Reduzierung der Vorlaufzeit von Ausschreibungen um 80 % durch die Implementierung eines von Negometrix unterstützten dynamischen Beschaffungssystems

Die Generaldirektion für Informatik (DIGIT) - der Europäischen Kommission

Sektor: Öffentlicher Sektor
Lösung: Dynamisches Beschaffungssystem

Die Generaldirektion für Informatik (DIGIT) ist für die digitale Infrastruktur und IT-Dienstleistungen der Europäischen Kommission zuständig. Diese Dienstleistungen unterstützen bei der täglichen Arbeit und helfen der Europäischen Kommission und anderen europäischen Institutionen dabei, die Ziele ihrer jeweiligen IT-Strategien zu erreichen. Gleichzeitig wird die Zusammenarbeit zwischen den Institutionen verbessert.

Diese Mission sieht unter anderem vor, dass die DIGIT damit betraut wird, der Europäischen Kommission Hardware, Software, IT-Dienste und neuerdings auch Cloud-Dienste bereitzustellen. Zweifelsohne ist das Dynamische Beschaffungssystem (DPS) angesichts der Bestimmung von DIGIT für die Bereitstellung von Cloud-Diensten gleichermaßen innovativ und transformativ wie der Beschaffungsgegenstand selbst.

Zur Einrichtung ihres DPS hat die DIGIT Negometrix ausgewählt, bis das eigene Beschaffungstool ein derartiges Verfahren unterstützen kann. Die Einrichtung des Verfahrens hat der DIGIT einen besseren Zugang zum Markt sowie eine Steigerung der Effizienz hinsichtlich der Vorlaufzeit verschafft, was eine Verfahrensbeschleunigung von einem Jahr auf zwei bis drei Monate brachte.

Der Strategie der Europäischen Kommission bezüglich der Beschaffung von Cloud-Diensten entsprechend übernimmt die DIGIT die Rolle eines zentralen, zwischeninstitutionellen Vermittlers. Damit ermöglicht die DIGIT den Institutionen mehr Einflussnahme auf den Markt für öffentliche Cloud-Dienstleistungen, erleichtert die Kostenkontrolle sowie die Erstellung von Prognosen und bietet eine Orientierungshilfe.

Den Cloud-Services-Markt kennenlernen

2014 eröffnete die DIGIT die Ausschreibung CLOUD I als erstes Verfahren auf dem Weg zur Beschaffung von Cloud-Diensten. CLOUD I ermöglichte die Durchführung paralleler Studien des Cloud-Markts, der neuen mit Cloud-Diensten gestalteten IT-Dimension sowie in Bezug auf optimale Möglichkeiten zur Bereitstellung dieser Dienste.

Durch CLOUD I erkannte man bei der DIGIT, dass sich der Markt für Cloud-Dienste, der bis dato weitestgehend noch in den Kinderschuhen steckte, schnell entwickelte. Angesichts des Umstandes, dass das Verfahren auf dem Abschluss von Mehrfachrahmenverträgen mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb basierte, beteiligten sich Cloud-Dienstanbieter nicht direkt, sondern nur Cloud-Wiederverkäufer an der Ausschreibung. Dies verursachte finanzielle Kosten und spiegelte nicht die Realität des Marktes wieder, auf dem neue Akteure auftreten, andere verschwinden und einige wenige wiederum wachsen und wettbewerbsfähig werden. Die Kommission beabsichtigte, das Verfahren ausreichend flexibel zu gestalten, um neuen Akteuren die Beteiligung zu gewährleisten und Anbietern zu ermöglichen, direkt an der Ausschreibung teilzunehmen. Damit wurde europäischen Betreibern die Zeit eingeräumt, die nötig ist, um sich in einem Markt zu etablieren, auf dem viele Unternehmen aus den USA tätig sind.

Um dies zu erreichen, stellte die DIGIT einen völlig neuen Ansatz vor, der sich auf eine Art von Verfahren stützt, das bis dato noch nie von der Europäischen Kommission genutzt wurde: ein dynamisches Beschaffungssystem (DPS).

Mit einem DPS haben Anbieter, die zur Eröffnung des Verfahrens noch nicht bereit sind, die Möglichkeit, sich über das DPS jederzeit anzubieten, wenn sie ausreichend ausgereift sind. Dieser erhebliche Vorteil sowie der intensivere Wettbewerb und das elektronische Format des Verfahrens überzeugten die DIGIT davon, das erste DPS für die Europäische Kommission einzuführen. Da ein DPS ein elektronisches Verfahren ist, muss es gemäß der Verordnung von einem elektronischen Tool betrieben werden. Die DIGIT ist für die Entwicklung und Bereitstellung der kommissionseigenen Beschaffungslösung zuständig, das der Negometrix-Plattform entspricht. Da die Europäische Kommission noch nie ein DPS öffentlich zugänglich gemacht hat, war das Tool jedoch noch nicht in der Lage, alle Funktionen zu unterstützen, die zur Erfüllung entsprechender rechtlicher Anforderungen nötig gewesen wären. Dies bewegte die DIGIT dazu, nach alternativen Lösungen zu suchen. Die Wahl fiel letztlich auf das von Negometrix angebotene Tool.

