Nood als drijfveer voor innovatief inkopen in tijden van crisis
4 mei 2020
Innovatiegericht inkopen is een vitaal onderdeel van de aanbestedingsstrategie van aanbestedende diensten, ook in tijden van crisis. In dit blog vertelt Ramona Apostol van Corvers Procurement Services over de mogelijkheden van innovatief inkopen in tijden van crisis.
Door COVID-19 is er een sterke behoefte aan innovatieve oplossingen. Aanbestedende diensten worden nu geconfronteerd met sterk veranderende behoeften, een tekort aan producten, afhankelijkheid van derde landen of met kwaliteitsissues.
Aanbesteden van innovatie in crisissituaties
Aanbesteding als instrument (en dan met name aanbesteden van innovatie) is onder deze omstandigheden essentieel om te komen tot oplossingen. Belangrijke onderdelen van het aanbesteden van innovatie zijn:
- Het inventariseren van de behoefte en de eindgebruikers
- Uitvoeren van een snelle state-of-the-art analyse (SOTA) en business-case calculatie
- Het eventueel testen van prototypes of inkopen van onderzoek- en ontwikkelingsdiensten (O&O) diensten
Een theoretisch voorbeeld
Stel je voor; de WHO en RIVM adviseren om uiterlijk over 5 weken te beginnen met het verplicht reinigen van alle openbare wegen en auto’s als noodzakelijke preventieve maatregel. De actie dient 2 weken daarna te zijn voltooid. Uit de inventarisatie blijkt dat er wel voldoende reinigingsvloeistof beschikbaar is, maar dat het materieel om het te verspreiden volstrekt ontoereikend is.
De aanbestedende dienst bedenkt als mogelijke oplossing het ombouwen van alle beschikbare waterkanonnen van de politie en marechaussee en blusmateriaal van de brandweer tot vernevelaars.
Hoe moet de aanbestedende dienst hierna te werk gaan?
Het is mogelijk om door middel van een versnelde SOTA bedrijven te identificeren die mogelijk reeds met de ontwikkeling van een prototype bezig zijn voor het deelproduct die waterkannonen en blusmateriaal ombouwt tot vernevelaars. De aanbestedende dienst mag via de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging (art.2.33 lid a Aw) een opdracht gunnen aan een dergelijk bedrijf voor de levering van het prototype ter proefneming.
Een week na de aanbeveling van WHO en RIVM, heeft de aanbestedende dienst het prototype geleverd gekregen. Intussen heeft de aanbestedende dienst bepaald welke eindgebruikers het prototype gaan testen en welke afspraken in parallel met de leverancier worden gemaakt met betrekking tot de levering van de goedgekeurde producten.
De leverancier verwacht het benodigde aantal van 1.000 stuks uiterlijk 4 weken na de aanbeveling van WHO en RIVM volledig te hebben geleverd. Het inbouwen van een deelproduct in een waterkanon of blusmateriaal kost 2 uur. Kosten voor het leveren en inbouwen van de deelproducten 20 miljoen euro, excl. BTW.
De aanbestedingsprocedure
Op dit moment dient de aanbestedende dienst te bepalen welke aanbestedingsprocedure ze toepast voor het verkrijgen van commerciële volumes van het vooraf succesvol geteste protoype. Indien er een onverwachte toename is van het aantal Corona-patiënten zou de aanbestedende dienst zich mogelijk kunnen beroepen op de art.2.32, lid 1, onder c) Aw voor het toepassen van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wegens dwingende spoed.
Hierbij is de recente Mededeling van de Europese Commissie ‘Richtsnoeren van de Europese Commissie betreffende het gebruik van het kader voor overheidsopdrachten in de door de Covid‐19-crisis veroorzaakte noodsituatie’ (2020/C 108 I/01) van toepassing.
Meer mogelijk in tijden van crisis
Dit voorbeeld geeft enig inzicht in hoe een aanbestedende dienst in een crisissituatie gebruik kan maken van verschillende competenties en juridische mogelijkheden om tot snelle en slimme oplossingen van dwingende behoeftes te komen.
Over het algemeen geldt dat daar waar voorheen de echte noodzaak ontbrak, er in crisissituaties meer mogelijk blijkt dan voorheen gedacht of getracht. Het geeft daarmee op sommige vlakken een push tot innovatie en verbetering.
Meer weten?
Wil je meer willen weten over het aanbesteden van innovatie, kijk dan op www.eafip.eu – de site van het European Assistance for Innovation Procurement.
Negometrix biedt grip en overzicht, juist nu
Juist in deze tijd en met dit soort procedures is het extra belangrijk om grip en overzicht te houden over een aanbesteding. We werken vanuit huis, tijd is schaars en procedures voor innovatief inkopen worden relatief weinig toegepast. De software van Negometrix is juist nu van grote toegevoegde waarde.
Het helpt je met het volgen van de juiste procedurele stappen door middel van reeds gedefinieerde processen, je kunt online samenwerken met collega’s en je hebt altijd overzicht over alle lopende zaken.
Wil je meer weten over hoe Negometrix je kan ondersteunen bij aanbestedingen? Vraag dan onze brochure aan of neem vrijblijvend contact met ons op via contact@negometrix.com.