Inkoop uitdagingen in het onderwijs: inhuur via een Dynamisch Aankoopsysteem in een krappe arbeidsmarkt

Een aantal jaren geleden kwam al naar voren dat tijdelijke inhuur een grote rol speelt in het onderwijs. Hogeschool Leiden gaf in 2018 aan dat zelfs 10-30% van de personele lasten bestond uit derden. Zoals uitzendkrachten, detachering, gast docenten, advies, ICT diensten en surveillanten.

Uitdagingen daarbij kwamen uit de bekende hoek: rechtmatigheid, versnipperde informatie over toegestane procedures, een divers landschap met oplossingen, lange doorlooptijden. 

Hogeschool Leiden was in 2010 één van de eerste organisaties met een oplossing op het Mercell platform: een Dynamisch Aankoopsysteem voor tijdelijke inhuur. 

Ook andere onderwijsinstellingen gingen aan de slag met een DAS, zoals Stichting NHL Stenden Hogeschool, SIVON, SURF, Universiteit Leiden, Universiteit van Amsterdam, Tilburg University, Erasmus Universiteit Rotterdam, Onderwijs Inkoop Groep, Stichting Albeda, Technische Universiteit Eindhoven en ROC Nijmegen.

Al deze organisaties herkennen dat de vijver waaruit ze willen vissen ineens groter wordt dan hun gebruikelijke raamovereenkomsten. Inhuuropdrachten publiceren gaat daarnaast ook stukken sneller, zo erkende ook Hogeschool Leiden:

“Een goed sjabloon zorgt ervoor dat we een opdracht razendsnel kunnen publiceren. Binnen 2 uur zijn we live en staat het op de markt. Jaarlijks controleert de juridische afdeling de inhoud van het sjabloon, zodat de juridische kaders up-to-date blijven.” 

Het systeem neemt je mee in het opzetten van de aanvraag, waardoor je geen belangrijke stappen vergeet. Fouten zijn vrijwel verleden tijd. Verschillende onderwijsinstellingen geven aan binnen 2-3 weken een inhuurkracht in huis te hebben. Opdrachten kun je zo ver mogelijk specificeren als wenselijk, waarbij inschrijvers ook meerdere kandidaten kunnen aanbieden.

Het initieel opzetten van een Dynamisch Aankoopsysteem duurt natuurlijk wat langer. Afhankelijk van de beschikbare informatie en documenten kan het binnen 4 weken klaar zijn. Er wordt eerst samen met de aanbestedende dienst een leidraad opgesteld om de procedure te beschrijven. Vervolgens wordt het DAS door Mercell ingericht en is er enkel wat afstemming nodig over specifieke details. Gezien de ruime hoeveelheid Dynamisch Aankoopsystemen voor onderwijsinstellingen op het Mercell platform, worden lessen uit het verleden direct toegepast. 

Het grootste voordeel van een DAS is dat veel partijen zich tegelijk kunnen aanmelden. Dat geldt niet alleen voor diensten en leveringen, maar dus ook voor inhuur. Zeker gezien de huidige arbeidsmarkt is het prettig als je bij meerdere partijen je aanvraag tegelijk kan uitzetten. 

Meer weten?

Lees hier meer over het Dynamisch Aankoopsysteem van Mercell, of download de brochure.