Mercell en ERP-systemen versterken elkaar: een analyse voor Woningcorporaties

Binnen woningcorporaties is er steeds meer behoefte aan transparantie. Bovendien streven corporaties naar een professionele invulling van hun inkoop en hun opdrachtgeverschap. Professioneel inkoopbeleid en opdrachtgeverschap zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De software van Mercell ondersteunt corporaties hierbij. Het zorgt voor borging van het inkoopbeleid en realiseert een transparant en professioneel inkoopproces.

Inkoop- en contractmanagement krijgen een steeds grotere rol krijgt binnen woningcorporaties. Daardoor worden er ook andere eisen en wensen gesteld aan het bestaande applicatielandschap. Die bestaat vaak uit een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem en een gedeelde schijf, of Document Management Systeem (DMS).

De noodzaak voor betere tools specifiek gericht op de inkoper en contractmanagers groeit. Voldoet de combinatie van een ERP-systeem en DMS dan nog wel? Bij ruim 25 woningcorporaties, van klein (3.000 VHE) tot groot (30.000+ VHE), was het antwoord hier al ‘nee’ op.

Wij zochten uit waarom.  

Wat is contract- en leveranciersmanagement?

Wat is nou contract- en leveranciersmanagement, en waarom is het belangrijk? Het antwoord op deze vraag is bij Aedes makkelijk te vinden. Onderstaand de definities en voordelen volgens Aedes:

Maar wat betekent het professionaliseren van contract- en leveranciersmanagement precies?

Aedes beschrijft in hun ‘Leidraad Contractmanagement’ heel precies welke fases een woningcorporatie moet doorlopen om contract- en leveranciersmanagement te professionaliseren.

In de eerste fase is het belangrijk inzicht te verkrijgen in bestaande contracten. In de tweede fase wil je kunnen gaan sturen op deze contracten. Dat is precies het moment dat Mercell bij woningcorporaties in beeld komt. Om succesvol door te pakken is het namelijk belangrijk professioneel en op een uniforme wijze aan de slag te gaan met contractmanagement. Een digitaal systeem helpt hier enorm bij, aldus Aedes.

En wanneer je om je heen kijkt tref je direct twee mogelijkheden aan:

• het gebruikte ERP-systeem (bijvoorbeeld Dynamics Empire en Tobias AX)
• het DMS-systeem (SharePoint bijvoorbeeld).

Onderstaande tabel verschaft je inzicht waarop Mercell verschilt ten opzichte van deze systemen. Maar ook hoe deze uiteindelijk versterkt.

Vergelijk Mercell met ERP-systemen

Vanzelfsprekend zijn er veel acties van jou als contractmanager die belangrijk zijn voor goed contractmanagement. Op basis van de onderwerpen die we veel tegenkomen, vergeleken wij de verschillende beschikbare systemen.

Het lijstje is niet uitputtend, maar wel illustratief voor de functie van Mercell. Zo bieden we bijvoorbeeld ook een digitale inkoop- en aanbestedingsmodule.

