"De Commissie wilde dat de procedure flexibel genoeg zou zijn om nieuwe spelers toe te laten, en om clouddienstverleners rechtstreeks te laten deelnemen. Het biedt daarnaast de mogelijkheid voor Europese clouddienstverleners om te groeien in een markt waarbij vele dienstverleners origineel uit de Verenigde Staten komen."
Doorlooptijden van aanbestedingen met 80% verkort door een dynamisch aankoopsysteem
Het Directoraat-Generaal Informatica (DIGIT) is verantwoordelijk voor de digitale infrastructuur en IT-diensten van de Europese Commissie. Deze diensten ondersteunen de dagelijkse werkzaamheden en helpen de Europese Commissie en andere Europese instellingen hun IT-strategieën te verwezenlijken. Tegelijkertijd versterken ze de inter-institutionele samenwerking.
DIGIT houdt zich bezig met het ter beschikking stellen van hardware, software, IT-diensten en, sinds kort, ook clouddiensten aan de Europese Commissie. Zonder twijfel is het dynamisch aankoopsysteem (DAS) dat DIGIT koos om clouddiensten in te kopen, net zo innovatief en vernieuwend als het in te kopen product zelf.
Voor de implementatie van het DAS koos DIGIT voor Mercell. Dit zo lang de eigen software van de Europese Commissie geen DAS-procedures kan ondersteunen. Met de implementatie van het DAS in Mercell heeft DIGIT een betere toegang tot de markt en een verbeterde efficiëntie qua doorlooptijd. Het zorgt ervoor dat procedures die voorheen een jaar duurde, nu in slechts 2 tot 3 maanden kunnen worden afgerond.
In de strategie van de Europese Commissie voor de inkoop van clouddiensten wordt DIGIT gezien als de centrale tussenpersoon voor andere Europese instellingen. DIGIT biedt hun een sterkere positie in de markt voor clouddiensten, ondersteunt het opvolgen en voorspellen van de kosten en biedt begeleiding.
Kennismaken met de markt van clouddiensten
In 2014 lanceerde DIGIT haar eerste tender voor clouddiensten: CLOUD I. Het bood DIGIT veel inzicht in de markt voor clouddiensten, de nieuwe IT-aspecten die daarbij kwamen kijken en de optimale manier voor het inkopen van deze diensten. DIGIT maakte dankzij CLOUD I kennis met de markt voor clouddiensten, die destijds nog erg in haar kinderschoenen stond, maar die zich snel ontwikkelde. Vanwege de aard van de procedure, zijnde meerdere raamovereenkomsten met heropening van mededinging, namen de clouddienstverleners niet rechtstreeks deel aan de procedure. Enkel de tussenhandelaren namen deel.
Dit zorgde voor hogere kosten en een verkeerde afspiegeling van de markt waarbij voortdurend nieuwe spelers toetreden, andere de markt verlaten en sommige groeien en competitief worden. De Commissie wilde juist dat de procedure flexibel genoeg zou zijn om nieuwe spelers toe te laten, en om clouddienstverleners rechtstreeks te laten deelnemen. Het biedt daarnaast de mogelijkheid voor Europese clouddienstverleners om te groeien in een markt waarbij vele dienstverleners origineel uit de Verenigde Staten komen.
"
Een nieuwe aanpak
Om dit te bereiken, stelde DIGIT een volledig nieuwe manier van werken voor met een procedure die nog nooit eerder door de Europese Commissie was gebruikt: een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS).
Met een DAS kunnen nieuwe dienstverleners zich te allen tijde aanmelden zodra ze daar matuur genoeg voor zijn, en dit gedurende de gehele looptijd van de procedure. Dit grote voordeel, samen met de grotere concurrentie en de digitale werkwijze van de procedure, overtuigde DIGIT om de eerste DAS te publiceren voor de Europese Commissie.
Een DAS is een volledig digitale procedure, die volgens de verordening ondersteund moet worden door een digitale tool. DIGIT ontwikkelt en faciliteert zelf de inkoopsoftware voor de Europese Commissie, vergelijkbaar met de software van Mercell. Gezien de Europese Commissie nog nooit een DAS had gepubliceerd, was deze eigen software nog niet in staat om aan de nodige wettelijke vereisten te voldoen. Dit leidde ertoe dat DIGIT alternatieve oplossingen onderzocht, en uiteindelijk koos voor Mercell.
Vier grote voordelen
Met het DAS voor CLOUD II, ervoer de Europese Commissie van de volgende vier voordelen:
- Dienstverleners kunnen op ieder gewenst moment tijdens de procedure toetreden. Omdat het een digitale procedure betreft, is het ook veel eenvoudiger voor nieuwe dienstverleners om hun kandidatuur te sturen.
- Dienstverleners nemen zelf deel aan het DAS, in plaats van via tussenhandelaren. Dit zorgde voor significante financiële besparingen.
- Gedreven door kwaliteit. De technische vereisten voor clouddiensten zijn ontzettend complex. De tussenpersoon voor clouddiensten van DIGIT heeft een catalogus samengesteld met een lijst van meer dan 1000 vragen inzake de technische vereisten. Op basis van de scope van de mini-competitie selecteert de tussenpersoon hieruit verschillende vragen. Zo’n proces zou onmogelijk te managen zijn op papier. Door het slim hergebruiken van sjablonen van de ene mini-competitie naar de andere is de uiteindelijke kwaliteit van offertes enorm omhooggegaan. De tussenpersoon kan ontzettend specifiek zijn in de specificaties, en daardoor continu de kwaliteit omhoog brengen.
- Nu de catalogus met technische vereisten is aangemaakt, is het aanmaken van een mini-competitie met 1000 vragen binnen enkele dagen klaar. Het is snel en volledig aanpasbaar op basis van interne eisen.
De voordelen in doorlooptijd zijn significant. In CLOUD I duurde het beoordelen van tenders op papier enkele maanden vanwege de complexiteit. Hetzelfde wordt binnen het DAS van CLOUD II door DIGIT in een fractie van de tijd volbracht. Het gehele proces vanaf het openen van de tenders, tot het afronden kan, zelfs voor vrij complexe uitvragen, binnen 2 tot 3 weken. Ter vergelijking, een gemiddeld inkooptraject, vanaf de behoefteomschrijving tot het contracteren, duurt 1 jaar. Met het huidige DAS heeft DIGIT dat teruggebracht naar 2 maanden.
Eenvoudig beoordelen voor beoordelingscommissies
Een van de grote voordelen was het samenwerken tijdens de beoordeling. De feedback van het evaluatiecomité luidt hoe eenvoudig het voor hen is om te beoordelen. Dankzij de intuïtieve interface is de onboarding van alle leden van het evaluatiecomité moeiteloos en snel. Zodra iedereen onboard is, voegt de tool transparantie toe aan de beoordeling. Het proces kan daardoor plaatsvinden binnen meerdere Europese instellingen zonder vertraging. Het helpt het evaluatiecomité enorm om tot een consensus te komen.
Op een grote schaal is de impact van de clouddiensten enorm, gezien ze iedere organisatie transformeren. Net zoals de clouddiensten allerlei innovaties met zich meebrengen, heeft het DAS de manier van inkopen getransformeerd voor DIGIT. DIGIT ervaart nu grotere transparantie, verbeterde samenwerking en toegenomen concurrentie. Deze voordelen vertalen zich in efficiëntere interne processen en ook op financieel gebied. Daarnaast faciliteerde het DAS het thuiswerken en digitaal samenwerken tijdens de COVID-19 pandemie.
For procurement, press play ->
