Samen digitaliseren we inkoop en contractmanagement.

Ontdek hoe Jan Willem Smeenk bij woningcorporatie Actium de voorbereidingen op de Aanbestedingswet aanpakt voor een soepele overgang.

Al meer dan 14 jaar werkt de Haagse Hogeschool met Mercell en haar voorlopers. In de jaren is er veel veranderd, maar één ding is hetzelfde gebleven: het gemak waarmee ze digitaal kan aanbesteden.

Met de groslijstmethodiek versnel je het onderhands aanbestedingsproces. Michel de Croes, inkoopadviseur bij de gemeente Doetinchem deelt welke voordelen en mogelijkheden deze lijst heeft.

De vraag is: in hoeverre bereid je je als woningcorporatie al voor op deze mogelijke aanbestedingsplicht? We spreken Marcel en Frits over hun keuze en overwegingen.

TVM is het gelukt om niet alleen richting de business, maar binnen de gehele organisatie inkoop beter op de kaart te zetten, mede dankzij Mercell.

“Mercell zorgt voor een kwaliteitsverbetering van onze werkprocessen. Het systeem maakt dat we makkelijk aanbestedingsstukken met elkaar delen en dat de beoordeling van de inschrijvingen eenvoudiger gaat."

De data in TenderNed is duidelijk: Gemeente Rotterdam is de grootste inkoper van Nederland. “Samen de ambities van de stad waarmaken door met inkoop en aanbestedingen het beste voor Rotterdam naar binnen te halen.”

We spreken Frank Cent over zijn ervaringen met de module Intake Management. Dit is een tool, waarmee inkopers een start-formulier aanbieden aan de rest van de organisatie om de inkoopwensen te inventariseren.

Met de implementatie van het DAS in Mercell heeft DIGIT een betere toegang tot de markt en een verbeterde efficiëntie qua doorlooptijd.

Gemeente Rijswijk is een gemeente in Zuid-Holland, onder de rook van Den Haag en heeft bijna 55.000 inwoners. De afdeling inkoop bestaat uit twee inkoopadviseurs die klaar waren voor een professionaliseringsslag: meer controle over alles wat er werd ingekocht.

"Het formulier geeft bij het invullen automatisch aan welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Dit stukje advies plus het feit dat het in 5 minuten in te vullen is, maakt dat het als laagdrempelig wordt ervaren.”

Het scheelt de contractmanagers tijd, want vragen van leveranciers, collega’s of van de financiële afdeling zijn eenvoudiger op te zoeken en te beantwoorden. Het borgt daarnaast beter de rechtmatigheid van uitgaven en zorgt voor grip.

"Goed archiveren is enorm belangrijk; we hebben een accountantscontrole waarbij je inkoopdossiers moet laten zien van een bepaald contract. Voor oudere contracten is dat een hele zoektocht, maar als alles op één plek online staat, gaat dat een stuk makkelijker. Dan pak je dat er zo bij.”

Vanuit inkoop was er de wens om de interne klanten meer betrokken te krijgen bij het inkoopproces. Tevens was er de wens om het proces voor de organisatie transparant te doorlopen.”, zo begint Remco.

Contractmanagement is niet centraal belegd binnen Enexis Groep bij de afdeling Inkoop, maar wordt door de afzonderlijke afdelingen beheerd; zo beheert de afdeling INFRA zelf de contracten met de aannemers. Belangrijk dus dat de informatie in Mercell geborgd en toegankelijk is voor verschillende gebruikers.

Door jaarlijkse aanbestedingen van projecten en diensten met een totale waarde van meer dan €3 miljard is Rijkswaterstaat Nederlands grootste inkoper in de grond-, weg- en waterbouw.

‘Kunnen jullie als inkoop ons helpen met het in de markt zetten van schaarse vergunningen?’ Die vraag kreeg Frank de Haan, inkoopadviseur bij de gemeente Roosendaal, vanuit Vergunningen.

De gemeente ontdekte dat de omvang van ingenieursproducten zo groot was dat het Europees moest worden aanbesteed. De klant wenst desondanks toch keuzevrijheid behouden, een relatie kunnen opbouwen en zorgen dat lokale partijen een kans maken.

“Als woningcorporatie willen we het maatschappelijk geld uiteraard efficiënt uit te geven. Die verplichting voel je en dat leidt tot een behoefte aan professionalisering van ons opdrachtgeverschap. Van daaruit ontstaan vervolgens weer bepaalde bewegingen. Zo hadden we voorheen alleen contractbeheer.

Als je binnen of buiten een bloempot hebt staan, dan is de kans vrij groot dat dit er een is van elho.