	Tobias AX	Empire	SharePoint	Mercell
Gegevens vastleggen
(Raam)overeenkomsten kunnen vastgelegd worden.	✅	✅	✅	✅
De mogelijkheden voor dossiervorming op zowel contract- als leveranciersniveau over een langere periode.	🚫	🚫	🚫	✅
(Operationele) opdrachten kunnen verstrekt worden vanuit een contract.	🚫	✅	🚫	Integratie ERP
Centraal overzicht van contracten per aannemer/leverancier.	🚫	🚫	🚫	✅
Er kunnen verbanden gelegd worden tussen verschillende contracten.	🚫	🚫	✅	✅
Contractinformatie delen
Contractinformatie kan gedeeld worden met interne stakeholders.	Integratie (bijv. Shareworx)	🚫	Beperkt tot samenvatting	✅
KPI- en prestatie informatie inclusief gesignaleerde trends kunnen gedeeld worden met interne stakeholders.	🚫	🚫	🚫	✅
Gebruikers kunnen zelfstandig rapportages maken over de beschikbare data.	🚫	Niet door gebruikers	Vereist maatwerk	✅
Samenwerken
Automatische signalering voor collega’s van data en statussen in contracten.	🚫	✅	✅	✅
Er kunnen op verschillende niveaus overzichten gemaakt worden van openstaande acties.	🚫	🚫	🚫	✅
Mogelijkheid om vanuit het systeem in- en extern te corresponderen over contracten en leveranciers.	🚫	🚫	🚫	✅
Toegang voor leveranciers
Er kan op verschillende niveaus passende toegang verleend worden voor aannemers.	🚫	🚫	Beperkt tot delen van ‘sites’	✅
Aannemers kunnen zelfstandig verklaringen en certificaten up-to-date houden.	🚫	🚫	Vereist maatwerk	✅
Aannemers kunnen zelfstandig KPI-informatie aanleveren door middel van vragenlijsten.	🚫	🚫	🚫	✅
Zelfstandig beheer en inrichting
Flexibele inrichting zonder tussenkomst van IT.	🚫	🚫	🚫	✅
Professionele Servicedesk bemand door alle medewerkers van Negometrix met verstand van inkoop- en contractmanagement.	🚫	🚫	🚫	✅

Dankzij gestructureerd contractbeheer klaar voor leveranciersmanagement

“Omgevingen als SharePoint zijn dan vaak beperkt tot één project. Je moet het breder kunnen ontsluiten.”

Mitros – Manon Veldhuizen & Ron Sierink

Lees meer Lees alle verhalen

Conclusie

Mercell levert een essentiële bijdrage aan woningcorporaties die aan de volgende stap toe zijn in het professionaliseren van contract- en leveranciersmanagement.

Bovendien vervangt Mercell niet het ERP en het DMS-systeem, maar is het de perfecte aanvulling op deze systemen. Ieder systeem voorziet immers in de eisen en wensen van gebruikers wanneer het om hun eigen taken en processen gaat.

Het ideale landschap van systemen binnen een woningcorporatie die inkoop- en contractmanagement willen professionaliseren, is dan ook een combinatie van deze drie systemen.

Bekende redenen om op te zoek te gaan naar contract- en leveranciersmanagement software

Deze door ons veelgehoorde onderwerpen vormen mogelijk voor jou ook de basis van jouw oriëntatie:

• Contracten liggen momenteel versnipperd in de organisatie en hier dient de organisatie grip op te krijgen door dit centraal inzichtelijk te krijgen.
• In Excel of het ERP-systeem is inmiddels een contractenoverzicht gemaakt maar er zijn geen mogelijkheden om hier proactief op te sturen.
• Er is onvoldoende zicht op de leveranciersprestaties binnen contracten waardoor hier niet of te weinig op gestuurd kan worden.
• Kennis over contracten en leveranciers is beperkt tot enkele collega’s binnen de woningcorporatie.
• Managers en andere stakeholders eenvoudig kunnen voorzien van belangrijke contractinformatie.
• Voorkeursleveranciers die goed presteren inzichtelijk maken voor projectleiders en andere stakeholders.
• Men wil eenvoudig een integraal leveranciersbeeld kunnen creëren.
• De volledige organisatie dient toegang te krijgen tot contractinformatie waarbij onderscheid gemaakt kan worden met behulp van rechten en rollen.
• Je wil af van de leveranciersbeoordeling bij de koffiemachine en in plaats daarvan gestructureerd, periodiek leveranciersevaluaties uitvoeren.

In goed gezelschap

Mercell is uniek met haar combinatie van inkoop- en contractmanagement software in één omgeving, waar nodig gekoppeld aan ERP- en DMS-systemen. Toegang voor leveranciers en aannemers is volledig kosteloos. Deze combinatie maakt Mercell de perfecte partner om processen te digitaliseren en optimaliseren.

Je bevindt je bovendien in goed gezelschap, eerder gingen organisaties als Rochdale, Mitros, Woonbron, Havensteder, Elan Wonen, Parteon en De Woonplaats je al voor.

Meer weten?

Bekijk onze software voor woningcorporaties of neem contact met ons op voor een demo.