Hoe kijk de markt naar gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocessen?

In januari 1999 is het Gemeentelijk Inkoop Platform (GIP) opgericht met als doelstelling het uitwisselen van kennis en ervaring binnen de gemeentelijke inkoop en de gemeentelijke inkoopfunctie. Het jaar 2019 was dus het 20ste jaar van het GIP en dat werd op 1 oktober gevierd met een jubileumcongres.

De titel van het congres was de gemeentelijke inkoop anno 2020. In plaats van terugkijken op het verleden werd op dit congres vooral vooruit gekeken naar wat de toekomst gaat brengen. En daar kwamen interessante inzichten naar voren.

Drie vragen die inschrijvers zich stellen over aanbestedingen

Alfred de Weert vertelde namens de Kenniskring Aanbesteden over hoe de markt naar binnenkomende aanbestedingen kijkt. Hij legt hierbij uit hoe inschrijvers zichzelf drie vragen stellen voordat ze besluiten om iets in te dienen, of om dat niet te doen.

De eerste vraag is: “Kan ik inschrijven?” Hierbij kijken inschrijvers naar hun beschikbare tijd. Een voorbeeld van Alfred is een marktconsultatie met meer dan tien open vragen. Vragen als “geef je mening over” of “deel je visie op”. Deze kosten veel tijd, terwijl de beloning laag is. Zeker als er relatief veel aanbestedingen voor het behalen van één opdracht ingevuld moeten worden.

De tweede vraag die inschrijvers zichzelf stellen is “Wil ik inschrijven?”. Een offerte schrijven kost veel tijd en dus veel geld. Als het dan om een kortlopend contract gaat, kunnen de kosten voor de offerte zomaar hoger zijn dan de potentiële winst.

Tot slot stellen inschrijvers zichzelf de vraag: ‘’Kan ik de opdracht winnen?’’ In veel aanbestedingen wordt volgens Alfred te veel gewicht gehangen aan een toetsingselement (zoals een demonstratie of proef). Behalve dat deze vaak niet objectief is (denk aan het logo van de inschrijver op het koffie apparaat), kunnen inschrijvers door willekeur zichzelf niet verzekeren van een goed resultaat.

Zenuwen voor de beoordelingscommissie

Een voorbeeld uit eigen ervaring die Alfred deelt is die van een projectleider. Hij omschrijft iemand die vaak beperkte opleiding genoten heeft, maar wel erg goed in zijn werk is. Voor een verificatiegesprek moet de projectleider komen uitleggen wat zijn visie is tegenover een beoordelingscommissie van zeven man. Zo iemand kan door de zenuwen daar weken slecht van slapen, of neemt soms liever ontslag dan dat hij naar de beoordelingscommissie gaat.

Alfred concludeert dat inkopers goed moeten nadenken wat ze van inschrijvers verwachten.

Het zou volgens hem een goede ontwikkeling zijn als inkopers naast hun inschrijvers gaan staan, in plaats van tegenover hen.

In een volgend blog gaan we in op het toekomstbestendig maken van het aanbestedingsrecht.