Bij elho profiteert iedereen in de organisatie van het inkoopbeleid

elho - Freddy Kleverkamp

Module: Intake management

Als je binnen of buiten een bloempot hebt staan, dan is de kans vrij groot dat dit er een is van elho. elho is een Nederlands familiebedrijf dat al 56 jaar kunststof bloempotten en aanverwante artikelen produceert. Het is de missie van elho om zoveel mogelijk groen in het dagelijks leven van mensen te brengen met een collectie die op dit moment voor 85% gemaakt is met gerecycled plastic. Voor het creëren van een betrouwbare supply chain, wordt over de hele wereld gezocht naar de juiste leveranciers. Om de kwalificatie van leveranciers in goede banen te leiden maakt elho sinds kort gebruik van Mercell Intake Management. Hiermee wordt gegarandeerd dat het inkoopbeleid niet enkel een stuk papier is maar een werkwijze die wordt gevolgd door iedereen die iets inkoopt.

Freddy Kleverkamp startte vier jaar geleden bij elho als procurement manager met als doel de inkoopfunctie te professionaliseren. Tot dan kocht iedereen in, en deed dit op zijn eigen manier waardoor er met elke leverancier verschillende afspraken gemaakt werden.

“Je zag ontzettend veel verschillen in de voorwaarden en betalingstermijnen. Zo waren er betalingstermijnen van 8, 14 of 30 dagen en zelfs vooruitbetalingen. Alles kwam voorbij. De eerste stap was daarom het opstellen van een helder inkoopbeleid met daarbij inkoopvoorwaarden, zodat er met leveranciers eenduidige afspraken gemaakt konden worden. Hoewel iedereen blij was met het beleid, bleek de naleving ervan nog een hele uitdaging. Ik kon me niet voorstellen dat dit alleen bij elho een probleem was en dat er nog geen applicatie bestond die de business helpt om op de juiste manier in te kopen.”

Hoewel Freddy direct zag hoe Intake management van Mercell hem en zijn collega’s zou helpen om op de juiste manier in te kopen, moest hij nog wel de board overtuigen. ‘Er was al een proces gaande met het optimaliseren van de operationele inkoopprocessen. Zo implementeerden we een systeem voor het afhandelen van de facturen. Het voordeel daarvan was voor iedereen evident; onze papieren facturen met ouderwetse stempel gingen volledig digitaal.’

Met Mercell optimaliseert Freddy de tactische processen die voor niet-inkopers minder tastbaar zijn maar uiteindelijk wel bepalend zijn voor het succes van álle inkoopactiviteiten. Als de business niet met gekwalificeerde leveranciers werkt, of niet onder de juiste voorwaarden dan heeft dat vroeg of laat gevolgen in de dagelijkse operatie. Denk aan discussies als er een conflict ontstaat, bestaande raamcontracten die onvoldoende benut worden, of imago schade omdat de leverancier zich niet aan de regels houdt. De business kijkt minder naar dit soort risico’s terwijl een inkoper hierop aangesproken wordt wanneer het fout gaat.

Uiteindelijk krijgt Freddy groen licht en kan hij starten met Mercell Intake Management. Het volledige inkoopbeleid inclusief alle relevante documenten zijn in de module verweven.

‘Het is nu een one-stop-shop voor iedereen in de organisatie die wil inkopen. Voorheen kwamen ze -als ik geluk had- naar mijn bureau. Nu kan men direct online het inkoopbeleid zien, de inkoopvoorwaarden staan klaar en de workflow met autorisaties is meteen beschikbaar. Het leidt je volledig door het inkoopproces heen zonder dat ik daar als procurement manager nog omkijken naar heb. Het zorgt ervoor dat iedereen efficiënter werkt en tegelijkertijd netjes de juiste procedure volgt.’

'Het zorgt ervoor dat iedereen efficiënter werkt en tegelijkertijd netjes de juiste procedure volgt.’

De nieuwe werkwijze moest wel nog aan iedereen geïntroduceerd worden. Dat bleek niet heel eenvoudig tijdens een pandemie.

‘Op onze interne social media ben ik korte berichten gaan plaatsen met de introductie van deze nieuwe manier van inkopen. De introductie van Intake Management was onderdeel van het grotere proces rondom digitalisering van onze inkoopprocessen, net als Easy Invoice. Door er periodiek online aandacht aan te besteden kon ik aan iedereen het grotere plaatje uitleggen. Zo nam ik een presentatie op en een video met een tutorial over hoe het formulier werkt.’

De introductie bleek een succes. Een blik op de newsfeed van het interne social media portaal van elho laat een aantal mooie reacties zien van collega’s die blij zijn met de nieuwe werkwijze.

‘De zichtbaarheid van inkoop is hiermee ook verbeterd. Men weet nu precies waar ze moeten zijn voor alle inkoop. Over het algemeen vindt iedereen het inkopen wel leuk en denken ze het ook heel goed te kunnen. Ik ga daarom niet beweren dat ik beter kan onderhandelen, maar het proces moet wel gelijk zijn. Het is voor iedereen het beste wanneer we alles op dezelfde manier doen. Een discussie met een leverancier die schermt met haar verkoopvoorwaarden voorkom je bijvoorbeeld als in het inkooptraject onze inkoopvoorwaarden hanteert.’

'Nu kan men direct online het inkoopbeleid zien, de inkoopvoorwaarden staan klaar en de workflow met autorisaties is meteen beschikbaar.'

 

‘Het is leuk om op deze schaal te werken voor het bedrijf. Je hebt zo echt impact op de organisatie. Het mes snijdt aan twee kanten. Voor elho geldt het als gatekeeping upfront, voordat het geld uitgegeven wordt. Voor de gebruiker is het de makkelijkste manier om efficiënt en op de juiste manier in te kopen.’

‘Het intake formulier kunnen we daarnaast voortdurend verbeteren. Ik heb het gewoon volledig zelf in beheer en is bij iedereen in de bookmarks van de browser beschikbaar.’

Organisaties beheren het formulier voor Intake Management volledig zelfstandig in een gebruiksvriendelijke omgeving. Freddy kan daardoor zelf velden toevoegen, afhankelijkheden instellen of teksten en documenten bijwerken.
‘Feedback van collega’s kunnen we zo eenvoudig zelf doorvoeren. En die ruimte voor verbetering is er nog altijd. We kijken nu bijvoorbeeld hoe we het vervolgproces van een nieuwe leverancier die binnenkomt automatisch kunnen doorsturen naar Finance.’