Een beter gesprek met de leverancier

Twence - Erik Meutstege

Branche: Afvalverwerking
Modules: Tender management, Contract management, Leveranciersmanagement

Twence produceert energie en grondstoffen uit afval. Gestart door veertien Twentse gemeenten in 1986, ontwikkelde het zich tot boegbeeld en inspirator op het gebied van de circulaire economie in Oost-Nederland.

Erik Meutstege, strategischinkoper bij Twence, vertelt hoe zij contractmanagement hebben geoptimaliseerd. Lees verder en bekijk de video.

Het digitaliseren van inkoop en contractmanagement begon net als bij veel organisaties bij het digitaliseren van het inkoopproces. Dat hielp Twence vervolgens in het doorpakken naar contractmanagement. In de periode vóór de overstap naar digitaal contractmanagement van Negometrix, had de organisatie al haar contracten al opgenomen in een Excelbestand. Een poging tot de gebruik van een DMS-systeem voor contracten bracht echter niet het gewenste resultaat en overzicht. 

“Contracten waren voorheen verspreid over allerlei kolommen in een Excelbestand. Voor interne klanten was dat lastig zoeken en een DMS-systeem daarna verbeterde dit niet. We begonnen er wel mee, maar contracten bleven lastig vindbaar. De overstap naar contractmanagement van Negometrix bleek echter soepeler dan verwacht. Het is erg fijn dat men nu bij een aanbesteding namelijk ook direct naar het contract kan.“

“De leveranciers vinden het prettig dat we ook beoordelen in Negometrix. Zo kun je proactief met elkaar aan de slag en verbeteringen doorvoeren."

De voordelen van een overzichtelijk systeem werpt vervolgens ook zijn vruchten af wanneer het gaat over verlengen of opnieuw aanbesteden van contracten.

“We zijn bijvoorbeeld nu bezig met de begroting van volgend jaar: welke contracten lopen af en waar moeten we opnieuw gaan aanbesteden? Dat is nu direct zichtbaar in het systeem. Een van onze grootste interne klanten kan nu direct zien wat de huidige status is van zijn contracten en daarop acteren.”

Een grote groep collega’s logt inmiddels in en kijkt mee in relevante aanbestedingen. Zij hebben daarna ook toegang tot het bijbehorende contract. Dat geeft een gevoel van controle en overzicht. Het bedrijf merkt dat de volledige cirkel met aanbesteden naar contract gemakkelijker verloopt. Een contract dat opnieuw wordt aanbesteed, bevat tegelijk een online dossier met historie en belangrijke informatie voor die aanbesteding.

“Binnen Twence zijn collega’s vanuit de gehele organisatie actief in de software: werkvoorbereiders op onderhoudsgebied, juristen, projectmanagers, mensen van marketing en sales. Ze hebben allemaal te maken met contracten in Negometrix. Inmiddels zijn dat zo’n 120 gebruikers die allemaal gekoppeld zijn aan een contract of aanbesteding. Iemand die beoordeelt tijdens een aanbesteding, is namelijk bij ons daarna ook gekoppeld aan het contract. Dat werkt erg prettig. Door de koppeling tussen aanbesteden en contractmanagement, kunnen we vervolgens alles wat we in de contractmanagementperiode leren over contracten, meenemen in de volgende aanbesteding. En we kunnen een contract beter managen.”

"Alle informatie over de leverancier in het contract is namelijk op één plek inzichtelijk voor alle mensen binnen Twence."

Ook leveranciers kijken positief aan tegen de overgang. Met het beoordelen van leveranciers en het opmaken van KPI-vragenlijsten is Twence in 2017 klein begonnen. Dankzij de positieve reacties is er nu besloten dit verder uit te breiden. Een eerste verbetering zit hem in de vragenlijsten. Die waren tot nu toe vrij algemeen voor elk contract.

“De leveranciers vinden het prettig dat we ook beoordelen in Negometrix. Zo kun je proactief met elkaar aan de slag en verbeteringen doorvoeren. De vraag ligt nu uit bij de afdelingen om naar contracten te kijken die prioriteit verdienen of strategisch van belang zijn. Met die contracten gaan we dan verder aan de slag en specifieke beoordelingsvragenlijsten bouwen. We gaan ze vaker beoordelen met specifiekere KPI’s. Negometrix is daarin flexibel en maakt het allemaal mogelijk om in te richten.”

Het gebruik van de module gaat inmiddels zo goed, dat Twence ook startte met 360o feedback. Leveranciers laten op die manier weten hoe zij de samenwerking ervaren. Allemaal direct in de software. Al deze ervaringen zorgen ervoor dat Twence inmiddels alweer verder kijkt.

“Onlangs zijn we met een proef begonnen, waarin we een aantal leveranciers hebben gevraagd of ze ons willen beoordelen in Negometrix. Zo komt er ook feedback vanuit de andere kant. Dat maakt een evaluatiegesprek waardevoller, omdat je de relatie daarmee van beide kanten belicht. Het voorkomt eenrichtingsverkeer.”

“Ons geheim is dat we met Ewald Nijland een contractbeheerder en operationeel inkoper hebben die er veel van zijn tijd mee bezig is. Hierdoor zijn ook echt alle contracten actueel, met alle informatie in Negometrix. Dat is essentieel. Uiteindelijk scheelt het heel veel tijd wanneer alles eenvoudig beschikbaar is. Alle informatie over de leverancier in het contract is namelijk op één plek inzichtelijk voor alle mensen binnen Twence. Het zorgt voor veel minder afstemmingsmomenten.”

Meer weten?

Lees hier alles over de voordelen en modules voor de publieke sector.