De Nota van Inlichtingen: is het bij jou ook nog een proces dat stamt uit 1995?
Steven Oosterling schreef van de week in zijn column op Inkopers-cafe.nl over de Nota van Inlichtingen: “Softwarematig zou het proces ook beter ondersteund kunnen worden. Het rondsturen en samenvoegen van Excel-bestanden is iets uit het tijdperk van Windows 95. Dit kan zeker beter!”
Het bestaat blijkbaar nog – Excel-bestanden samenvoegen. Dat kan niet anders dan fouten en kopiëren/plak problemen opleveren met tot gevolg weinig overzicht en controle.
Kan het anders? Jazeker. Gelukkig is er veel veranderd sinds Windows 95.
Met Mercell sla je het geknutsel met Excel-bestanden over en behandel je vragen gewoon in de software. Denk aan:
- Het ontvangen van vragen direct in de software, gekoppeld aan het juiste onderdeel in de eisen en wensen van je tender.
- Vragen kunnen openbaar óf 1-op-1 gesteld én beantwoord worden indien er concurrentiegevoelige informatie van toepassing is.
- Wijs vragen toe aan teamleden en kom samen tot een beantwoording. Als inkoper werk je niet voor niks samen met je klant of andere experts. Geef hen toegang tot de tender en laat ze advies geven over het antwoord op de vraag.
- Stel deadlines in voor het stellen van vragen. Vragen die te laat binnenkomen worden direct als dusdanig geïdentificeerd.
- Toch verknocht aan Excel? Download de gestelde vragen als een Excel-bestand, beantwoord ze daar en importeer vervolgens de antwoorden in Mercell.
- Krijg je toch nog vragen per postduif binnen? Voer ze zelf in zodat alles netjes bij elkaar blijft staan.
Maar laten we eerlijk zijn
Het gebruik van Mercell zal niet voorkomen dat je heel veel vragen zal krijgen in je tender. Al kan het continu stellen én beantwoorden van vragen wel veel dubbele vragen voorkomen.
Om met Steven’s woorden te eindigen:
Lees meer over onze software of download de brochure.