Contractbeheer inrichten: een goed begin is het halve werk

Grip en inzicht: dat is wat iedere organisatie wel zou willen als het gaat om contracten. Toch blijkt dit vaak niet zo makkelijk als het lijkt. Vaak zijn het zoveel contracten verspreid over de hele organisatie dat we door de bomen het bos niet meer zien. Hoe zorg je dan toch voor een eenduidige en overzichtelijke contractendatabase.  

In dit blog een aantal tips voor het inrichten van toekomstbestendig en overzichtelijk contractbeheer, zodat je ten alle tijden inzicht hebt in de juiste en up-to-date contractinformatie.   

De ene overeenkomst is de andere niet 

Een inhuurovereenkomst ziet er heel anders uit, dan een softwareovereenkomst. Denk bijvoorbeeld aan zaken uurtarief versus levertijd. Wanneer beide op dezelfde wijze moeten worden vastgelegd, zal dit voor veel onduidelijkheid en waarschijnlijk ook frustratie zorgen bij de contractmanager. Het past vaak gewoon niet. 

Het gebruik van verschillende contractsjablonen is daarom essentieel. Bij het vastleggen van een nieuw contract in Negometrix kies je simpelweg het juiste type en je krijgt alleen die informatie voorgeschoteld die voor dat type contract van toepassing is. Daarbij is het wel belangrijk om te zorgen voor een gemeenschappelijke en uniforme basis, zodat het rapporteren over alle contracten ook mogelijk is. 

Zo bied je de eindgebruikers in feite maatwerk zonder dat je zorgt voor onduidelijkheid of grote afwijkingen.    

Less is more 

Wat er precies moet worden vastgelegd is ook altijd reden voor veel discussie. Waarop wil je immers sturen als je dat eigenlijk nog niet eerder hebt gedaan? Een evenwichtige opbouw van een contractsjabloon is daarbij belangrijk. Te veel velden leidt tot veel scrollen. Te weinig en het zal uiteindelijk niet de gewenste inzichten opleveren om te kunnen sturen. 

Het gebruiken van verplichte velden kan ervoor zorgen dat je op korte termijn niet met incomplete data geconfronteerd wordt. Maak wel alleen de belangrijkste velden verplicht, want anders haken gebruikers af. Alle overige contractgegevens waarop je niet direct zal sturen kunnen prima in het getekende document blijven staan. In Negometrix voeg je deze eenvoudig toe als bijlage, net als alle andere documenten en gespreksverslagen.  

Meer weten?  

Meer weten over contractmanagement? Vraag dan onze brochure aan, lees meer over onze software of neem vrijblijvend contact met ons op via contact@negometrix.com.