Hoe de Gemeente Roosendaal schaarse vergunning eerlijk in de markt zette

Gemeente Roosendaal - Frank de Haan

Branche: Publieke sector
Modules: Tender management
Inwoners: 77.000

‘Kunnen jullie als inkoop ons helpen met het in de markt zetten van schaarse vergunningen?’ Die vraag kreeg Frank de Haan, inkoopadviseur bij de gemeente Roosendaal, vanuit Vergunningen.

Laten we bij het begin beginnen. In Nederland geldt dat vergunningen in beginsel niet schaars zijn. Iemand die een vergunning aanvraagt en aan de richtlijnen voldoet, kan de vergunning krijgen. Toch zijn er situaties waarin er schaarste van toepassing is

Frank de Haan: “Horeca, seksbedrijven, gokhallen kennen beperkingen. Volgens onze gemeentelijke verordening mogen er bijvoorbeeld maar drie gokhallen zijn. In onze gemeente waren er inmiddels twee vergeven en was er dus nog maar één vrij. Hoe gaan we die op een eerlijke manier vergeven?”

In het verleden werden die vergunningen vergeven aan de partij die er als eerste bij was. “Wie het eerst komt, het eerst maalt. Dat is natuurlijk weinig transparant. Terwijl als je erbij nadenkt; zo’n gokhal levert een ondernemer best veel geld op. Dat is echt booming business. Mag je dat dan wel zo maar aan een partij geven?”

De leer van schaarse rechten en vergunningen.

“We wisten al dat er meerdere partijen op het vinkentouw zaten. Het team van Vergunningen en Juridische zaken kwam daarom naar ons toe. ‘We moeten hier iets mee. Hoe kunnen we dit transparant in de markt zetten? Inkoop, kunnen jullie ons daarbij helpen?’ Wij voeren dagelijks aanbestedingen uit, dus dat hebben we toen als optie aangeboden via Mercell.”

“Voorheen, als er een partij zich meldde, werd er gekeken of de partij voldeed. Die kreeg de vergunning dan. Kwam er een andere partij, dan was die simpelweg te laat en zou dan moeten wachten op een nieuwe kans. Geen gelijke kansen dus in feite. Wij hebben het daarom als een aanbesteding de markt in gezet. Niet volgens de aanbestedingswet, maar wel in de geest daarvan. Wat voorheen een advertentie in de krant was, of via-via, werd nu een openbare publicatie.”

Een andere manier van werken dan een reguliere aanbesteding

Toch is het bijzonder. De wereld van schaarse vergunningen betekende voor het inkoopteam van de gemeente Roosendaal een andere manier van werken. Enkele zaken en termen weken af.
“Zo spreken we van het college van B&W en niet ‘het inkoopteam’. Deelnemers nodigden we gewoon uit via de bekende wegen. Mensen die geïnteresseerd waren nodigden we apart uit om ze zo te attenderen op de publicatie. Er keken zelfs andere gemeenten mee die benieuwd waren hoe we het ingericht hadden.”

Ook qua planning, procedure en inhoud week de aanbesteding in Mercell af van de gebruikelijke template.
“Als je zo door de aanbesteding heen klikt, herken je veel van een reguliere aanbesteding. Er zijn algemene eisen, specifieke eisen van de gemeente en plekken om bijvoorbeeld een plan te uploaden. We beoordelen uiteindelijk een concept. ‘Hoe gaat de partij de vergunning invullen?’. We gebruikten twee fases. In de eerste fase werd de verdelingsprocedure bekend gemaakt. Geïnteresseerden konden zich melden en de gevraagde documenten uploaden.  Vervolgens werden de geïnteresseerden geverifieerd. De volledigheid van de inschrijving werd gecontroleerd. Indien er iets mistte, kreeg iedere deelnemer de kans dat te herstellen. Dat is natuurlijk anders dan in een reguliere aanbesteding waarbij dit alleen in uitzonderingsgevallen wordt toegestaan. In dit geval geldt dat dit altijd mag. Deelnemers zijn verplicht die documenten alsnog aan te leveren als ze in de race willen blijven.”

De deelnemers worden daarover geïnformeerd via Mercell. Zij kunnen hun indiening terugtrekken, aanvullen en weer opnieuw indienen.
“Vervolgens ontvangen we dus wederom alle stukken. We controleren alles opnieuw en vervolgens dienen de partijen akkoord te geven op hetgeen er is ingediend en ontvangen. We starten de beoordeling en dat levert, net als in een reguliere aanbesteding, een rangorde op. De partij met de hoogste score, krijgt vervolgens de vergunning.”

“De inzet van dit platform kan zeker aan andere gemeenten worden aanbevolen.” 

“Het is best ‘tricky business. Advocaten en adviseurs aan beide kanten kijken telkens mee.”

Ook de inschrijvers waren tevreden met het proces

De winnende partij had uiteindelijk lovende woorden over zowel de aanpak van de gemeente als de inzet van de software

“We zagen het als een zorgvuldige benadering: vragen en antwoorden waren duidelijk gestructureerd, behandelde ambtenaren werden effectief afgeschermd en er was geen ruis op de lijn. Het gebruik van Mercell heeft daar zeker aan bijgedragen. De criteria waren duidelijk omschreven, evenals de uiteindelijke motivering die in de software goed en objectief werd verwoord.”

Frank vervolgt: “Ook de andere partijen waren tevreden met het proces. Er is geen bezwaar ingediend. Je moet je realiseren dat in 8 van de 10 keer dit uitmondt in een rechtszaak. Misschien hebben we het geluk aan onze zijde gehad, maar iedereen was hartstikke tevreden. We hebben dit nog nergens anders zo toegepast zien worden. De deelnemende partijen waren dit daarom ook niet gewend.”

Een voorbeeld voor andere gemeenten

Frank bezoekt vaak bijeenkomsten waar het fenomeen schaarse rechten en vergunningen ter sprake komt. Telkens vertelt hij het verhaal van hun gemeente en het succes dat ze hadden.

“Niet alleen voor gokhallen kan dit worden toegepast. Stel er komt ergens een stuk grond in het centrum van de stad beschikbaar van 1000 m2. Voorheen kreeg een lokale projectontwikkelaar de vraag wat hij ervoor over zou hebben. Je moet dat transparanter doen. Zo kun je ook zaken afdwingen als duurzaamheid, voldoen aan parkeernorm en je bestemmingsplan. Je hebt meer controle die je vervolgens afdwingt in de procedure. Er is over het algemeen gewoon veel gedonder mee. Gemeentes trappen daarom wellicht al gauw op de rem. Dat kan voorkomen worden met een heldere, transparante procedure. Een goede samenwerking tussen de bestuursrecht juristen en inkoopadviseurs is daarin essentieel.””

Meer weten?

Lees meer over onze inkoopsoftware voor aanbestedende diensten of download onze brochure.

Lees meer klantverhalen Maak een afspraak