Hogere betrokkenheid, transparantie en eigenaarschap rondom Inkoop bij Ziekenhuis Gelderse Vallei

Ziekenhuis Gelderse Vallei - Remco Lagerweij en Youssef Razza

Branche: Zorgsector
Modules: Tendermanagement, Contractmanagement, Leveranciersmanagement

Ziekenhuis Gelderse Vallei is een regionaal ziekenhuis gevestigd in Ede, Gelderland. Het beschikt over ongeveer 400 bedden en circa 3.000 medewerkers. Vanuit de afdeling inkoop zijn Remco Lagerweij (senior inkoper) en Youssef Razza (contractbeheerder) actief betrokken bij de implementatie van contractbeheer in Mercell binnen Ziekenhuis Gelderse Vallei.

Vanuit inkoop was er de wens om de interne klanten meer betrokken te krijgen bij het inkoopproces. Tevens was er de wens om het proces voor de organisatie transparant te doorlopen.”, zo begint Remco. “Het kan soms lastig zijn om vernieuwingen in te voeren of te ontwikkelen. Er is weinig tijd of men vindt het dan toch niet handig om iets op een andere manier te doen. De afdeling inkoop is op een andere manier gaan werken waardoor er meer verbinding is met het zorgproces.

 

De basis voor de afdeling inkoop is transparantie, aldus Remco en Youssef. “Bij grote projecten in ziekenhuis is het al snel niet helder wie wat doet. Het gaat via e-mailtjes, het is stroperig. Je hebt weinig grip. Terwijl de keuze die je uiteindelijk maakt goed onderbouwd moet zijn. De interne klant definieert de eisen en wensen, vervolgens vertaalt Inkoop deze naar de software van Mercell en legt dat centraal vast. Het gehele inkoopdossier is daarmee centraal beschikbaar voor de betrokkenen. Met inkoopprojecten is dat inmiddels gelukt, met contractbeheer en -management gaan we dat nu ook doen.”

“Voorheen waren afspraken niet allemaal inzichtelijk en stonden bijvoorbeeld einddata in een Excelbestand of belangrijke documenten op een gedeelde schijf. Maar een lokaal bestand is persoonsgebonden, terwijl in de software van Mercell iedereen tegelijk kan meekijken, met specifieke rechten en rollen. Dat verhoogt de betrokkenheid, transparantie en eigenaarschap.”

Door inkoop en contractmanagement verder te professionaliseren, heeft de afdeling inkoop meer grip op haar processen. “Als je het hele inkoopproces kunt meenemen, dan voorkom je verborgen kosten. Door goed contractbeheer voorkom je onder andere dat je onterechte prijzen krijgt gefactureerd. Zo’n factuur moet namelijk probleemloos worden betaald, zonder vragen. Maar als je vervolgens niet weet of de prijs overeenkomt met de afspraken, dan schiet je je doel voorbij.”

“Wat betreft contractbeheer houden we nu een aantal dingen scherp in de gaten. Ieder contract heeft natuurlijk een start- en een einddatum. We draaien daarom rapporten en krijgen automatisch meldingen met wanneer iets afloopt, zo houd je controle en kun je tijdig actie ondernemen voor een nieuw contract. Als vervolgens een factuur niet klopt, dan kun je dat direct online controleren door de afspraken erbij te nemen. Als er een certificaat afloopt, krijgt de leverancier nu een automatische melding dat een nieuwe moet worden toegevoegd.”

 

Snel schakelen met een klein team

“Doordat we met relatief kleine inkoopteams werken met een projectmedewerker, operationeel inkoper, assistent inkoper en senior inkoper, kunnen we sneller dingen uitproberen en realiseren. We zijn erg praktisch ingesteld en plukken daar de vruchten van. Het mooie is, doordat we dit gewoon zijn gaan doen en het inzichtelijk hebben, word je gezien. Ook andere afdelingen kijken inmiddels mee en zijn geïnteresseerd in hoe we dit hebben ingericht. Het contractbeheer hebben we nu aardig op orde, contractmanagement is de volgende stap. Een contract zien wij namelijk als een samenwerking tussen de afdeling, wij als inkopers en de leverancier. Om die samenwerking meetbaar te maken, hebben we KPI’s die steeds belangrijker worden. Ook dat hebben we inmiddels ingericht.”

 

Met KPI-metingen een stok achter de deur

“Binnen een aantal thema’s hebben we KPI’s ingericht met daarboven een dashboard. Als er dus beoordelingen ontbreken, bijvoorbeeld logistiek, dan zien we dat meteen. Als er dan klachten over levertijden komen, kunnen we direct teruggeven dat we niet tijdig actie kunnen ondernemen als de KPI’s  niet worden beoordeeld. Die KPI-metingen hebben we nodig voor onze accreditatie en we gebruiken het daarnaast voor het bepalen van de verlengingen. Voor de accreditatie is het van belang dat we kunnen aantonen dat een leverancier wel doet wat hij belooft en presteert. We weten dat niet van alle leveranciers. Afdelingen moeten ons voorzien van informatie.”

“Uiteindelijk zorgen resultaten voor navolging. Tuurlijk, het is niet eenvoudig direct iedereen in de software te krijgen. Maar zodra we resultaten laten zien, haken mensen aan. Zo deden we dat ook bij de tender module.

Een sterke intrinsieke motivatie

“We zijn een regionaal ziekenhuis en hebben geen aanbestedingsplicht, maar we willen wel volwassen en professioneel inkopen als ziekenhuis. Zo wonnen we een paar jaar geleden de tweede prijs tijdens de Negometrix Gebruikersdag. We willen zoveel mogelijk mee met de nieuwste ontwikkelingen binnen ons vakgebied en in onze sector. We zijn maar een klein team, die veel van dit werk er gewoon maar bij doet. En dat voor het hele ziekenhuis, daar zijn we best trots op.”

Meer weten?

Lees meer over onze inkoopsoftware, onze contractmanagement software en onze leveranciersmanagement software. Of download onze brochure.

Lees hier meer wat onze software betekent voor de zorgsector

Lees meer klantverhalen Maak een afspraak