Het belang van gestructureerd organisatiebeheer

Het belang van gestructureerd organisatiebeheer
Orlagh Cuddy
7 juli 2021

Behalve dat onze slimme inkoopsoftware het managen van aanbestedingen, contracten en leveranciers efficiënter en effectiever maakt, is het voor veel organisaties ook belangrijk dat dossiers en afspraken voor iedereen gemakkelijk toegankelijk zijn. Geen losse bestanden verspreidt over de gedeelde schijf, maar alles online beschikbaar. Dit verhoogt niet alleen de vindbaarheid, maar ook de transparantie en de samenwerking.

Om hier maximaal van te profiteren, is het belangrijk om gestructureerd om te gaan met het beheer van de organisatie in ons platform. Niet alleen voor de inkopende organisatie, maar ook voor de leverancier(s).

De juiste toegang

Het structureren van het organisatiebeheer in ons platform heeft veel voordelen. Collega’s krijgen zo toegang tot de juiste aanbestedingen, contracten of leveranciers die ze dagelijks nodig hebben. Het is immers niet wenselijk dat collega’s lang moeten zoeken naar het juiste item, het wel kunnen zien maar niet bewerken of toegang hebben tot informatie die hen niets aangaat.

Door de collega’s en toegangsrechten goed te beheren, kun je gemakkelijk in één opzicht zien wie waar toegang tot heeft. Dus mocht een collega weg gaan, dan is het gemakkelijk om de collega te verwijderen of te vervangen.

Ook kan er gebruik worden gemaakt van gebruikersgroepen. Aan een gebruikersgroep kunnen specifieke toegangsrechten worden gekoppeld. Een goed voorbeeld is een gebruikersgroep voor accountants. Zij moeten wel inzage hebben in bepaalde stukken, maar kunnen de stukken niet bewerken. Iedere organisatie kan zijn eigen gebruikersgroepen definiëren.

Blijf in control

Snel zien wie de actieve gebruikers zijn en wie niet? Met behulp van rapporten heb je snel inzicht in dit soort gegevens. De rapporten kunnen automatisch en op een zelf te bepalen termijn naar je worden verstuurd. Zo houdt je overzicht over het aantal gebruikers en kun je periodiek alles bijwerken.

Meer weten?  

Meer weten over organisatie beheer in onze software? Neem vrijblijvend contact met ons op via contact@negometrix.com of bel onze Servicedesk.