Automatisering via een innovatief Dynamisch aankoopsysteem

Gemeente Hollands Kroon - Team Inkoop

Branche: Publieke sector
Modules: Tender management, Dynamisch aankoopsysteem

In de Kop van Noord-Holland ligt de gemeente Hollands Kroon. De gemeente, die bestaat uit 22 kernen en 48 duizend inwoners, spendeert zo’n 50 miljoen euro per jaar via inkoop. De organisatie kent een atypische organisatiestructuur, zonder lijnmanagement, maar wel met 40 zelfsturende teams. Inkoop ondersteunt deze teams, waarbij er veel ruimte is voor innovatieve ideeën. Eén van die innovatieve ideeën resulteerde in een bijzondere opzet van het dynamisch aankoopsysteem voor ingenieursdiensten. We spreken Thomas Philippo, ruim twee jaar actief binnen de gemeente als inkoopadviseur.

Uitdaging

De gemeente ontdekte dat de omvang van ingenieursproducten zo groot was dat het Europees moest worden aanbesteed. De klant wenst desondanks toch keuzevrijheid behouden, een relatie kunnen opbouwen en zorgen dat lokale partijen een kans maken. Daarnaast wenst de gemeente uit te voeren werkzaamheden voor inkoop zo efficiënt mogelijk te houden.

Oplossing

Met een Dynamisch aankoopsysteem in Mercell borgde de organisatie de wensen van de klant. Het innovatieve karakter binnen het DAS zit met name in de uitwerking van de uitvragen. Inschrijvers beoordelen de door hun geleverde kwaliteit van zichzelf vooraf. De gemeente kijkt na uitvoering van de opdracht of die beloften zijn waargemaakt. Het is nu de meest efficiënte procedure binnen de organisatie.

Het verhaal

Voordat de gemeente koos voor Mercell, gebruikte men TenderNed. Het bood echter weinig grip en controle.

‘TenderNed is vrij kaal. Je kunt wat concretiseren, plannen en documenten uploaden. That’s it. Uitgebreide beoordelingsmodellen ontbreken. Je kunt op die manier weinig standaardiseren en automatiseren. Mercell brengt veel meer qua automatisering, templates, data, analyses en koppelingen. Dat is voor ons de reden te kiezen voor Mercell.’

Na enkele maanden gewerkt te hebben met Mercell, ontdekte het team via de spendanalyse dat er jaarlijks meer dan 1 miljoen euro aan ingenieursdiensten werd ingekocht. Diensten als voorbereidingsproducten, tekeningen, bestekken, toezicht etc.

‘We lazen de aanbestedingswet zo dat je voor productgroepen ook per jaar moet kijken. Als je dat dan afzet tegen de drempelbedragen, dan zit je dik boven de 200.000 euro. Er moest dus iets Europees komen.’

 

Een Europese aanbesteding klinkt gelijk heel zwaar. Toch ziet de gemeente vooral kansen.

‘Je kijkt daarmee naar de klant. Die wil graag keuzevrijheid behouden, een relatie opbouwen en zorgen dat lokale partijen mee kunnen doen. Er moest dus een systeem komen waarin we meerdere ondernemers kunnen betrekken. We hebben voor een Dynamisch Aankoopsysteem gekozen, omdat die een veel langere looptijd kent dan een raamovereenkomst. Zo kun je die gewenste relatie opbouwen. Daarnaast moet je een raamovereenkomst eens in de vier jaar opnieuw op de markt zetten. Wijzigingen doorvoeren is daarin ook niet zomaar mogelijk, het is tenslotte een overeenkomst.’

‘Het DAS kent een looptijd van drie keer vijf jaar en heeft nu zo’n 25 deelnemers. Hij staat continu open voor nieuwe deelnemers. De meeste deelnemers komen uit de regio. Een enkeling iets verder weg. Gemiddeld schrijven zo’n vijf tot acht partijen in op een aanvraag. Partijen maken dus duidelijk zelf een keuze waar ze aan mee doen.’

