Pragmatisch en snel implementeren, zelfs tijdens een pandemie

Gemeente Rijswijk - Arjan Storm en Erna Mangkoedidjojo

Modules: Intake management, Digitaal aanbesteden
Inwoners: 53.000

Gemeente Rijswijk is een gemeente in Zuid-Holland, onder de rook van Den Haag en heeft bijna 55.000 inwoners. De afdeling inkoop bestaat uit twee inkoopadviseurs die klaar waren voor een professionaliseringsslag: meer controle over alles wat er werd ingekocht.

Begin 2020 koos gemeente Rijswijk daarom voor de software van Mercell voor al haar aanbestedingen en meervoudig onderhandse uitvragen. Met de modules Intake Management en Digitaal Aanbesteden wil de inkoopafdeling meer grip op het inkoopproces realiseren en beter overzicht krijgen over alles wat er wordt ingekocht. Ook bij andere afdelingen.

Aan de slag! De uitdaging bij implementaties

Organisatie kijken vaak op tegen implementaties. Ze staan bekend als complex, veel werk, lange trajecten en weerstand uit de organisatie. In het geval van Mercell blijkt dit in de praktijk gelukkig mee te vallen. We merken namelijk dat wanneer een organisatie eenmaal gekozen heeft voor een nieuwe manier van werken, het succes daarvan ieders ambitie is.

Zo ook bij de gemeente Rijswijk: “De aanleiding voor de aanschaf van Mercell was een accountantscontrole van een tijd geleden. Daaruit kwam naar voren dat we onvoldoende grip hadden over inkopen binnen andere afdelingen. Dat wilden we dus beter inzichtelijk krijgen. Door de controle was het management snel overtuigd van betere tooling.”

Door COVID-19 werd er een extra dimensie toegevoegd aan de implementatie van gemeente Rijswijk. Dat vergde van zowel Mercell als de gemeente plots een andere manier van werken.

Een hernieuwde aanpak

Het verplicht thuiswerken was nieuw voor de gemeente, maar ook voor Mercell en consultant Nicole van der Helm: “Het voelde in het begin echt als een uitdaging om de implementatie volledig digitaal te doen. Voorheen organiseerden we een kick-off op locatie, waarbij we het plan van aanpak doornamen en taken verdeelden. Ook de eerste trainingen deden we altijd face-to-face. Zo leerde je iedereen kennen en je kreeg een gevoel bij de organisatie. Tussendoor heb je contact via telefoon of e-mail om zaken af te stemmen. Nu moest alles op afstand, iedereen vanuit zijn of haar eigen huis.”

Resultaat dankzij nieuwe mindset

Vanuit de gemeente waren inkoopadviseurs Arjan Storm en Erna Mangkoedidjojo betrokken, Nicole van der Helm leidde het project vanuit Mercell.

Arjan: “Alles online en vanuit mijn laptop volgen leek me best spannend en vooral intensief. Ik keek daar eerlijk gezegd best tegen op.”

Nicole: “Gelukkig zorgden deze bijzondere omstandigheden bij iedereen voor een mind-set om alles digitaal te doen. We moesten immers wel. Daardoor was de drempel laag om bijna elke week even te videobellen met elkaar.”

Arjan: “Nicole heeft het project goed begeleid en nam veel werk uit handen. Zo heb ik het online samenwerken totaal niet als vervelend of zwaar ervaren.

Een andere succesfactor is dat de gemeente goed wist hoe ze Mercell wilden gaan gebruiken. Gemeente Leidschendam-Voorburg gold daarbij als voorbeeld waardoor we duidelijk hadden waar we naartoe werkten. De lessons learned van de gemeente Leidschendam-Voorburg konden we zo overnemen.

Bijkomend voordeel was dat we inmiddels gewend waren bij iedere telefonische afspraak onze schermen te delen. Zo raakten de inkopers van de gemeente ook sneller bekend met het systeem. De stap om zelf vervolgens in te loggen en mee te werken, werd kleiner.”

Het resultaat was een implementatie die binnen de scope en tijd werd afgerond. “We gaan nu de gewonnen tijd inzetten om extra te ondersteunen bij de eerste aanbesteding. Die vindt men doorgaans altijd wel even spannend.”

Nicole: “Het voordeel van een klein projectteam is dat we snel beslissingen konden nemen. Beide inkoopadviseurs hadden ook rekening gehouden met de benodigde tijd. Door deze verwachtingen vooraf goed duidelijk te hebben, de agenda’s af te stemmen en tijd vrij te houden, liep alles volledig volgens planning. Een gedeelde online omgeving versnelde het proces om informatie en feedback te delen.”

Overstap van TenderNed naar Mercell: geen houtje-touwtje meer

Na jaren met TenderNed te hebben gewerkt, stapt gemeente Rijswijk nu over op Mercell. “Ik zie TenderNed eigenlijk vooral als een publicatietool. De software van Mercell faciliteert veel beter het gehele inkoopproces met onder andere heldere workflow”, aldus Arjan.

“Neem bijvoorbeeld het beoordelen. Met TenderNed was ik altijd druk bezig om alle offertes te downloaden en op te slaan in mappen. Elke beoordelaar kreeg een eigen map. Daarna vulden de beoordelaars op een formulier de scores in, waarvan ik vervolgens een eigen beoordelingsmatrix maakte. Enorm houtje-touwtje met mapjes, losse bestanden, formulieren en e-mails.

In Mercell gaat dit allemaal in slechts enkele kliks op basis van rechten en autorisaties. De beoordelaar logt in en ziet direct de stukken die hij of zij moet bekijken en beoordeelt online. Zonder extra stappen voor ons als inkoopadviseur. Ook onze juristen kunnen we nu eenvoudig laten meekijken in alle aanbestedingen. Zo kunnen ze snel inschatten waar eventueel risico’s zitten en erop voorsorteren. Ik hoef daarvoor geen eigen overzichten meer te maken.

Voor leveranciers is Mercell ook een stap vooruit. Op TenderNed is altijd even de vraag of men eHerkenning heeft en weet in te loggen. Is dat niet zo, dan duurt dat soms wel 8 dagen voordat dit geregeld is. Bij Mercell nodig je de leverancier gewoon uit op basis van e-mailadres en kan deze direct aan de slag.”

"In Mercell gaat het allemaal in slechts enkele kliks op basis van rechten en autorisaties. De beoordelaar logt in en ziet direct de stukken die hij of zij moet bekijken en beoordeelt online. Zonder extra stappen voor ons als inkoopadviseur."

Mercell uitermate geschikt voor nieuwe digitale tijden

De implementatie bij de gemeente Rijswijk heeft aangetoond dat een flexibele aanpak vanuit zowel de organisatie als Mercell tot een succesvol project heeft geleid. Web-based software zoals Mercell leent zich ontzettend goed voor nieuwe situaties waar een nieuwe manier van online werken plots de norm wordt.

Implementaties hoeven niet altijd groots en meeslepend te zijn. Houd het team klein en laat je niet hinderen door ervaringen met implementaties uit het verleden. Zorg voor heldere afspraken, korte lijnen voor beslissingen en leer van andere organisaties. Het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden. Zo weet je sneller wat er nodig is voor een succes.

Meer weten?

Lees meer over onze inkoopsoftware voor aanbestedende diensten of download onze brochure.

Lees meer klantverhalen Maak een afspraak