Woonbron heeft als een van de eerste woningcorporaties het volledige proces van het inkopen en aanbesteden van planmatig onderhoud gedigitaliseerd.

In een complexe omgeving als de zorg is professionaliseren van inkoop al jaren een hot item. Waar veel samenwerkingen stranden in bureaucratie en eindeloze overleggen, laat Bert van Moorsel bij FacZo zien dat het efficiënt en effectief kan. Met resultaat.

‘Het buiten van de Randstad’, zo wordt de gemeente Stichtse Vecht en haar omgeving ook wel genoemd. De gemeente is in 2011 ontstaan uit een fusie van de gemeenten Maarssen, Breukelen en Loenen. Daarmee is het met 65.000 mensen de vier na grootste gemeente in de provincie Utrecht.

Twence produceert energie en grondstoffen uit afval. Gestart door veertien Twentse gemeenten in 1986, ontwikkelde het zich tot boegbeeld en inspirator op het gebied van de circulaire economie in Oost-Nederland. Erik Meutstege, strategische inkoper bij Twence, vertelt hoe zij contractmanagement hebben geoptimaliseerd.

Inkoper Olaf de Poorter is de drijvende kracht achter de inrichting, toepassing en groei van Mercell contractmanagement binnen Brabant Water. Bekijk de video over contractmanagement bij Brabant Water

Volker Energy Solutions werkt sinds 2017 met leveranciersbeoordelingen. Wat houdt dit in, en wat merken hun relaties ervan? ‘Wij willen een professionele opdrachtgever zijn. Daarom willen we alleen werken met de beste leveranciers.

In drie jaar tijd is bij KVK enorm veel werk verzet met een prachtig resultaat: het volledige procurement-to-pay proces is digitaalingericht

De inkoopafdeling van waterbedrijf Evides controleert tegenwoordig haar detacheringsleveranciers aan de poort. Weliswaar niet letterlijk in de vorm van een fysieke controle bij het hek. Ze dienen zich wel digitaal aan te melden voordat ze als leverancier van kandidaten in beeld komen. De kandidaten die Evides inhuurt worden doorgaans op projectbasis ingezet. Het betreft hier veelal complexe projecten op het gebied van techniek en IT. De doorgaans hoogopgeleide professionals worden onderdeel van de multifunctionele teams die verantwoordelijk zijn voor de totstandkoming en uitvoering van de projecten.

GGNet is instelling voor geestelijke gezondheidszorg in de regio Zutphen, Doetinchem, Arnhem, Zevenaar en Apeldoorn. De organisatie bestaat uit ongeveer 2200 medewerkers verdeeld over 40 locaties en levert zorg vanuit verschillende financieringsstromen van zorgverzekeraars tot gemeenten. Chiel Willems, manager Inkoop, werkt samen met drie collega’s (inkoper, contractbeheer en assistent inkoper). Bij zijn start bij GGNet koos hij direct voor Mercell Source-to-Contract, de nieuwste applicatievan Mercell.

Stichting Koraal is in zes regio’s (Limburg en Noord-Brabant) actief en ondersteunt mensen met een complexe zorg- en ondersteuningsvraag. Inkoop is daarin een essentieel onderdeel en daarom gebruikt Stichting Koraal Mercell voor al haar digitale offerteaanvragen. We spreken Christian Severens en Bianca Muller, beide inkoper bij Stichting Koraal, over hoe zij de software ervaren en hen helpt de interne organisatie laagdrempelig aan de hand te nemen in inkoopprocessen.

Orm Rijsdijk is inkoopadviseur bij de Gemeente Roosendaal. Orm vertelt over hoe de gemeente Mercell inzet voor de contractering rondom kwaliteitsmonitoring in de zorg.

Het CAK (Centraal Administratie Kantoor) is een publieke dienstverlener die in opdracht voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport financiële regelingen in de zorg uitvoert en burgers hierover informeert. De organisatie maakt gebruik van Intake Management, waarmee zij beter in staat is haar inkoopbeleid decentraal in de organisatie te borgen.

De afgelopen tijd is ‘Past Performance’ een van de buzzwoorden in inkoopland. Praktisch elk inkoop-medium, digitaal en op papier heeft wel er eens aandacht aan besteed. Wat opvalt als je de publicaties leest is dat inkooporganisaties zoekende zijn hoe ‘Past Performance’ toe te passen. Hoe maak je het concreet? Wat mag er nu wel en wat mag er niet?

“De omvang van het Wetterskip inkoop is aanzienlijk. Het is een opgave om een grotere organisatie integraal digitaal te laten werken. Daarnaast heeft het Wetterskip Fryslân een koppeling tussen Mercell en Sharepoint en iWriter gerealiseerd.”