Digitale en transparante inkooptrajecten voorkomen fraude
24 juni 2020
Vorige week bleek weer eens te meer het belang van transparante inkoopprocessen en de traceerbaarheid daarvan.
Hoewel het bijvangst was van een ander onderzoek, kwam een onregelmatigheid op het gebied van inkoop toch aan het licht. Helaas lijkt het erop dat een woningcorporatie voor zo’n 2,5 miljoen euro is benadeeld. Omdat het hier om gemeenschapsgeld gaat is dit natuurlijk extra pijnlijk.
Hoe kan zoiets gebeuren
Uiteraard ontstaat zoiets doordat mensen verkeerde intenties hebben, maar kennelijk ook omdat ze werkzaam zijn in een omgeving waar voldoende mogelijkheden zijn om dit te laten gebeuren. Vertrouwen in je medewerkers is belangrijk en ze moeten de ruimte krijgen om hun werk te doen, maar werkomgevingen waar geen centraal inkoopsysteem gebruikt wordt zijn kwetsbaar voor dit soort situaties.
Zonder centraal inkoopsysteem is het namelijk relatief eenvoudig om informatie achter te houden in e-mails, informatie te verwijderen of te manipuleren of, in extreme gevallen, bevriende leveranciers/aannemers te bevoordelen met kennis. Ook is er geen sprake van het zogeheten audit trail waarin terug te vinden is wie, wat, wanneer heeft gewijzigd en heeft ingezien.
Voorkomen is beter dan genezen
In dit soort situaties ben je eigenlijk altijd te laat. Wanneer je erachter komt, is het kwaad al geschied. Het is dan ook zaak om dit te voorkomen. Belangrijk hierbij is het creëren van een professionele visie op inkoop, een duidelijke functiescheiding tussen behoeftesteller en inkoper en het digitaliseren van de processen.
Door het inkoopproces te digitaliseren, ben je als organisatie in staat om een uniform inkoopproces te creëren. Dit maakt het proces systematisch, transparant en voor iedereen herkenbaar. Daarnaast wordt alle informatie in een digitaal inkooptraject meteen centraal vastgelegd. Er is geen gerommel meer met losse e-mails en alle stappen zijn inzichtelijk. Het vier-ogen principe kan zo worden toegepast en de audit trail kan hiermee meteen worden geborgd. Dus als iemand iets verwijdert (of toevoegt), dan is dit ook terug te vinden. Dit maakt het manipuleren of zelfs frauderen dan ook meteen een stuk minder aantrekkelijk.
Nu alle data rondom inkooptrajecten gestructureerd wordt vastgelegd, kan er ook over gerapporteerd worden. Zo zijn eventuele afwijkingen zichtbaar en is direct zichtbaar welke leveranciers op grote schaal opdrachten winnen. Met een digitaal inkooptraject en gestructureerd leveranciersmanagement, zijn transparantie en traceerbaarheid geen lastige hordes meer, maar een vanzelfsprekendheid en een automatisme.
Meer weten?
Meer weten over het transparantie en traceerbaarheid op het gebied van inkoop? Vraag dan onze brochure aan of neem vrijblijvend contact met ons op via contact@negometrix.com.