"Die Kommission beabsichtigte, das Verfahren ausreichend flexibel zu gestalten, um neuen Akteuren die Beteiligung zu gewährleisten und Anbietern zu ermöglichen, direkt an der Ausschreibung teilzunehmen. Damit wurde europäischen Betreibern die Zeit eingeräumt, die nötig ist, um sich in einem Markt zu etablieren, auf dem viele Unternehmen aus den USA tätig sind."

Vier Hauptvorteile

Das CLOUD II DPS hat der Europäischen Kommission die folgenden vier Vorteile verschafft:

Anbieter können sich jederzeit beteiligen. Zudem erleichtert die Tatsache, dass es sich um ein elektronisches Verfahren handelt, neuen Teilnehmern die Bewerbung.
Anbieter beteiligen sich direkt am DPS, anstatt über Vermittler zu arbeiten. Damit werden signifikante finanzielle Gewinne erzielt.
Qualitätsorientierung. Die technischen Anforderungen an Cloud-Dienste sind überaus vielschichtig. Der Cloud Broker der DIGIT erarbeitet einen Katalog mit über 1.000 Fragen zu technischen Anforderungen. Im Rahmen eines Miniwettbewerbs trifft der Cloud Broker auf der Grundlage des jeweiligen Bedarfs eine entsprechende Auswahl. Ein solcher Prozess könnte unmöglich auf Papier bewerkstelligt werden. Durch die Wiederverwendung von Vorlagen von einem Miniwettbewerb zum nächsten wird die Endqualität von Angeboten damit erheblich verbessert. Der Cloud Broker kann in Bezug auf jede technische Anforderung sehr konkret sein, was das Qualitätsniveau stetig steigen lässt.
Wenn der Katalog mit den technischen Anforderungen einmal erarbeitet ist, dauert die Erstellung eines Miniwettbewerbs mit 1.000 Fragen gerade einmal wenige Tage. Dieser Prozess ist schnell und kann an die jeweiligen internen Anforderungen angepasst werden.

Der Zeitgewinn hinsichtlich der Vorlaufzeit war erheblich. Im Rahmen von CLOUD I dauerte die Bewertung von auf Papier eingereichten Angeboten aufgrund ihrer Komplexität viele Monate. Dasselbe erledigte die DIGIT mit dem CLOUD II DPS in einem Bruchteil der Zeit. Das Verfahren von der Eröffnung einer Ausschreibung bis zur abschließenden Bewertung kann in gerade einmal zwei bis drei Wochen abgewickelt werden, und das selbst bei sehr komplexen Ausschreibungen. Bei einem durchschnittlichen Beschaffungsprojekt dauert es von der Ermittlung der Anforderungen bis zur Unterzeichnung eines Vertrags ein Jahr. Mit dem aktuellen DPS kann die DIGIT das Ganze in zwei Monaten bewerkstelligen.

Einfache Bewertung für Bewertungsausschüsse

Eines der Gebiete, in denen die meisten Verbesserungen verzeichnet wurden, ist die Zusammenarbeit während der Bewertung. Das von den Bewertungsausschüssen abgegebene Feedback zeigt, wie viel einfacher Bewertungen nun vonstatten gehen. Dank der intuitiven Oberfläche können Ausschussmitglieder schnell und einfach integriert werden. Sobald alle Mitglieder aufgenommen sind, erfolgt die Bewertung mit mehr Transparenz. Somit kann das Verfahren zwischen mehreren Institutionen ohne Verzögerung ablaufen. Dies hilft den Ausschussmitgliedern dabei, einvernehmliche Beschlüsse zu fassen.

Im weiteren Sinne haben Cloud-Dienste große Auswirkungen und verändern jede Organisation erheblich. Mit den Neuerungen, die sie bringen, hatte das DPS ähnlich bedeutende transformative Kräfte hinsichtlich der Art und Weise, wie die DIGIT bei der Beschaffung vorgeht. Die DIGIT profitiert somit von mehr Transparenz, einer besseren Zusammenarbeit und einem intensiverem Wettbewerb. Diese Vorteile schlagen sich positiv auf interne Prozesse sowie die Finanzen nieder. Darüber hinaus erleichtert das DPS die Heimarbeit und digitale Kooperationen bei COVID-19 bedingten Ausgangsbeschränkungen.