Op weg naar gezond contractmanagement binnen algemene ziekenhuizen

De belangrijkste bevindingen en conclusies

Op 28 januari heeft Lex van den Biggelaar (student) zijn onderzoek naar de status van contractmanagement binnen algemene ziekenhuizen afgerond. In onderstaande beknopte samenvatting deelt Lex zijn bevindingen in een notendop.

De aanleiding van het onderzoek was de behoefte van Negometrix aan inzicht in de factoren die een kritieke rol spelen ten aanzien van contractmanagement binnen algemene ziekenhuizen. Hierdoor ontstaat inzicht in de volwassenheid van contractmanagement in deze sector.

Daarnaast blijkt uit verschillende bronnen dat contractmanagement steeds meer aandacht krijgt, maar tot op heden beperkte prioriteit heeft binnen algemene ziekenhuizen. Op basis van bovenstaande vragen en ontwikkelingen is de volgende onderzoeksvraag geformuleerd en beantwoord: ‘Welke knelpunten en succesfactoren spelen een kritieke rol bij het organiseren van contractmanagement binnen algemene ziekenhuizen?’.

Knelpunten en succesfactoren

De inhoud van een contract is belangrijk, maar de uitvoering van het bijbehorende contractmanagement is cruciaal. De vraag is echter welke zaken een kritische rol spelen ten aanzien van de uitvoering van contractmanagement.

De hieronder weergegeven factoren zijn het resultaat van het onderzoek. Zij geven een indruk waar men rekening mee dient te houden bij een succesvolle uitrol én adoptie van contractmanagement in een ziekenhuis.

1. Er is veel ambitie voor het snel implementeren van contractmanagement, maar er ontbreekt duidelijk beleid (met concrete visie of doelstellingen).
2. Onduidelijke procesbeschrijving van contractbeheer en –management. Dit leidt tot geen of beperkt inzicht in het presteren van de leveranciers en daarmee mogelijk ongewenste contractverlenging en andere nadelige gevolgen.
3. Het ontbreken van een geschikt systeem binnen de organisatie.
4. Onvoldoende personele capaciteit en kwaliteit.
5. Door het ontbreken van kritieke prestatie indicatoren en het meten daarvan, duidelijke evaluatiemomenten en duidelijkheid omtrent de afspraken kunnen mogelijke conflicten ontstaan met leveranciers of onnodige kosten ontstaan.
6. Onvoldoende intern bewustzijn en draagvlak leidt ertoe dat overige organisatieonderdelen niet gemotiveerd en/of betrokken zijn.

Aanbevelingen

Afsluitend zijn verschillende aanbevelingen geformuleerd, waarmee een ziekenhuis direct aan de slag kan om contractmanagement succesvol uit te rollen.

Als eerste is het van belang dat er inzicht wordt gecreëerd in het inkoopbeleid, en dat de rol en het belang van contractmanagement hierin duidelijk naar voren komen. Daarnaast dient er een communicatieplan opgesteld te worden met oog voor alle betrokkenen. Het doel hiervan is betrokkenen te motiveren en inzicht te verschaffen in het belang om contracten te managen.

De bovenstaande aanbevelingen leggen de basis, wijzen de neuzen eenmaal dezelfde kant in dan kan samen een succesvolle adoptie van contractmanagement worden bereikt. Hierin zijn onderstaande aanbevelingen van belang:

• Beoordelen capaciteiten huidige systeem ten aanzien van contractmanagement en mogelijk zoeken naar een nieuw systeem met de juiste tools;
• Kritische prestatie indicatoren opstellen, meten en monitoren;
• Onderzoek naar personeelscapaciteit ten aanzien van contractmanagement.

Doorpraten over dit onderwerp?

Neem dan contact op Lex van den Biggelaar.

Meer lezen?

Lees hier meer over de software van Negometrix in de zorg sector, of specifiek over contractmanagement.

Update 12 februari 2019: vandaag heeft Lex van den Biggelaar succesvol zijn afstudeeronderzoek verdedigd met een 8.3 als eindbeoordeling!