zijn toegegroeid. Niet alleen software maar ook consultancy, ondersteuning en samenwerking. Een tijd geleden (voor Corona) kwam een consultant van jullie hier een periode over de vloer voor ondersteuning, elke maand. Als een soort vraagbaak. Dat zijn wel samenwerkingen waar je blij van wordt. Net als de trainingen die jullie verzorgen. Die hadden we in-house gedaan om het wat meer Rotterdams te maken. Dat missen we nu wel in de Corona-crisis. Zodra dat weer mag, gaan we dat weer oppakken. Dat doet zo veel met de junioren. Die eerste lichting, allemaal op de foto met hun certificaat. Dat vergeten ze nooit meer.”

“Maandelijks overleggen onze zelfbenoemde Mercell-beheerders met de accountmanager van Mercell om verbeterslagen in het gebruik te bespreken en feedback te delen met als doel samen beter te worden. Ieder kwartaal hebben we ook op strategisch niveau contact met elkaar. Doordat we op verschillende vlakken in contact staan is er echt sprake van een effectieve samenwerking.”

“De meeste tijd gaat hem ook niet zitten in het klaarzetten van Mercell. Het belangrijkste is het overleggen met de clusters over wat ze nou écht willen. En hoe ga je dat uitvragen. Daarbij hoort goed gereedschap waar je blij van wordt om het te gebruiken. Daarom willen we in de toekomst overstappen op Negometrix4. Zowel voor ons, als de leverancier. Het ziet er gewoon wat frisser en fruitiger uit en is ook gebruiksvriendelijker voor onze leveranciers.”

Volledig in control

“We willen de digitale tools veel digitaler gebruiken, zoals de checklists, vertelt Huub. De checklists helpen interne stakeholders zoals juridisch adviseurs met het doorlopen van bepaalde stappen ter goedkeuring voordat de inkoper verder mag. “Daarmee maak je een enorme efficiency slag. In plaats van het handmatig schrijven van je BD’s (beschrijvend documenten) maak je ze digitaal. Maar daarnaast leven we ook in een enorme luxe. We hebben 6 juristen (juridisch aanbestedingsspecialisten) die alle aanbestedingen controleren en meelezen én helpen én adviseren. Ga dat maar eens bij een kleine gemeente zoeken.”

Het resultaat? We zijn in control. Allemaal omdat we alle processen zo goed hebben kunnen inrichten. Goede mensen, goede systemen, robots, AI, opleidingsbezetting waar iedereen jaloers op wordt. De eerste NEVI-inkoper voor het sociaal domein is al afgeleverd. Maar dat is een gezamenlijke effort waar je aan moet blijven werken. En zorgen dat het leuk blijft. Je moet in control zijn, dossiers op orde hebben, vindbaar zijn, waarde toevoegen voor de clusters en je rechtmatigheid in bedwang hebben.”

Meer weten?

Lees meer over onze inkoopsoftware voor aanbestedende diensten, leveranciersmanagement, dynamisch aankoopsystemen, intake management of download onze brochure.

Lees meer klantverhalen Maak een afspraak