"Het is een zeer efficiënte procedure. We zijn slechts een paar uur met een uitvraag bezig, los van het formuleren van de opdracht. Maar vanuit inkoop is het werk zo gedaan."

Geluisterd naar de wensen in de markt

‘De inrichting van het DAS was inhoudelijk nog best veel werk. We hebben gesprekken gevoerd met de betrokkenen en marktconsultaties gedaan. Het is een zeer efficiënte procedure. We zijn slechts een paar uur met een uitvraag bezig, los van het formuleren van de opdracht. Maar vanuit inkoop is het werk zo gedaan.’

‘De projectleider formuleert de opdracht. In Mercell starten we vervolgens een uitvraag en laden we onze standaarden in vanuit een template. De opbouw van de uitvraag is vervolgens gebaseerd op een prijsaanvraag en de beoordeling van hun eigen werk. Op basis van die score en de prijs, berekent Mercell vervolgens de rangorde. Gaan we uiteindelijk gunnen, laden we wederom een template in en is het gunningsresultaat binnen een paar clicks gedeeld.’

Hollands Kroon past haar vertrouwensprincipe toe bij deze DAS. Partijen geven zelf aan, in combinatie met hun prijs, wat de kwaliteit zal zijn van hun op te leveren werkzaamheden.

‘Doel bij deze manier van opbouwen was de uit te voeren werkzaamheden zo minimaal te houden. Als we telkens allerlei plannen van aanpak moeten beoordelen, ben je daar veel tijd mee kwijt. Daarnaast wordt er vaak nauwelijks onderscheid gemaakt tussen inschrijvende partijen met deze plannen van aanpak. We wilden wel iets waarmee we zowel prijs als kwaliteit zouden meewegen. In het contract worden deze zaken dan ook vastgelegd. Blijkt de kwaliteit af te wijken van de afspraak, dan volgt tijdelijke uitsluiting. Met onze contractbeheerder borgen we dat.’

Ook inschrijvers zijn tevreden

Michiel Koopman, van Bureau Schmidt, deed al mee aan vijf projecten sinds de start van het DAS.

‘Voor je initiële inschrijving hoef je er relatief weinig voor te doen. Zeker ten opzichte van de grote aanbestedingen of offerteaanvragen. Het systeem bevalt ons prima. Het is een gemakkelijk programma waar je al je zaken invoert. Zodra het balkje groen is, weet je dat je klaar bent. Het is ook prettig dat de gemeente naar feedback luistert en ermee aan de slag gaat. Het is voor iedereen een nieuwe manier van werken.’

"Mercell genereert data, dit helpt ons te groeien naar datagericht sturen."

De opmaat naar meer inzicht dankzij data

‘Mercell genereert data, dit helpt ons te groeien naar datagericht sturen. Welke partijen hebben het vaakst meegedaan. Tegen welke gemiddelde opdrachtwaarde? Winnen vooral de grote bureaus of krijgen de kleine bureaus ook voldoende kans?’

Thomas verwacht dat deze methode niet voor alle inkoopcategorieën geschikt is.

‘Bij inhuur wil je graag een interview. Voor ICT producten (bijvoorbeeld laptops) is het wellicht wel toepasbaar. We geven dan namelijk exact aan welke producten met welke serienummers we willen hebben.

Dit werkt goed voor ingenieursproducten omdat de doorlooptijd redelijk kort is. Je hebt gauw genoeg door of een ‘zelfbeoordeling’ van een 8 ook daadwerkelijk een 8 is. Als je daar pas na 3 jaar achter komt, is dat veel te laat.’

‘We denken er over om onderhandse aanbestedingen terug te leggen bij de teams. Dat is zo eenvoudig als je de templates goed hebt ingericht. Daar hoeft inkoop niet per se de tender uit te voeren. Een regierol is voldoende. Zeker als het alleen om laagste prijs gaat.’

Meer weten?

Lees meer over Dynamisch Aankoopsystemen met Mercell of download de brochure.

Lees meer over onze software voor aanbestedende diensten

Lees meer klantverhalen Maak een afspraak