Een Dynamisch aankoopsysteem (DAS) is een alternatieve procedure voor het inkopen van werken, leveringen en diensten. Je kan het zien als een dynamische kaartenbak van leveranciers. Leveranciers kunnen zich, gedurende de looptijd van de procedure, doorlopend aanmelden. Binnen het DAS kun je op ieder gewenst moment opdrachten uitzetten via mini-competities. Hierdoor heb je altijd de beste leverancier tegen de scherpste prijs.
Een DAS heeft verschillende voordelen. Zo is het aantal leveranciers dat zich kan aanmelden onbeperkt. Voldoe je als leverancier aan de toelatingseisen? Dan kom je, gedurende de looptijd, in de dynamische kaartenbak terecht. Start-ups en nieuwe ondernemingen kunnen zo ook later beslissen om deel te nemen. De looptijd van een aanvraag is beperkt. Waar een minicompetitie normaal gesproken 40 dagen duurt, is dat bij een DAS maar 10 dagen. Als aanbestedende dienst kijk je bij elke opdracht opnieuw welke partij deze het beste voor je kan uitvoeren.
Hoe werkt het DAS?
Categorieën
Een DAS kan meerdere categorieën hebben. Dat is handig, zeker als je veel leveranciers hebt. Zo selecteer je efficiënt de passende leveranciers voor jouw aanvraag.
Door categoriemanagement kunnen meerdere leveranciers in één aanmelding gekwalificeerd worden voor meerdere categorieën. Je hoeft dus niet meerdere Dynamisch aankoopsystemen te beheren. Dat scheelt weer tijd!
Minicompetitie
Een minicompetitie is snel opgezet: gekwalificeerde leveranciers worden door categoriemanagement automatisch geselecteerd.
Binnen de minicompetitie staat alle informatie bij elkaar. Zo hou je overzicht op de status van de competitie én de resultaten.
Templates en sjablonen
Maak eenvoudig gebruik van templates. Daardoor maak je in maar een paar klikken een nieuwe minicompetitie aan en zorg je voor een uniforme manier van werken.
Door centraal sjablonenbeheer en een goedkeuringsworkflow verminder je de kans op fouten.
Bespaar op de doorlooptijden door gestructureerde data en sjablonen te gebruiken.
Het verschil tussen een raamovereenkomst en een DAS
Nu twijfel je misschien nog tussen een raamovereenkomst met meerdere partijen of een DAS. Je kan een raamovereenkomst zien als een DAS, waarbij vooraf strenge regels en voorwaarden zijn opgesteld. Als aanbestedende dienst sluit je een raamovereenkomst af met één of meer leveranciers. Je legt vooraf de voorwaarden vast voor een bepaalde tijd, maximaal vier jaar.
Voordelen van een raamovereenkomst
Met een raamovereenkomst leg je de voorwaarden vast voor bepaalde tijd. Dat is vooral handig bij schaarste op de markt.
Er blijven slechts drie of vier leveranciers over.
Dat scheelt veel tijd in je administratie. Een aanvraag zet je uit binnen de leveranciers. Je hoeft daarom dus niet openbaar aan te besteden.
Nadelen van een raamovereenkomst
De prijs die aan het begin is afgesproken, kan op den duur niet meer marktconform zijn.
Het is beperkt of zelfs niet mogelijk om een aanvraag uit te zetten buiten de raamovereenkomst.
Doorgaans worden alleen grotere partijen geselecteerd, omdat de contracten omvangrijk zijn. ZZP’ers of lokale ondernemers maken weinig kans om opgenomen te worden in de raamovereenkomst.
Een DAS en raamovereenkomst zijn in verschillende situaties in te zetten. Bij schaarste op de markt kan een raamovereenkomst slim zijn, maar bij veel concurrentie krijg je met een DAS de scherpste prijs. Met een raamovereenkomst trek je vooral grote partijen aan, terwijl je met een DAS ook kleine partijen een kans geeft.
Alles één systeem Door de automatische dossieropbouw verzamel je uitgebreide managementinformatie over alle aanbestedingen en nadere uitvragen. Zo hou je toezicht en overzicht.
Transparant proces Alle informatie staat op één plek. Volgens heldere autorisaties is deze informatie voor alle betrokken partijen toegankelijk.
Altijd de beste leverancier Door het dynamische karakter blijven aanbieders zich aanmelden. Zo heb je altijd de beste leverancier voor de scherpste prijs.
Foutreductie Verminder de kans op fouten door automatisering en een goede workflow.
Deze organisaties gebruiken het Dynamisch aankoopsysteem van Mercell al
Automatisering via een innovatief DAS
"Het is een zeer efficiënte procedure. We zijn slechts een paar uur met een uitvraag bezig, los van het formuleren van de opdracht. Maar vanuit inkoop is het werk zo gedaan." - Team Inkoop, Gemeente Hollands Kroon
Met een DAS en multidisciplinaire teams werken aan waterkeringsveiligheid
"Met Mercell is het beheer van de inschrijvingen van experts en het doen van nadere uitvragen voor specifieke producten een stuk gemakkelijker maakt." - Tim Kievit, Rijkswaterstaat
Doorlooptijden van aanbestedingen met 80% verkort door een dynamisch aankoopsysteem
"Met de implementatie van het DAS in Mercell heeft DIGIT een betere toegang tot de markt en een verbeterde efficiëntie qua doorlooptijd."- Europese commissie, Digit
Geïnteresserd in meer informatie, of wil je direct een Mercellian spreken?
