Starten met contractmanagement software: in 3 stappen van grip naar sturing

In de blog van 10 januari werd het al benoemd; een contractmanager is een echte duizendpoot. Het managen van afspraken, op aanvraag informatie beschikbaar stellen, documentatie beheren en bijwerken en het voeren van overleggen met interne- en externe stakeholders.

Hiervoor moet de basis van je contractregistratie moet dus op orde zijn.

In 2019 bleek uit onderzoek van de NEVI en Mitopics dat contractmanagers veel liever meer tijd en aandacht willen besteden aan stakeholder- en leveranciersmanagement en minder aan administratie. Toch maken slechts 12% van de contractmanagers gebruik van contractmanagement software. Meer dan 50% gebruikt nog Excel of zelfs helemaal geen software.

Die benodigde basis is dus bij heel veel contractmanagers onvoldoende op orde. Een goede reden om eens te verkennen wat de belangrijkste voordelen zijn van slimme contractmanagement software. Waar kun je aan denken bij het starten met contractmanagement software?

De start: de basis heb je eigenlijk eenvoudig op orde

Zoals het blog over het speelveld van de contractmanager al omschreef: ‘contractdoelstellingen zijn vaak impliciet of niet beschreven’. Het vastleggen van de contractdoelstellingen, de gemaakte afspraken, belangrijke datums en andere relevante data is het fundament van je werk als contractmanager. Daar moet je immers altijd op terug kunnen vallen.

Contractmanagement software van Negometrix helpt je om de basis goed in te richten. Het biedt grip en overzicht. Je bepaalt zelf welke informatie je op welke manier wilt vastleggen. Zo richt je de software in lijn in met je eigen werkprocessen. Niet alleen voor jezelf als contractmanager, maar ook voor de rest van de organisatie die je erin meeneemt.

Notificaties over belangrijke mijlpalen helpen jou en je betrokken collega’s nooit meer iets te vergeten. Zelfs zonder dat je telkens inlogt.

Een vliegende start

Staan je contracten reeds in een Excel-bestand? Dan ben je zelfs klaar voor een vliegende start. Je importeert eenvoudig alle contracten in één keer in de software. Vervolgens worden notificaties en triggers automatisch klaargezet.

Van grip naar sturen: het fundament gaat renderen

Nu je de basis goed hebt ingericht en afspraken helder zijn, ben je klaar voor een vervolgstap in de volwassenheid. Het meten van de prestaties van je leveranciers, want de daadwerkelijk geleverde diensten en producten zijn natuurlijk waar het echt om draait. Zijn de leveringen altijd op tijd? Worden beloftes nagekomen? Je speelveld wordt hiermee groter, want juist hiermee kun je de business betrekken.

Online enquêtes voor zowel collega’s als de leverancier

Maak online enquêtes beschikbaar voor collega’s, zodat zij ad-hoc of periodiek de leveranciersprestatie kunnen beoordelen. Een goed alternatief voor de bekende leveranciersbeoordeling bij de koffiemachine. Wil je nog een stap verder gaan? Vraag de leverancier eens naar wat je eigen organisatie beter zou kunnen doen om uiteindelijk de leveranciersprestatie te verbeteren.

Zo heb je naast grip ook de handvatten voor het sturen op betere resultaten. Zo groei je van contractregistratie naar effectief relatiebeheer.

Compliancy wordt een vanzelfsprekendheid

De kwaliteit van je leveranciers bepaalt in toenemende mate de kwaliteit van je eigen dienstverlening als organisatie. De compliancy van je leveranciers, om de minimale kwaliteit van de leverancier te borgen, is daarom essentieel. De software van Negometrix houdt samen met de leverancier opgevraagde documenten actueel. Verleen stakeholders zoals de juridische afdeling toegang, zodat ook zij zien dat de leveranciers voldoen aan jullie eisen.

Meer voordelen ontdekken?

Een contractmanager kan eigenlijk niet zonder goede software. Want zo kun je je focussen op stakeholder- en leveranciersmanagement.

Bezoek onze stand tijdens de Nationale Contractmanagement Conferentie, of kijk op onze website voor meer informatie.