Het fenomeen groslijsten en shortlists: in minder tijd, meer marktwerking

Het fenomeen groslijsten en shortlists: in minder tijd, meer marktwerking
Dorien Goedhart
13 september 2021

Groslijsten; vooral bij gemeentes is het een bekend fenomeen. Het zijn lijsten van geïnteresseerde bedrijven, vaak uit de regio, die in aanmerking willen komen voor prijsaanbiedingen en meervoudige onderhandse aanbestedingen voor een specifieke discipline.

Ook private organisaties maken er gebruik van, maar dan noemt men het een shortlist of leverancierslijst. Hoe je zo’n lijst ook noemt, als je er als leverancier niet op staat is het ook minder waarschijnlijk dat je in aanmerking komt voor een nieuwe opdracht.

Marktwerking binnen de groslijst

Een groslijst stelt je als inkoper in staat om leveranciers te kwalificeren voordat er daadwerkelijk een inkooptraject is. Hierdoor weet je zeker dat de leverancier geschikt is, maar het scheelt ook veel tijd. Het kwalificeren vindt namelijk eenmalig vooraf plaats en niet meer tijdens ieder inkooptraject. Daarnaast biedt het binnen de kaders van de aanbestedingswet de mogelijkheid om bedrijven te selecteren op basis van prestaties uit het verleden. Zo ontstaat er niet alleen meer marktwerking op prijs, maar ook op kwaliteit.

Centraal beheer van leveranciers, zodat decentraal eenvoudiger wordt ingekocht

Steeds meer van onze klanten maken gebruik van groslijsten om zo decentrale inkopers gemakkelijker in staat te stellen de juiste bedrijven selecteren voor een aanbesteding of prijsaanvraag. Centraal worden bedrijven gekwalificeerd en beheerd, zodat anderen daar eenvoudig gebruik van kunnen maken. Op deze manier beheert Nationaal Coördinator Groningen gemakkelijk alle aannemers die herstelwerkzaamheden aan de woningen en gebouwen in het gebied kunnen uitvoeren.

Een groslijst is meer dan een middel om te voldoen aan bepaalde aanbestedingsregels. Het biedt ook de mogelijkheid te communiceren met alle bedrijven die op de lijst staan over bijvoorbeeld aankomende inkooptrajecten of nieuw/gewijzigd inkoopbeleid voor die groslijst. Ook biedt het de mogelijkheid om meer zaken te doen met regionale ondernemingen.

Alle informatie binnen handbereik

Net als bij iedere aanbesteding is transparantie de sleutel voor het succesvol toepassen van de groslijsten methodiek. Ondernemingen moeten zich eenvoudig kunnen aanmelden en alle spelregels moeten helder zijn. Via het platform van Mercell kunnen leveranciers zich aanmelden en gemakkelijk door de inkoper worden gekwalificeerd voordat ze worden toegevoegd aan de lijst. Vervolgens beheert de software zelf de mate waarin certificaten en andere documenten nog up-to-date zijn.

Ook kunnen de leveranciersprestaties worden gemeten en ontstaat er direct inzicht in de prestaties ten opzichte van andere leveranciers. Zo heb je als inkopende organisatie alle informatie met een klik beschikbaar voor het managen van een groslijst.

Meer weten?

Wil je meer weten over groslijsten en hoe je die toepast binnen onze software? Neem dan contact met ons op, lees meer over leveranciersmanagement, of download onze leveranciersmanagement brochure.

Met leveranciersmanagement compliancy geborgd van meer dan 100 leveranciers
“Nu de compliancy van meer dan 100 leveranciers geborgd is, kunnen we andere zaken verder professionaliseren.”

NKM Network Services – Willem van Ginkel

Kwalificeren van leveranciers: controle aan de poort bij Evides
Via de inzet van leveranciersmanagement van Mercell is er nu een formeel proces inclusief centrale vastlegging van gegevens. Dit maakt dat bijvoorbeeld audits efficiënter verlopen en vol vertrouwen tegemoet worden gezien.

Evides – Dirk Mathijssen