Het moderniseren van inkoopsamenwerkingen in de geestelijke gezondheidszorg

FacZo - Bert van Moorsel

Branche: Geestelijke gezondheidszorg
Modules: Offerteaanvragen

In een complexe omgeving als de zorg is professionaliseren van inkoop al jaren een hot item. Waar veel samenwerkingen stranden in bureaucratie en eindeloze overleggen, laat Bert van Moorsel bij FacZo zien dat het efficiënt en effectief kan. Met resultaat.

FacZo is een succesvolle samenwerking tussen GGZ Oost Brabant en Reinier van Arkel in Rosmalen. Sinds 2018 is het een officiële BV voor het ondersteunen van beide zorginstellingen op het gebied van facilitair management en inkoop en contractmanagement. FacZo regelt alles op facilitair gebied en ontzorgt de zorg, zodat zorgverleners kunnen doen waar zij goed in zijn.

Naast die hechte, onderlinge samenwerking, werkt FacZo vaak voor offerteaanvragen samen met andere zorginstellingen. GGz Breburg, GGZ Westelijk Noord-Brabant, De Viersprong, Novadic Kentron, Stichting Mondriaan, GGz- Eindhoven of Van Neynsel sluiten hierbij regelmatig aan in de software van Negometrix. Sinds 2013 is die samenwerking samengebracht binnen de werkgroep inkoop bij de ‘Coöperatie A59’.

Dat de samenwerkingen succesvol zijn, komt voort uit heldere afspraken in de rolverdeling en het optimaal betrekken van de interne organisatie in de software. Veel organisaties, met name in de zorg, vinden het betrekken van de interne organisatie lastig. FacZo slaagt daar wel in.

“Ieder project heeft een leadbuyer vanuit één van de zorginstellingen die zelfstandig in Negometrix opereert. De andere instellingen sluiten aan en werken mee. Maar dat hoeven niet altijd de inkopers te zijn. Het zijn de materiedeskundigen vanuit bijvoorbeeld HR, ICT of de zorg. Zij zijn in de lead bij het Programma van Eisen (PvE), want zij kennen de inhoud. Onze methode om die interne klant erbij te betrekken slaagt o.a. door de Excel-exports in Negometrix. Die sturen we naar de materiedeskundige en vragen hen om het PvE op die manier in te richten. Als dat afgerond is, kan je het zo importeren in Negometrix en kunnen we aan de slag. Dat gaat steeds beter en men vindt het dan ook leuk wanneer het resultaat zichtbaar wordt in Negometrix.’

Maak een afspraak

Wat is volgens Bert dan professionalisering van de inkoop in de zorg?
“Wat mij betreft gaat het om twee zaken. De templates, die we hebben in Negometrix, zorgen voor uniformiteit binnen de gehele samenwerking. De basis van iedere offerteaanvraag staat direct goed. Verder is de verdeling qua rollen ook strak geregeld. Vanuit FacZo beheren we de tool, ik ben de functioneel beheerder en start een offerteaanvraag vanuit een template. Vervolgens selecteren we de verschillende instellingen en dragen het project over aan de leadbuyer. We hebben altijd één inkoper voor het project die het proces begeleidt, naast de projectleider en de materiedeskundigen die meewerken aan de inhoud.”

“Laatst hadden we een offerteaanvraag die door een collega werd begeleid. Tijdens zijn vakantie nam ik deze kort over en zag dat een adviesbureau uit Utrecht en een projectleider uit Breda mijn contactpersonen waren. Door de vaste structuur is een korte call met elkaar voldoende om een project op te pakken en iedereen op de hoogte te brengen. Het scheelt zo veel tijd. Negometrix werkt daarin optimaal.”

"Doordat we daarnaast allemaal dezelfde templates gebruiken, zorgen we ook dat iedereen optimaal de tool inzet. Het eindresultaat dat je in de markt zet is daardoor professioneler."

Samenwerking is key

Samenwerken tussen de zorginstellingen in één online omgeving, daarin schuilt het succes.
“Het grote verschil is dat wij voorheen echt fysiek bij elkaar moesten komen. Met alle locaties en samenwerkingen zitten we zowel in Noord-Brabant tot zelfs in Zuid-Limburg. Waar spreken we dan af? Dankzij Negometrix hoeven we nog maar één of twee keer bij elkaar te komen. Doordat we daarnaast allemaal dezelfde templates gebruiken, zorgen we ook dat iedereen optimaal de tool inzet. Het eindresultaat dat je in de markt zet is daardoor professioneler.”

Hogere kwaliteit

“Als ik zie wat ik nu allemaal qua werk doe, zijn het veel verschillende projecten die we nu beter in de hand kunnen houden. Dat is voor ons de meerwaarde. Overzicht en controle. Met Negometrix is niet per se de doorlooptijd verkort, maar wel de kwaliteit verhoogd. De komende jaren verwacht ik echter wel kortere trajecten dan voorheen, doordat we een en ander kunnen herhalen.”

“We kunnen echt niet meer zonder. Ga dit maar eens regelen in een SharePoint-omgeving. Je weet niet wat je over je heen haalt. Beheer, inrichting, vaker bij elkaar komen. De structuur ontbreekt. Iedereen ziet inmiddels wel dat samenwerken op afstand in dezelfde omgeving enorm goed werkt. Het levert uniformiteit en een professionele uitstraling op.”

"Iedereen ziet inmiddels wel dat samenwerken op afstand in dezelfde omgeving enorm goed werkt. Het levert uniformiteit en een professionele uitstraling op."

De manier van inkopen verandert

“Het systeem zorgt er daarnaast ook voor dat we veel objectiever en gestructureerd naar onze offerteaanvragen kijken. Aan de voorkant denk je na over het PvE en wat dat betekent voor het evalueren, gunnen en contracteren. Dat borg je vervolgens in het systeem. Waarom zou je dat niet doen? Je staat zo ook steviger tegenover de leverancier als er onenigheid ontstaat. Andersom ook, de leverancier heeft er ook baat bij als alles gestructureerd en efficiënt wordt aangeleverd. Vanuit de samenwerking werken alle instellingen op dezelfde manier, ze herkennen dat. Het is belangrijk om op een goede manier om te gaan met leveranciers en transparantie te bieden. Wij vinden dat je dat via Negometrix behaald.”

Ambities voor de komende jaren?

Intake management zou ik graag willen gebruiken, zoals dat bij gemeente Stichtse Vecht werkt. Ondanks dat het al redelijk goed gaat, blijft het toch nog wel een uitdaging intern iedereen op tijd aan te laten haken. Een intake formulier helpt daarbij. Als alles daar start, is inkoop direct op de hoogte en kunnen we aan de slag.”

Meer weten?

Lees meer over inkopen met software van Negometrix

Lees meer over software voor de zorgsector

Lees meer klantverhalen

Direct een afspraak maken of een demo inplannen?

Maak een afspraak