Enexis: beter inzicht door efficiënt contractmanagement en certificaatbeheer

Enexis - Kristel van Heumen

Modules: Contractmanagement, Certificaatbeheer, Tender management

In de afgelopen jaren heeft de afdeling Inkoop van Enexis Groep verschillende procesoptimalisaties doorgevoerd. Onderdeel daarvan is onder andere het onderbrengen van het beheer van contracten, aanbestedingen, verklaringen en certificaten in Mercell. Daarmee is de data van contracten en leveranciers goed in beeld en kan eenvoudig de juiste informatie gedeeld worden met de diverse gebruikers in de organisatie.

De afdeling Inkoop bestaat uit verschillende teams met vier aandachtsgebieden: ICT, Aannemerij, Componenten en Non Product Related (NPR). Daarnaast is er een Inkoop Kennis Centrum (IKC), bestaande uit een team van specialisten met de focus op beleid, data, informatiemanagement en Supplier Quality Assurance (SQA).

Op zoek naar een nieuw contractmanagementsysteem

Kristel van Heumen, werkt als Adviseur Inkoop bij het IKC: “Ons team houdt zich bezig met de verdere ontwikkeling van de afdeling Inkoop en de inkoopfunctie binnen Enexis Groep. Zo delen en vergroten we de kennis binnen Enexis Groep en initiëren we verbeteringen op allerlei gebieden. Ons team onderhoudt ook het contact met Mercell, bijvoorbeeld als het gaat om het implementeren van nieuwe modules. De keuze viel een aantal jaren geleden op Mercell, toen we op zoek waren naar een gebruikersvriendelijker contractmanagementsysteem, waar we informatie snel konden terugvinden. Na een aanbesteding kwam Mercell als beste uit de bus.”

Efficiënt beheren van contracten, certificaten en verklaringen

Contractmanagement is niet centraal belegd binnen Enexis Groep bij de afdeling Inkoop, maar wordt door de afzonderlijke afdelingen beheerd; zo beheert de afdeling INFRA zelf de contracten met de aannemers. Belangrijk dus dat de informatie in Mercell geborgd en toegankelijk is voor verschillende gebruikers.

“De overstap naar Mercell werd door iedereen als positief ervaren, met name op het gebied van gebruiksvriendelijkheid”, aldus Kristel.

Vervolgstap beheer van certificaten en verklaringen

Grote delen van Nederland zijn afhankelijk van de kwaliteit van het gas- en elektriciteitsnetwerk dat Enexis Netbeheer beheert. Certificaten en verklaringen zorgen ervoor dat diverse werkzaamheden volgens internationale standaarden plaatsvinden. Het gaat bij Enexis Groep vooral om ISO- en NEN- certificaten. Een volgende logische stap was om de software ook voor het beheer van certificaten en verklaringen in te zetten.

“Dit was een handmatig proces dat goed verliep, maar waar vooral overzicht en inzage miste,” blikt
Kristel terug. “Door een presentatie van Mercell zagen we de mogelijkheden om het proces verder te optimaliseren. We hebben nu één centrale plek waar we alle certificaten en verklaringen kunnen beheren.

Het systeem geeft zelf aan wanneer ze zijn verlopen of als er iets anders moet gebeuren.”

“Een leverancier mag zijn werk alleen doen met de juiste certificaten”, benadrukt Kristel. “Ook hier zagen we de mogelijkheid om het proces efficiënter in te richten. Zo vermijd je risico’s en onzorgvuldigheden. Daarnaast moeten diverse betrokkenen in de organisatie inzage hebben in de status van verklaringen.

Met Mercell is alles beter gedocumenteerd. Door de combinatie van contractmanagement en het beheer van de certificaten en verklaringen hebben we nu een goed beeld van de gecontracteerde leverancier.”

“We zijn erg tevreden over de samenwerking met Mercell. Zowel bij onze afdeling Inkoop als bij de betrokken afdelingen is men blij met het verbeterde proces en gebruiksgemak”, concludeert Kristel.

“Een van de aandachtspunten van Inkoop voor de komende tijd is het verder brengen van strategisch leveranciersmanagement. In dat kader onderzoeken we ook nog enkele andere opties binnen de leveranciersmanagementmodule van Mercell.”

Over Enexis Groep

Enexis Holding N.V. is een netwerkbedrijf met enkele dochterbedrijven die elk hun eigen specifieke aandachtsgebied hebben. Het geheel van onze activiteiten is georganiseerd in Enexis Groep. Met ruim 4300 medewerkers zorgt Enexis voor een betrouwbare energievoorziening en bieden we diensten aan waarmee
we het leven van mensen prettiger en makkelijker maken.

Door kennis, expertise en energie op alle mogelijke manieren in te zetten, wil Enexis een regierol vervullen in de energietransitie. Een maatschappelijke rol die we ook in tijden van snelle verandering blijven waarmaken. Nu en in de toekomst.

Ontvang dit klantverhaal als PDF

Vul je gegevens in, dan sturen we je het verhaal op. Handig om te delen met je collega’s.

    Voornaam *
    Achternaam *
    E-mail *