Effectief leveranciersmanagement vermindert contractrisico’s

Contracten brengen altijd risico’s met zich mee. Met succesvol contract– en leveranciersmanagement kan een organisatie echter proactief contractrisico’s te identificeren en te beheersen.

Het samenspel is belangrijk. Met digitaal contractmanagement creëer je namelijk een fundament voor de samenwerking met leveranciers. Leveranciersmanagement vermindert op zijn beurt risico’s en verbetert de efficiëntie en effectiviteit met behulp van prestatiemetingen.

Wat is leveranciersmanagement?

Leveranciersmanagement heeft betrekking op de evaluatie en het beheer van leveranciers. Het omvat ook het toezicht op de naleving van voorwaarden en het overeengekomen serviceniveau tijdens de contractperiode. Ook kijk je naar de ontwikkeling van leveranciersrelaties.

Wat zijn de voordelen van leveranciersmanagement?

Het beheer van je leveranciers is erop gericht om waarde te creëren voor je organisatie. Het stimuleert samenwerking tussen de verschillende stakeholders en draagt bij tot het bereiken van de doelstellingen die in het contract zijn vastgelegd. Mits het goed wordt uitgevoerd, kan leveranciersmanagement:

• risico’s verminderen
• de prestaties van de leverancier verbeteren
• de kosten verlagen
• de administratieve efficiëntie verhogen
• de selectie van nieuwe leveranciers efficiënter maken.

Beheer van contractrisico’s en samenwerking met leveranciers

De samenwerking met de leverancier wordt kwantificeerbaar dankzij Prestatiemetingen: het beoordelen van leveranciers tijdens de contractperiode. Het verbetert de zichtbaarheid van eventuele problemen en helpt om aandachtspunten te herkennen.

De informatie die door het toezicht op de prestaties wordt verkregen, waarschuwt ook voor eventuele toekomstige problemen en maakt het gemakkelijker om gebieden te identificeren die verbetering behoeven.

Daarnaast kunnen risico’s in kaart gebracht worden met Risicomanagement en het beheren van verklaringen. Risico’s zijn bijvoorbeeld financiële problemen, maar ook het ontbreken van de nodige vergunningen en certificaten of leveringsproblemen.

Samen kan een organisatie proactief alle contractrisico’s identificeren en beheren die van invloed kunnen zijn op bijvoorbeeld de dienstverlening, de levering van producten of de nakoming van andere contractuele verplichtingen.

Betere contracten met leveranciersmanagement

Zowel contractbeheer als leveranciersmanagement dragen bij tot het opstellen van betere contracten. De verkregen informatie kan worden gebruikt om nog meer voordeel uit toekomstige contracten te halen. Denk aan:

1. De naleving van contractuele voorwaarden

Contract- en leveranciersmanagement kan worden gebruikt om ervoor te zorgen dat aan alle contractuele voorwaarden wordt voldaan. Of het nu gaat om financiële, sociale, milieu- of werkgelegenheid gerelateerde voorwaarden.

2. Productievere relaties met partners

Het wordt gemakkelijker om transparante en productieve relaties met partners te ontwikkelen en te beheren. Als de prestaties verslechteren, kunnen plannen voor verbetering snel worden uitgevoerd.

3. Identificeer en beheer contractrisico’s

Het helpt om risico’s te identificeren en proactief te beheren. Via inkoop komen externe risico’s immers de organisatie ‘binnen’.

4. Duidelijke definitie van verantwoordelijkheden

Goed management bevat ook het duidelijk definiëren van rollen en verantwoordelijkheden. Software helpt alle partijen om hun verantwoordelijkheden in te zien en te begrijpen.

5. Meer voor je geld

Leveranciers- en contractmanagement maakt de voortdurende ontwikkeling en verbetering van processen mogelijk, waardoor je meer uit contracten kan halen. Sterke relaties met leveranciers helpen ook om betere prijzen of kortingen te bedingen.

6. Zet verborgen kosten om in besparingen

Een betere zichtbaarheid betekent dat verborgen kosten gemakkelijker kunnen worden opgespoord.

7. Bewaak de prestaties tijdens de contractperiode

Software helpt om de activiteiten van de leveranciers en van de organisatie te monitoren, beheren en te ontwikkelen.

Investeer niet alleen in contractbeheer, maar ook in leveranciersmanagement

Samenwerken met leveranciers maakt het mogelijk om strategische doelen te bereiken en te bewaken gedurende de gehele levenscyclus van het contract. Goede software biedt unieke oplossingen voor het ontwikkelen van die samenwerking en het bereiken van gezamenlijke resultaten.

Na digitaal contractmanagement, zou het ontwikkelen van de samenwerking met je leveranciers de volgende stap moeten zijn. Aangezien deze activiteiten sterk met elkaar verweven zijn, zal een combinatie het meeste voordeel opleveren.

Meer weten?

Lees meer over de mogelijkheden van contractmanagement, leveranciersmanagement en prestatiemetingen.