Digitaal aanbesteden bij Defensie en Rotterdam; een kijkje in de keuken

Op 5 november 2019 ging het Ministerie van Defensie (onderdeel Koninklijke Marine) op bezoek bij de gemeente Rotterdam. Het was de derde en afsluitende sessie van een reeks ‘expertsessies’ bij de gemeente.

De digitale offerteleidraad

Chris Op ‘t Land (DMO) en Robert Jansen (Koninklijke Marine) vertelden over hun inkooporganisatie en hun start met Negometrix. Net als bij elke verandering was niet iedere gebruiker direct enthousiast over de nieuwe werkwijze. Door de voordelen aan te tonen is de weerstand echter snel om te buiten in enthousiasme. Zo heeft de Koninklijke Marine ervoor gekozen om het Aanbestedingsdocument (doorgaans een uitgebreid document) te laten vervallen en volledig te werken in de software.

“Er was in het begin veel weerstand bij het wegvallen van het document. Uiteindelijk vereenvoudigd dit het proces, wordt het aantal fouten gereduceerd en wordt de uniformiteit geborgd.”

Inmiddels ervaart de Marine dat door templates het gebruik van de software wordt vergemakkelijkt. Er zijn verschillende templates ingericht. Door aan de voorkant meer tijd te steken in de inrichting, kan je de Negometrix-software in een later stadium voor je laten werken.

“De juridisch adviseurs van de DMO werkten met leidraden in een Word-document. De beheerders van de Marine hebben deze vertaald naar de templates in Negometrix. Wijzigingen worden door de beheerders direct online verwerkt. Elke inkoper beschikt zo altijd over de nieuwste versie.”

Het werken met Word-documenten en verschillende versies is nu verleden tijd waardoor er ook verdere optimalisaties mogelijk zijn.

Ervaring delen is kennis vermenigvuldigen

Uiteindelijk zijn tijdens de expertsessies allerlei best practices en ideeën uitgewisseld op het gebied van digitaal aanbesteden. Deze werden gevoed door de ervaringen vanuit beide kanten. Niet alleen in het gebruik van de tooling, maar ook op juridisch gebied en de kennis van inkoop. Hoe ga je om met wijzigingen gedurende een aanbesteding? En, hoe communiceer je die met de inschrijvers?

Ondanks dat beide organisaties de implementatie al lang achter de rug hebben, blijft er zo ruimte en inspiratie voor verbetering en staar je jezelf niet blind op je eigen organisatie. De inkoopprocessen zijn ingericht, tijd om de software nóg beter te laten renderen.

Richard Brabers (Gemeente Rotterdam): “Het is plezierig dat we naast het gebruik van een goede inkooptool, met Negometrix ook een platform hebben om kennis te delen met andere organisaties.”

Ook benieuwd naar de ervaringen van andere organisaties met Negometrix? Of zelf ervaren wat onze software voor u kan betekenen?

Lees meer klantverhalen Maak een afspraak