Hoe een publieke dienstverlener haar inkoopbeleid borgt

Het CAK - Edwin Konings en Rick Delmeer

Branche: Publieke sector
Modules: Tender management, Decentraal inkoopformulier

Het CAK (Centraal Administratie Kantoor) is een publieke dienstverlener die in opdracht voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport financiële regelingen in de zorg uitvoert en burgers hierover informeert.

De organisatie maakt gebruik van het Negometrix Decentraal Inkoopformulier, waarmee zij beter in staat is haar inkoopbeleid decentraal in de organisatie te borgen.

Met de uitbreiding voert de organisatie een verdere optimalisatie door in het digitaal inkoop- en aanbestedingsproces. Het CAK gebruikt namelijk al geruime tijd ook de tender module van Negometrix voor al haar aanbestedingen en inkooptrajecten.
De nieuwe module slaat zo de brug met de interne organisatie en maakt de gehele keten van aanvraag tot gunning inzichtelijk. Een waardevolle bron aan managementinformatie.

Edwin Konings, interim manager inkoop: ‘Bij het inkopen van een product of dienst werd de afdeling Inkoop niet altijd tijdig betrokken. Het Decentraal Inkoopformulier brengt daar verandering in; het brengt ons inkoopbeleid onder de aandacht van onze medewerkers en maakt het voor hen eenvoudiger om het na te leven. Iedereen met een inkoopbehoefte binnen de organisatie, is verplicht het formulier te gebruiken. Daardoor zijn we nu van ieder inkooptraject op de hoogte.’ 

De aanvrager, decentraal in de organisatie, vult een eenvoudige vragenlijst in en verstuurt het inkoopverzoek. Bij inkopen tot €15.000 mag de aanvrager zelf aan de slag, eventueel met ondersteuning van een inkoper. ​Is het bedrag boven deze drempel, wordt afdeling Inkoop eraan gekoppeld en krijgt ook de budgetverantwoordelijke een notificatie.
De tender wordt dan doorlopen in de tender module van Negometrix.

"Een beter inzicht over inkoop en het naleven van het beleid binnen het CAK is daarnaast een belangrijk element in de financiële verantwoording aan het ministerie."

Rick Delmeer, senior inkoper en projectleider tijdens de implementatie: ‘Deze tool helpt onze medewerkers bewuster om te laten gaan met hun inkopen en ons inkoopbeleid. Door als afdeling inkoop vroeg in het proces op de hoogte te zijn, lopen projecten minder snel vertraging op. Een beter inzicht over inkoop en het naleven van het beleid binnen het CAK is daarnaast een belangrijk element in de financiële verantwoording aan het ministerie.’

Meer weten?

Lees hier alles over de mogelijkheden en verschillende modules van Negometrix voor aanbestedende diensten.